Система внутреннего контроля на предприятии

Система бухгалтерского учета ООО “Транссервис ЛТД” включает в себя элементы, представленные в  Приложении 1.

Эффективная система  бухгалтерского учета должна обеспечивать:

отражение в  учете всех без исключения факторов хозяйственной деятельности;

однозначную идентификацию  хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в первичных  документах таким образом, чтобы  не было расхождений в их толковании;

правильность  оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении (валюте РФ)

отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем  периодам, в которых они имели  место, и определение точного  времени совершения хозяйственных  операций;

своевременное, правилъное и оперативное формирование внешней и внутренней отчетности.

Документы, формируемые  системой бухгалтерского учета ООО  “Транссервис ЛТД”, дают третьим сторонам, управленческому звену и сотрудникам  ООО “Транссервис ЛТД” информацию о совершенных хозяйственных  операциях.

В системе бухгалтерского учета данного предприятия используется два основных типа данных:

• нормативно-справочная информация (НСИ);

• данные по хозяйственным  операциям.

НСИ имеет постоянный или почти постоянный характер и  периодически используется при обработке  прочей информации. Например, тарифная сетка используется для расчета  заработной платы рабочих ООО  “Транссервис ЛТД”, а предельные размеры  кредита для покупателя — для  принятия решения о приеме заказов  или об отказе от них.

Данные по хозяйственным  операциям носят в каждом конкретном случае индивидуальный характер. Так, например, сведения о числе часов, которые данный сотрудник отработал  за конкретную неделю, используются для  расчета его заработной платы. Ошибки в НСИ имеют более серьезные последствия по сравнению с ошибками в данных по хозяйственным операциям, посколъку повлияют на эти данные прежде, чем будут исправлены. Особенно часто это проявляется в компьютеризированных системах, в которых НСИ формируется обычно в самом начале создания системы.

Концептуально система бухгалтерского учета обособлена от конт- 
рольных процедур, образующих третий элемент структуры контроля. 
Однако на практике такого разделения между системой бухгалтерского 
учета, использующейся для достижения целей контроля, и процедурами 
контроля хозяйственных операций, регистрируемыми системой бухгал- 
терского учета, не существует. Именно поэтому состав и содержание кон- 
трольных процедур зависит от элементов системы бухгалтерского учета, 
например средств обработки, объема хозяйственных операций, уровня 
совершенства и т.п. Простая ручная система бухгалтерского учета и вы- 
сокосовершенная система бухгалтерского учета на базе компьютерных 
технологий направлены на достижение целей проведения контроля в слу- 
чае, если процедуры контроля хозяйственных операций, обработанных 
каждой системой, соответствуют ей. :; 
Так, ручная система бухгалтерского учета, использующаяся для об 
работки счетов-фактур на реализацию продукции, может способствовать достижению цели, заключающейся в контроле за процессом реализации в случае, если:

• все счета-фактуры  и документы на отгрузку были предварительно пронумерованы;

• отсутствующие  или неподходящие документы были выявлены и от-корректированы лицами, не занимающимися отгрузкой или  составлением счетов-фактур;

• персонал службы контроля провел проверку и утвердил вышеука-занные процедуры.

В совершенной  компьютеризированной системе соответствующая  процедура контроля обычно включает в себя:

• проверку совместимости  заказов на отгрузку с файлом заказа и фай-

лом хозяйственной  операции по реализации;

• выдачу компьютером  отчета;

• управление программами  защиты файлов данных;

• осуществление  контроля и руководства со стороны  персонала, име-ющего соответствующие  полномочия.

В каждом случае состав процедур контроля определяется составными элементами системы бухгалтерского учета.

Система же бухгалтерского учета сама является предметом, для  которого необходим строгий внутренний контроль. Но поскольку система бухгалтерского учета является неотъемлемой частью всех функциональных областей, то нет  необходимости представлять ее в  виде отдельной схемы. Цели системы  внутреннего контроля и примеры  средств контроля на ООО "Транссервис ЛТД", используемых для их достижения, приводятся ниже.

 

2.2. Функциональные  области контроля 

Наиболее общими функциональными областями контроля на ООО “Транссервис ЛТД” являются:

реализация и  дебиторская задолженность

снабжение и  кредиторская задолженность

платежи по счетам и поступление денежных средств  в кассу

расчеты с персоналом по зарплате

инвестиции

основные средства

запасы 

В нижеприведенной  таблице дано описание каждой из указанных  функциональных областей

 

2.3. Организация  документооборота

Правильная организация  документооборота — неотъемлемое условие  успешной работы ООО “Транссервис ЛТД”.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Согласно Положению  о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и  сводные учетные документы можно  составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем  случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях дая других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”, п. 7 ст. 9).

Согласно Закону “О бухгалтерском учете” все первичные  учетные документы ООО “ТРанссервис ЛТД” составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления  документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен  документ;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном

выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи  указанных лиц.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных  документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в  отчетности. Содержание таких регистров  в соответствии с Федеральным  законом “О бухгалтерском учете” является коммерческой тайной организации. Статья 139 ч. I Гражданского кодекса  РФ оговаривает условия, при которых  документ как носитель информации может  составлять коммерческую тайну организации:

• информация имеет  действительную или потенциальную  коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

• к ней нет  доступа на свободном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Ответственность за противоправные действия с документами  и ин-формацией предусмотрена  Уголовным кодексом РФ, введенным  в действие с 1 января 1997 г. Так, ст. 183 УК РФ гласит: “Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа  или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения  либо незаконного использования  этих сведений наказывается штрафом  в размере от ста до двухсот  минимальных размеров оплаты труда  или в размере заработной платы  или ииого дохода осужденного  за период от одного до двух месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет”.

Незаконные действия по разглашению или использованию  без согласия владельца сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, совершенные из корыстной  или личной заинтересованности и  причинившие крупный ущерб, наказываются штрафом в размере от двухсот  до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере  заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет со штрафом в размере до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца, либо без такового (п. 2 ст. 183 УК РФ).

Типовые формы  финансово-учетных документов создаются  и утверждаются Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Комитетом  по статистике РФ, Государственной  архивной службой РФ, Государственной  налоговой службой РФ.

Министерства  и ведомства РФ создают и утверждают типовые формы внутриведомственного пользования.

При необходимости  в документы можно вносить  исправления, испольуя три вида оговорок: “исправленному верить”, “вписанному  верить” и “зачеркнутое не читать”. Исправления должны быть согласованы  с участниками хозяйственных  операций, что подтверждается подписями  тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и  банковских документах исправления  не допускаются.

Многие документы  необходимо регистрировать в специальном  журнале с присвоением им регистрационных  номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств  и ведомств Российской Федерации, законодательством  Российской Федерации.

Бухгалтерская служба ООО “Транссервис ЛТД” регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.п.

Номера документам присваиваются в порядке возрастания  цифр. Нумерацию принято начинать с 1 января каждого года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные письма и т.п.), присваивают регистрационный  индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости  указывается число и месяц  составления документа.

Документ в  рамках одной организации регистрируют один раз.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический  отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т.д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое  снабжение ит.д.).