Система внутреннего контроля на предприятии

12. Функция управления

Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет собой один из видов последующего контроля, А внутренний контроль — это совокупность методов предварительного текущего и последующего контроля. 

Законодательные основы организации внутреннего  контроля. 

Организация контроля со стороны руководства предприятия  за своим имуществом, ресурсами и  сотрудниками, как в целом, так  и по отдельным вопросам регламентируется на уровне законов. Так, согласно ст. 295 Гражданского кодекса РФ, “собственник имущества, находящегося в хозяйственном ведении, в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществляет контроль за использованием по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества”. В соответствии с Кодексом законов о труде РФ (последние изменения внесены Федеральным законом от 30 апреля 1999 г, № 84-ФЗ) (ст. 146) “постоянный контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятий, учреждений, организаций”

С утверждением в 1993 г. Государственной программы  перехода РФ на принятую в международной  практике систему учета разработан ряд нормативных документов, создающих  необходимые предпосылки для  внедрения разнообразных средств  внутреннего контроля в практику российских предприятий. Эти документы  затрагивают как вопросы бухгалтерского учета в целом, так и его контрольной функции в частности.

В настоящее  время сложилась система нормативного регулирования бухгалтерского учета. Иерархия нормативных документов определена Законом РФ “О бухгалтерском учете” и представлена тремя уровнями,

1. Законодательный  уровень, включающий Гражданский  кодекс РФ, Федеральный закон  “О бухгалтерском учете” и  Положение “По ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации”.

Документы данного  уровня призваны обеспечивать единообразное  ведение учета хозяйственных  операций, устанавливать единые принципы внутреннего контроля в организации.

Согласно Положению  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в РФ, основными задачами бухгалтерского учета являются:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и  ее имущественном положении, необходимой  внутренним пользователям бухгалтерской  отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности — инвесторам, кредиторам и др.;

• обеспечение  информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской  отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

* предотвращение  отрицательных результатов хозяйственной  деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Следовательно, официально закрепляются функции бухгалтерского учета по контролю за деятельностью  всех служб, участвующих в хозяйственных операциях и хозяйственной жизни.

2. Нормативный  уровень, включающий нормативные  акты, методические указания и рекомендации, регулирующие вопросы бухгалтерского учета (преимущественно — документы Министерства финансов РФ). На этом же уровне нормативного регулирования находится План счетов бухгалтерского учета с инструкцией по его применению.

Особое место  среди документов второго уровня занимают положения по отдельным  вопросам учета имущества и контроля за его сохранностью и рациональным использованием, определяющие единообразный  подход к отражаемым в бухгалтерском  учете фактам. Применение этого подхода  обязательно для всех предприятий  и организаций независимо от их форм собственности, что само по себе является важнейшим из средств контроля.

3. Управленческий  уровень, на котором общепринятые  правила бухгалтерского учета и внутреннего контроля, определенные документами второго уровня, реализуются предприятием при разработке им учетной политики.

Учетная политика предприятия является своеобразным фундаментом организации внутреннего  контроля на предприятии.

Согласно Положению  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в РФ при формировании учетной политики утверждаются:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;

• формы первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

* методы оценки  отдельных видов имущества и  обязательств;

* порядок проведения  инвентаризации имущества и обязательств;

• правила документооборота и технология обработки учетной  информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также  другие решения, необходимые для  организации бухгалтерского учета.

Кроме того, для  осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных учетных  документов могут составляться сводные учетные документы.

Из всех перечисленных  аспектов только возможность выбора одного из методов оценки отдельных  видов имущества и обязательств относится к области управленческого бухгалтерского учета. Все остальные аспекты — это основные направления создания системы внутреннего контроля в организации,

Согласно п. 5 ПБУ 1/98 “Учетная политика организации” предприятия имеют возможность выбора:

1) рабочего плана  счетов бухгалтерского учета,  содержащего применяемые в организации  счета, необходимые для ведения  синтетического и аналитического  учета,

В соответствии с Инструкцией по применению Плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий (в ред. приказов Минфина РФ от 28 декабря 1994 г. № 173, от 28 июля 1995 г. № 81, от 27 марта 1996 г. № 31, от 17 февраля 1997 г. № 15) субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Предприятия могут уточнять содержание отдельных субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета;

2) форм первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

3) порядка проведения  инвентаризации имущества и обязательств.

Согласно п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Министерства финансов РФ от 13 июня 1995г. №49) (п.1.4)основными  целями инвентаризации являются:

* выявление фактического  наличия имущества;

* сопоставление  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета;

* проверка полноты  отражения в учете обязательств;

4) правил документооборота  и технологии обработки учетной  информации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105, движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия (учреждения). График должен устанавливать на предприятии (в учреждении) рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, через которых будет проходить каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

5) порядка контроля  за хозяйственными операциями.

Так, например, в  соответствии с п. 1.3. Положения по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций целями учета долгосрочных инвестиций являются:

* своевременное,  полное и достоверное отражение  всех произведенных расходов  при строительстве объектов по  видам расходов и по учитываемым объектам;

* обеспечение  контроля за ходом выполнения  строительства, вводом в действие  производственных мощностей и  объектов основных средств;

* правильное  определение и отражение инвентарной  стоимости вводимых в действие и приобретенных объектов основных средств, земельных участков, объектов природопользования и нематериальных активов;

* осуществление  контроля за наличием и использованием  источников финансирования долгосрочных инвестиций.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету  малоценных и быстроизнашивающихся предметов (приложение к письму Министерства финансов СССР от 18 октября 1979 г. № 166) (п. 1.2) бухгалтерский учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов на предприятиях и в организациях должен обеспечить:

* контроль за  сохранностью предметов в местах  их хранения и эксплуатации;

* правильное  и своевременное документальное  оформление операций по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

* своевременное  получение точных данных о  наличии малоценных и быстроизнашивающихся  предметов;

* наблюдение  за соответствием фактического  наличия предметов установленным нормам запасов;

* правильное  исчисление суммы погашения стоимости  предметов, находящихся в эксплуатации, и отнесение этой суммы на себестоимость продукции, затраты непромышленных хозяйств, накладные расходы и т.п.

Согласно Федеральному закону “О бухгалтерском учете” (ст. 5 п. 3) “Организации, руководствуясь законодательством  Российской Федерации о бухгалтерском  учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности”. Следовательно, в Законе подчеркивается, что система внутреннего контроля каждого предприятия должна соответствовать размеру предприятия, структуре управления, составу и видам деятельности.

Таким образом, российским законодательством в  настоящее время созданы объективные  предпосылки для становления  и развития на отечественных предприятиях современных систем внутреннего контроля с учетом ранее накопленного опыта и сложившихся традиций. 

Система бухгалтерского учета  как составная  часть системы  внутреннего контроля 

Цели и средства внутреннего контроля системы бухгалтерского учета 

Любая хозяйственная  деятельность предполагает осуществление  хозяйственных операций и ведение  бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации  и обработки. Такие процедуры  могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые  на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с  самого начала и до занесения в  Главную книгу. Ведение бухгалтерского учета обеспечивается автоматизированной программой учета “1С-Бухгалтерия.7.7”