Системный подход в управлении организацией

     Использование компьютерной техники на основе системного подхода позволяет совершенствовать методы и структуру управления производством.

Системный подход к управлению предполагает рассмотрение управления как процедуры или  процесса принятия управленческих решений.

     Черты системного подхода:

   1. Системный подход — форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

   2. Иерархичность познания, требующая  многоуровневого  изучения  предмета:

• изучение самого предмета —  «собственный»  уровень; 
• изучение  этого  же предмета как элемента более широкой  системы  —  «вышестоящий»  уровень;
• изучение этого предмета в соотношении с составляющими  данный  предмет элементами — «нижестоящий» уровень.

   3. Системный подход требует рассматривать  проблему  не  изолированно,  а   в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность  каждой  связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между  общими  и  частными целями.

     Применение  системного подхода тесно связано  с использованием общей теории систем для принятия управленческих решений. Огромный вклад в это научное  направление сделали такие ученые, как Дж. Лорш, П. Лоу-ренс, Э. Г. Юдин и  др.

Предприятие в рамках данного подхода рассматривается  как совокупность взаимосвязанных  элементов (подразделений, функций, процессов, методов). Основная идея системной теории заключается в том, что любое  решение (действие) имеет последствия  для всей системы. Системный подход в управлении позволяет избежать ситуации, когда принятое решение  в одной области превращается в проблему для другой. 

     3.1 Ситуационный подход  в управлении 

     Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и  их решениях. В нем также сохранена  концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс  одинаков, специфические приемы, которые  должен использовать руководитель для  эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

     Например, все организации должны создавать  структуры для того, чтобы добиться своих целей. Однако, существует множество  различных способов построения организационных  структур. Может быть создано много  или мало уровней управления. Руководители среднего и низового звеньев могут  получить большую долю участия в  принятии решений, или наоборот —  руководители высшего звена могут  резервировать за собой право  принимать самые ответственные  решения. Если определенный род деятельности может логически соответствовать  двум различным подразделениям, руководство  должно решить, кто же из них будет  конкретно заниматься этим. Например, научные исследования и разработки могут осуществляться под руководством вице-президента по маркетингу или  по производству, но могут рассматриваться  как важная самостоятельная функция  с подчиненностью непосредственно  президенту компании.

     Руководство должно определить, какая структура или прием управления наиболее подходит для данной ситуации. Более того, поскольку ситуация может меняться, руководство должно решать, как необходимо соответственно поменять организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации.

     Ситуационный  подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными  конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации  наиболее эффективно.

     Сущность  ситуационного подхода заключается  в определении понятия ситуации, под которой подразумевается  конкретный набор обстоятельств, переменных, оказывающих влияние на организацию  в определенное время. Из-за того, что  в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя  указанный подход, руководители могут  лучше понять, какие приемы будут  в большей степени способствовать достижению целей организации в  конкретной ситуации.

Различают четыре модели ситуационного подхода  к стилю управления: 1) модель Фидлера;

2) модель  «Путь – Цель» Митчела и  Хауса;

   3) теория жизненного цикла (Херси  и Бланшар);

     4) модель принятия решений руководителем Врума – Йеттона.

     Модель  Фидлера, в которой рассматриваются  различные ситуации в организации взаимоотношений между руководителем и подчиненными в зависимости от изменения факторов, влияющих на поведение руководителя, таких как: отношения между руководителем и членами коллектива (лояльность, доверительность, симпатия и т.д.), структура задачи (структуризация, четкость постановки, привычность и т.д.), должностные полномочия (объем законной власти, уровень поддержки формальной организацией и т.д.).

     Модель  «Путь – Цель» Митчела и  Хауса имеет в своей основе элементы модели Фидлера и теории ожидания В. Врума. Рассматривается зависимость «усилие – производительность - результаты - вознаграждение - ощущаемая ценность вознаграждения для подчиненного». В модели представлены результаты исследования роли руководителя в достижении целей организации через достижение цели подчиненных.

     В этой модели выделяют два ситуационных фактора: а) личные качества подчиненных, включающие структуры активных потребностей; степень уверенности в способности влиять на внешнюю среду.

     Чем ниже степень уверенности, тем выше склонность к авторитарному или инструментальному стилю руководства; б) требования внешней среды, определяющие характер задачи. От этих факторов зависит выбор стиля руководства группой.

     Теория  жизненного цикла (Херси и Бланшар), суть которой состоит в том, что  стиль руководства зависит от зрелости исполнителей, т.е. от способности нести ответственность за свое поведение, от желания достичь поставленные цели, от образования, опыта в отношений конкретной задачи.

     Зрелость  изменяется в зависимости от содержания и характера задачи. Следовательно, изменяется и стиль руководства  на основе субъективной оценки руководителем зрелости подчиненных.

     В модели принятия решений руководителем  Врума–Йеттона, в основе которой положена зависимость стиля руководства от степени участия подчиненных в процессе принятия решений, рассматриваются пять стилей руководства, применение которых определяется содержанием ситуацией или характером проблемы.

