За  стадіями створення розрізнюють  документи чорнові, оригінальні  й копії документів. Рукописний або  машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, час та місце його створення, які він містить у собі, або які виявлені якимсь іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа – перший і єдиний його примірник. Копія відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх. У юридичному відношенні оригінал та копія рівноцінні.

      За  ступенем гласності документи бувають  звичайні, секретні й для службового користування (ДСК). За строками зберігання документи поділяються на дві групи – постійного і тимчасового зберігання.

      Нарешті, виходячи з призначення, розрізнюють  індивідуальні й типові документи. Перші створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної у правлінської ситуації. Другі відображують однорідні питання й складаються за вимогою до складання і оформлення текстів документів однаковими зразками.

      Слід  відзначити, що ведення документації на підприємстві є переважно електронним, що пришвидшує сам процес документообігу.

      3.4. Комунікаційний процес

      Комунікаційний  процес – це обмін інформацією між двома і більше особами. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем інформації, яка є предметом обміну.

      У сучасній теорії менеджменту виділяють  такі елементи процесу обміну інформацією:

      1. Відправник (особа, яка генерує ідею або збирає, опрацьовує інформацію та передає її);

      2. Повідомлення (інформація, закодована  певним чином за допомогою символів);

      3. Канал (засіб передачі інформації);

      4. Отримувач (адресат, особа, якій  призначена інформація і яка  певним чином інтерпретує її);

      5. Зворотний зв'язок (реакція). Цей  елемент часто залишається поза  увагою, а одностороннє спілкування  є, як правило, малоефективним, хоча загальновизнано, що будь-яка  система функціонує ефективно  за умови існування налагодженого  зворотного зв'язку.

      Для пояснення процесу комунікації  пропонувалося багато моделей. На жаль, значна кількість теоретиків та практиків менеджменту недооцінили значення етапів розуміння, сприйняття повідомлення в комунікаційному процесі, поділяючи, таким чином, підхід так званої "конвеєрної" теорії комунікацій. При цьому не беруть до уваги, чи зрозумів отримувач суть повідомлення, тобто, з поля зору випадає надзвичайно важливий аспект комунікаційного процесу, а саме: деформація інформації в процесі передачі. Практика свідчить, що такий однобічний тип комунікації є неефективним.

      Найпростіші теорії комунікації передбачають взаємодію  трьох елементів (складників): відправника (того, хто надсилає повідомлення), самого повідомлення та адресата (того, хто його сприймає). Один з найперших теоретиків у галузі комунікацій С.Є.Осгуб доповнив основну модель концепцією зворотного зв'язку. Він довів, що повідомлення ніколи не сприймається в чистій формі, а завжди по-різному інтерпретується його отримувачами.

      При обміні інформацією відправник та адресат здійснюють свої дії реалізацією кількох взаємозв'язаних етапів, що є складним процесом: кожний з етапів є точкою, в якій суть повідомлення може бути викривлена або повністю втрачена. Ці етапи в теорії менеджменту формулюються так:

• зародження ідеї,
• кодування та вибір каналу,
• передача інформації,
• декодування (переведення символів відправника у думки отримувача).

Рис. 3. Графічна модель комунікаційного процесу

      Отже, при проектуванні та експлуатації комунікаційних систем необхідно враховувати наявність багатьох джерел деформації інформаційних потоків (мова, сприйняття, статус керівника та підлеглого тощо). У теорії передачі інформації це явище називається шумами, до яких належить все те, що спотворює суть повідомлення. Менеджери повинні пам'ятати, що шуми присутні завжди, і на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне викривлення суті повідомлення. Тому необхідною умовою ефективних комунікацій в організації є забезпечення надійного зворотного зв'язку, адже будь-яка система, в тому числі і комунікаційна, може ефективно функціонувати лише за умови наявності ефективного зворотного зв'язку. При цьому відправник та адресат міняються ролями, і відправник має можливість впевнитися у правильності інтерпретації свого повідомлення.

      Ефективна комунікація (тобто така, що приводить  до бажаного типу поведінки адресата) має чотири стадії:

      1. Забезпечення уваги адресата (забезпечення готовності адресата приймати інформацію). Процес комунікації може розірватися вже на першій стадії, якщо відправник не зможе подолати конкуренцію повідомлень, під якою розуміють одночасну дію на адресата кількох джерел інформації.

      2. Забезпечення розуміння суті повідомлення. Багато комунікацій на цій стадії терплять крах, тому менеджер, використовуючи канали зворотного зв'язку, повинен переконатися у розумінні підлеглими суті повідомлення.

