Система внутреннего контроля на предприятии

5. Проводится  сравнение НСИ с показателями  в первичных документах. Такая  методика часто используется  для учета НСИ в компьютеризированной  системе, поскольку эти показатели  имеют болылое значение и относительно  редко изменяются.

Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удос-товерения в том, что  информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для внутреннего  и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры  контроля особенно важ-ны при поступлении  данных в бухгалтерский регистр  контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров, куда данные были внесены первоначально. Например, сравнительно легко убедиться в целостности информации о хозяйственных операциях по реализации товара, перенесенной в журнал-ордер М 11 (кредит счета 90) в случае, если такой перенос осуществлялся непосредственно из журнала, в котором указывались окончательные суммы реализации. Достаточной может стать проверка переноса в журнал-ордер № 11 данных за 12-месячный период. Однако если данные в журнале-ордере № 11 переносились и из других источников, для того чтобы иметь уверенность, что данные по всем операциям указаны и перенесены правильно, может потребоваться дополнительная процедура контроля. Использование стандартных входящих номеров для определения правильности всех входных данных может облегчиткдостижение цели проверки.

Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений  в компьютерную систему учета, разрабатываются  для удостоверения в том, что  данные по всем хозяйственным операциям  были введены, приняты на обработку  и постоянно пополняются. В некоторых  случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту  их внесения. Примером может служить сравнение отчетов после внесения изменений или в случае, если пополнение данных производится в момент их введения или проведения последовательной проверки пополненного файла, т.е. для обеспечения полноты внесения изменений используется некоторая разновидность суммирования. Такое суммирование может предус-матривать подведение итогов по группам вручную или с помощью ком-пьютера и выдачу информации по расхождениям. Следует также контролировать полноту внесения данных из компьютера, включая определе-ние и суммирование информации по хозяйственным операциям, производимым с использованием программируемых процедур бухгалтерского учета. Примерами являются программируемые процедуры бухгалтерского учета, обеспечивающие составление счетов-фактур на реализацию из файла по отгруженным товарам и суммирование счетов-фактур для переноса данных в соответствующие счета.

Процедуры контроля необходимы для удостоверения в  том, что данные по каждой хозяйственной операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в болыпинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами расчетов и классификацией счетов. В системах, где расчеты ведут вручную и риск ошибки при обработке данных по хозяйственным операциям невелик, периодически следует проводить двойную проверку с привлечением лица, которое повторило бы расчеты и классифицировало счета.

В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится для удостоверения  в том, что данные правильно зарегистрированы и введены в компьютер. Хотя процедуры контроля обычно используются применительно к данным, которые оказывают прямое воздействие на остатки, приведенные в учетных регистрах, такие сведения, как, например, номер потребителя или дата счета-фактуры, также могут стать предметом процедур контроля. Для достижения высокой точности проверки данных болыпое значение имеют процедуры контроля, убеждающие, что данные по всем хозяйственным операциям занесены в нужное время. Это предусматривает наличие процедур определения сроков проведения операции. Указанные процедуры также позволяют осуществить правильную “выбраковку”, т.е. убедиться, что по всем операциям данные зарегистрированы и отражены в отчетах за определенные периоды времени. Так, данные по получен-ным товарам проверяют и регистрируют в момент их получения. Обыч-но документация по приемке товаров сравнивается со счетами продавца. Такой подход является частью процедуры контроля по проверке своев-ременности регистрации данных по хозяйственным операциям.

Различные процедуры  обработки данных, проходящих через  систему бухгалтерского учета, могут  обеспечивать возможность выдачи “отчетов по отклонениям”, которые используются управленческим персоналом в работе. Такие отчеты позволяют удостовериться в отсутствии некоторых ошибок. Например, до того как денежные средства, поступив-шие от покупателей, будут перечислены на соответствующие счета, они могут быть сравнены с отдельными счетами покупателей. Цель проверки на соответствие и составление “отчета по отклонениям” состоит в по-лучении уверенности о наличии данных по всем отобранным для проверки счетам-фактурам. Сопоставление накладных на отгрузку со счетами на оплату и составление “отчета по отклонениям” также свидетельствуют о точности и законности хозяйственных операций по продаже. Кроме того, как отмечалось выше, сам по себе контроль, проводимый управленческим персоналом, и анализ “отчетов по отклонениям” являются важными условиями эффективного контроля на предприятии.

