Система внутреннего контроля на предприятии

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на “...” (дата), что должно служить  основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение доверенности на получение  имущества.

Сведения о  фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств указываются в инвентаризационных описях или. актах инвентаризации, которые  создаются не менее чем в двух экземплярах. (В дальнейшем “инвентаризационные  описи” и “акты инвентаризации” будут именоваться “описи”.)

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о финансовых обязательствах и фактических  остатках основных и денежных средств, запасов, товаров, другого имущества, обеспечивает правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета его  количества, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия  ддя полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки — сформировать бригаду  для перевешивания и перемещения  грузов, снабдить инвентаризационную комиссию технически исправным весовым  хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

По материалам и товарам, хранящимсяв неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части  этих ценностей. Определение веса (или  объема) навалочных материалов допускается  производить на основании обмеров  и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров  ведомости отвесов готовит раздельно  один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо. В конце рабочего дня (или  по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обяза-тельном участии материалыю ответственных лиц.

Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняготся чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и  подчисток.

Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописъю указывают число  порядковых номеров материальных ценностей  и общее их количество в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти цен-ности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей  и проставления над ними верных. Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проведении проверки цен, таксировки (умножение количества на цену за единицу) и подведении итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку,

Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проведение комиссией проверки имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально ответственных лиц прииявший имущество расписывается в описи о получении, а сдавший — о сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответствепном хранении, арендованное или полученное для  переработки, составляются отдельные  описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где  хранятся материальные ценности, при  уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (обеденный перерыв, ноч-ное время, другие причины) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Обнаружив после  инвентаризации ошибки в описях, материально  ответственные лица должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять  формы пер-вичной учетной документации по инвентаризации имущества и финан-совых  обязательств.

Формы документов по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата  РФ от 18 августа 1998 г. № 88 “Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации”.

В частности, при  инвентаризации рабочего скота и  продуктивных животных, птиц и пчелосемей, многолетних насаждений и питомников применяются формы, утвержденные Министерством  сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности осуществления инвентаризации, в которых принимают участие члены инвентаризационных комиссий и материально ответственные лица обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Резулътаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (унифицированная форма ИНВ-24) и ре-гистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (унифицированная форма ИНВ-25).

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей  в сли-чительных ведомостях указываются  в соответствии с их оценкой в  бух-галтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут  применяться регистры, в которых  объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, по числящиеся в бух-галтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендован-ные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные  ведомости могут быть составлены как с использованием средств  вычислителъной и другой организационной  техники, так и вручную.

Выявленные при  инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными  бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о  бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации 

В документах, предоставляемых  для оформления списания недостач ценностей  и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержатъся решения  следственных или судебных органов, подтверждающие либо отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о  факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или  специализированных организаций (инспекций  по качеству и др.)

Взаимный зачет  излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяе-мыи период, у  одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице  материалыю ответственные лица предо-ставляют инвентаризационной комиссии подробные  объяснения.В том случае, если при  зачете недостач излишками по пересортице  стоимостъ недостающих ценностей  выше стоимости ценностей, оказав-шихся  в излишке, эта разница в стоимости  относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются  как недостачи сверх норм убыли  и списываются в организациях на издержки обращения и производства.

На разницу  в стоимости от пересортицы в  сторону недостачи, обра-зовавшейся не по вине материально ответственных  лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны бытъ даны исчерпывающие  объяснения о причинах, по которым  такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о  регулировании выявленных при инвентаризации рас-хождений между фактическим  наличием ценностей и данными  бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который и принимает окончателъное решение о зачете.

Результаты периодической  инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентари-зация, а годовой — в годовом бухгалтерском  отчете.

Данные инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (унифицированная  форма ИНВ-26). С 1 января 2001 г. будет  применяться новая форма ИНВ-26, утвержденная постановлепием Госкомстата  России от 27 марта 2000 г. 

3.6. Система независимых  проверок 

Система независимых  проверок основывается на следующем  психо-логическом факторе: люди, зная, что их работа контролируется кем-то другим, вряд ли решатся совершить  мошенничество. Виды независимых проверок могут быть самыми различными. Один из ниж — метод “обязателыюго  контроля”, который применяется  в США. Управление контроля денежного обращения в Соединенных Штатах требует, чтобы каждый банковский служащий имел в течение года не менее одного непрерывного недельного отпуска. Предполагается, что в его отсутствие соответствущаая работа будет выполняться другими сотрудниками банка. Если же этого не происходит. метод “обязателыюго контроля” не срабатывает и вероятпость совершения мошенничества не уменьшается. Другими формами независимых проверок могут быть периодическая ротация кадров, проведение аттестаций персонала, ревизий, организация так называемых “горячих линий”, специальных номеров телефонов, по которым сотрудники могут сообщатъ о своих подозрениях, использование независимых аудиторских проверок, организация на предприятии подразделения внутреннего аудита, проведение периодических проверок со стороны подразделения внутреннего аудита головной организации, если предприятие является участником группы предприятий.

Важными элементами формирования системы контроля, имеюшим  значение для предупреждения случаев  мошенничества, являются программы  по повышению безопасности производства и эффективно работаюшее подразделение  внутреннего аудита. Хотя больнинство  исследований свительствует, что с  помощью внутренних аудиторских  проверок выявляется лишь 20% от всех злоупотреблений  со стороны наемных работников (остальные  обнаруживаются благодаря сигналам и бдительности коллег, а то —  и просто случайно), само наличие  на предприятии штатных аудиторов  дает значительный профилактический эффект. Штатные аудиторы обеспечивают проведение независимых проверок и заставляют потенциалъных мошенников отказаться от мысли совершить злодеяние. Наглядная  и эффективная работа службы безопасности в сочетании с реализацией  программы по предупреждению производственных потерь может содействовать тому, что каждый случай мошенничества  будет надлежащим образом расследован, а слабости и нарушения в области  контроля преданы гласности.

Инспекционные процедуры контроля снижают риск сбоев при осу-ществлении бухгалтерского учета и контроля в области  аудиторской де-ятельности. Инспекционные  процедуры контроля также способствуют своевременному обнаружению ошибок. Контроль за бухгалтерским учетом, осуществляемым вручную, оказывает  большое влияние на качество ведения  бухгалтерских документов. При эффективнЪм  инспекционном контроле персонал, ведущий  бухгалтерский учет и реализующий  процедуры контроля, может быть ориентирован на внесение необходимых изменений при осуществлении новых хозяйственных операций, исправление ошибок, если таковые происходят, и улучшение работы в случае, если применяемые процедуры не дают должного эффекта. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Дипломная работа на тему “Внутренний контроль на предприятии. Внедрение системы внутреннего  контроля бухгалтерского учета экономического субъекта” посвящена проблемам  осуществления внутреннего контроля деятельности ООО “Транссервис ЛТД”

Если концепции  систем государственного и аудиторского контроля в разных государствах различны и зависят в первую очередь  от государственного устройства и национальной специфики, то концепции системы  внутреннего контроля, разрабатываемые  учеными разных стран в настоящее  время, сближаются в силу усиления, как транснационализации бизнеса, так и наличия общих законов  эффективности функционирования организаций.

В широком смысле внутренний финансовый контроль можно  рассматривать как систему, состоящую  из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов  выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных  звеньев: центры ответственности, техника  контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры  контроля, среда контроля, система  учета.