      3. Визнання. Цей етап передбачає забезпечення готовності адресата підкорятися (виконати те, що вимагається від нього у зв'язку з отриманим повідомленням).

      4. Дія. Це останній етап ефективної комунікації. Він передбачає виконання адресатом певних дій на основі повідомлених вимог. Найбільш ефективним засобом реалізації цього етапу є переконання підлеглих у наявності зв'язку між цілями організації та потребами працівників.

       Таблиця 6.  Комунікації в організації ТзОВ "Троянда"

Висновки

      Повна і скорочена назви досліджуваного підприємства: Товариство з обмеженою відповідальністю "Троянда", ТзОВ "Троянда". Підприємство здійснює свою діяльність на основі статут і законодавчих актів.

      ТзОВ "Троянда" є промисловим підприємством. Основний профіль діяльності підприємства – виробництво морозива.

      Форма власності підприємства – колективна. Його майно розподілене між учасниками товариства.

      Підприємство  реалізує свою продукцію як в межах  України (в тому числі і у Волинській області), так і за кордоном.

      ТзОВ "Троянда" знаходиться на стадії розвитку: збільшення обсягів виробництва, асортименту товарів, розширення ринків збуту.

      Підприємство  має як сильні так і слабкі сторони. Перехід до ринкової економіки вимагає  ускладнення системи управління. На даному етапі для здійснення своєї  діяльності, підприємство повинно враховувати  бажання і потреби споживачів, вивчити потенційні ринки збуту, слідкувати за загальним станом економіки країни. Слід відмітити, що оскільки підприємство засноване недавно, то керівництво його змогло уникнути тягаря пережитків адміністративно-командної системи і планової економіки, що сприяло розвитку підприємства на основі сучасних підходів менеджменту.

      Основою побудови ТзОВ "Троянда" є лінійно-функціональна  структура. Вищим органом товариства є Загальні Збори Учасників, адміністративним – директор.

      Контроль  на підприємстві здійснюється на всіх етапах виробництва: при надходженні сировини, у процесі виробництва і при реалізації.

      Для забезпечення ефективної роботи працівників  на ТзОВ "Троянда" вводяться в  дію положення про стимулювання.

      Важливо для діяльності підприємства є налагодження процесу обміну інформацією між рівнями, підрозділами, а також між підприємством і зовнішнім середовищем.

      Для дальшого покращання розвитку підприємства необхідно:

1. Покращити діяльність маркетингового відділу.
2. Знизити плинність кадрів, для чого слід підбирати кваліфікований персонал на конкурсній основі та залучати молодих спеціалістів, які більше розуміються в управлінській роботі, вірніше зможуть поставити управлінську роботу на наукову основу, оскільки їх свідомість не перевантажена пережитками минулої системи.

Література

1. Закон України  “Про підприємства в Україні”.
2. Закон України “Про підприємництво” видання Верховної Ради України Київ (27 березня 1991 р.) №24.
3. Закон України “Про господарські товариства”.
4. Горбачук В.Т. Ділова документація українською мовою. – Слов’янськ: Слов’янський державний педагогічний інститут, 1996.
5. Жигалов В.Т., Шимановська Л.М. Основи менеджменту і управлінської діяльності. – К., 1994.
6. Ильин А.И. Планирование на предприятии. – М., 2000.
7. Максимцев М.М., Игнатьева А.В. Менеджмент. – М.: Книги, 1993.
8. Мельничук А.П. Деловое администрирование. – М.: ЭКМОС, 1998.
9. Менеджмент организации: Учеб. пособие. / Под ред. Румянцева З.П. и др. – М.: ИНФРА-М, 1995.
10. Мескон М. X., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 1992.
11. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Курс лекцій. – Житомир: ЖІТІ, 1998
12. Пилипенко А.Л., Щербина В.С. Господарське право. Курс лекцій. – К.: Вентурі, 1996.
13. Ру Д., Сульє Д. Управління: Пер. з фр. – К.: Основи, 1995.
14. Стец В. А., Костючик М. Ю. Менеджмент персоналу: Навчальний посібник для студентів економічних спеціальностей. – Тернопіль: Лілея, 1996.
15. Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент теорія та практика. Підручник для вузів – Тернопіль: Карт-бланш, 1997.
16. Уткин И.А. Мотивационный менеджмент. – М.: Тандем, 2000.
17. Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник для вузів. – К.: Вища школа, 1995.
18. Шегда А.В. Основы менеджмента: Учеб. пособ для вузов. – К.: Знання, 1998.