Некоторые методики, использующиеся для обеспечения  полноты введения данных, также могут обеспечить точность введения определенных , типов данных. Например, при внесении в компьютер суммовых данных по большому количеству покупателей информация вносится по макету:

Код покупателя / Сумма

В результате совмещения номера вводимого с терминала  кода покупателя с аналогичным кодом в справочнике покупателей на экране ком-пыотера высвечивается наименование предприятия-покупателя. Работ-ник, вводящий информацию в компьютер, сверяет это наименование с наименованием, указанным в первичном документе. 

3.5. Физические  способы контроля 

Физические способы  контроля подразумевают охрану имущества, ог-раничение доступа к нему и  проведение периодической инвентаризации. Физическая охрана средств ООО “Транссервис ЛТД” должна применяться для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи “с секретом”, затрудняют доступ к содержимому  хранилищ и тем самым снижают  вероятность совершения мошеннических  действий. Физические способы контроля часто применяются для хранения оборудования, которое содержится в запертых ящиках или на специальных складах, для хранения мелких приспособлений, инструментов, запираемых в столах, а также наличных денег, хранящихся обычпо в сейфах.

Простейшие формы  физического контроля предполагагот  установку прочных, запирающихся дверей, проведение сигнализации, привлечеиие  охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к  активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также  обеспечивать защиту активов и учетных  записей от физического повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправилъного хранения.

Физические процедуры  контроля ограпичивают также доступ злоумышленников к активам предприятия. Эффективность контроля зависит  от правилыюго распределения обязанностей. Для предупреждения воровства и  других противозаконных действий необходимо ограничить доступ ко всему, что может  быть исполъзовано для осуществления  сделки, т.е. продажи имущества предприятия. Чаще всего это контроль за наличными  деньгами, материалъными ценностями и т.п.

В компыотеризированной системе учета ООО “Транссервис ЛТД” проводятся процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершения несанкционированных хозяйственных операций. Процедуры контроля, направленные на обеспечение защиты компьютерных программ и данных, хранящихся в памяти машины, имеют особую важность для компьютерных систем, в которых имеется потенциальная возможность широкого доступа к программам и данным с терминалов. Такой контроль обычно устанавливается благодаря проведению общих процедур, имеющих отношение к сохранности программ и файлов.

Еще одним способом физического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация. В соответствии с Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49, физическому контролю (инвентаризации) подлежит все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и 
другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся 
в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен- 
дованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтен- 
ное по каким-либо причинам.

Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению  материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Инвентаризация  драгоценных металлов и драгоценных  камней проводится в соответствии с  Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных  металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и  организациях, утверждеиной Министерством  финансов Российской Федерации 4 августа 1992 г. №67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации 13 апреля 1992 г. № 326. 

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление  фактического наличия имущества;

• сопоставление  фактического наличия имущества  с данными бух-галтерского учета;

• проверка полноты  отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бух-галтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также  в случаях, предусмотредаых законодательством  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного  года (инвентаризация основных средств  может проводиться один раз в  три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет);

• при обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных  бедствий, пожара, аварий или других чрезвы-чайных ситуаций, вызванных  экстремальными условиями;

• при ликвидации(реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса  и в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации  или норма-тивными актами Минисхерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности  ин-вентаризаиии проводятся при смене  руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его  членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень ймущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем  организации, кроме случаев, когда  гфоведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается  постоянно действуюшая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ  для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ  и наличии в организации ревизионной  комиссии проведение инвентаризаций может  возлагаться на нее.

Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвента-ризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Документ о  составе комиссии (унифицированная  форма ИНВ-22) (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге  контроля за вы-полнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная  форма ИНВ-23).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации оргаыизации, работники  бухгалтерской службы и дру-гие  специалисты (инженеры, экономисты, техники  и т.д.); возможно вклю-чение представителей службы внутреннего аудита организации, незави-симых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.