     Ситуационный  подход, разработанный в конце 60-х гг., не считает, что положения школ научного менеджмента и административной школы, поведенческого подхода и подхода с точки зрения человеческих отношений, а также школы количественных методов неверны. Системный подход, с которым ситуационный тесно связан, пытается интегрировать различные частные подходы. Он также подчеркивает неразрывную взаимосвязь между управленческими функциями и не рассматривает их по отдельности.

     Ситуационный  подход не является простым набором  предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных  проблемах и их решениях. В нем, например, сохранена концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические  приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, инвариантны.

     Важно отметить, что заслуга школы науки  управления заключается в том, что  она сумела определить основные внутренние и внешние переменные (факторы), влияющие на организацию. Различные авторы называют огромное количество переменных, от которых  зависит эффективность работы организации. Но главных переменных, воздействующих на деятельность организации, не более  десяти.

     К основным внутренним переменным организации  относятся ситуационные факторы, действующие  внутри организации. Это – цели, задачи, структура, техника и технология, люди (см. рис. 2). Внутренние переменные являются результатом управленческих решений, принятых людьми, создавшими организацию.

     Внутренние  переменные изучались различными школами, при этом каждая школа акцентировала  свое внимание на разных факторах внутренней среды организации. Так, например, школа  научного управления обращала основное внимание на задачи и технологию управления; школа психологии и человеческих отношений – на трудовые ресурсы (людей) организации; классическая (административная) школа – на структуру управления. По мнению представителей этих школ, достижение целей организации полностью зависело от внутренних переменных и поэтому они не уделяли никакого внимания факторам, находящимся вне организации. 

     Рисунок 2 Внутренние переменные организации 

     Для эффективного функционирования современных  организаций им явно недостаточно учитывать  влияние только внутренних переменных. В настоящее время организации  испытывают значительное влияние факторов внешней среды, которые, в свою очередь, оказывают большое воздействие на внутренние переменные организации.

     Мысли о необходимости учета влияния  внешней среды на деятельность организации  появились в конце 50-х гг. Ситуационный подход расширил взгляд на организацию как систему управления, подвергающуюся воздействию как внутренних, так и внешних факторов. Необходимость учитывания изменений во внешней среде особенно актуальна в настоящее время. Выживание организации и сохранение эффективности ее работы в подавляющем большинстве случаев зависит от того, сумеет ли организация приспособиться к изменениям окружающей ее среды.

     Ситуационный  подход определил внешние переменные: факторы, находящиеся вне организации, которые оказывают серьезное  влияние на ее успех. Впоследствии все  факторы внешней среды были разделены  на две группы: переменные прямого  воздействия – поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), потребители, конкуренты, законы и государственные органы и переменные косвенного воздействия – состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные факторы (жизненные установки, традиции, обычаи и др.), политические факторы, международные события. Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. Факторы косвенного воздействия не оказывают немедленного воздействия на операции, но тем не менее их следует учитывать. Степень их влияния определяется сферой деятельности и внутренними возможностями организации.

     Ситуационный  подход предполагает, что пригодность  различных методов управления определяется конкретной ситуацией. Наиболее эффективным  в реальной позиции выступает  метод максимально соответствующий  ее условиям. При ситуационном подходе  выявляются основные внутренние и внешние  факторы, которые воздействуют на функционирование организации. Для практических целей  менеджеры рассматривают только те факторы, которые оказывают воздействие  в каждом конкретном случае. Школа науки управления установила, что все переменные (факторы) как внутренней, так и внешней среды взаимосвязаны и взаимозависимы. Изменение в одной из них вызывает изменения во всех других.

     Таким образом, ситуационный подход появился в результате попыток применения концепции важнейших школ управленческой мысли в реальных жизненных ситуациях. Он состоит в том, что нет какого-то универсального подхода и что различные проблемы и ситуации требуют разных подходов. Прошлый опыт менеджеров и опыт других фирм также внимательно рассматривается в «ситуационном управлении».

     Методологию ситуационного подхода можно  объяснить как четырех шаговый  процесс:

1. руководитель  должен быть знаком со средствами  профессионального управления, которые  доказали свою эффективность  (понимание процесса управления, системного анализа, методов планирования  …) 

2. каждая  из управленческих концепций  и методик имеет сильные и  слабые стороны. Руководитель  должен уметь предвидеть вероятные  последствия, как положительные,  так и отрицательные. 

3. руководитель  должен уметь правильно интерпретировать  ситуацию. Необходимо правильно  определить, какие факторы являются  наиболее важными в данной  ситуации и какой вероятный  эффект может повлечь за собой  изменения одной или нескольких  переменных.

4. руководитель  должен уметь увязывать конкретные  приемы, которые вызывали бы наименьший  отрицательный эффект и таили  бы меньше всего недостатков,  с конкретными ситуациями, тем  самым обеспечивая достижения  целей организации самым эффективным  путем в условиях существующих  обстоятельств. 

     Итак, ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив  основные переменные, которые влияют на организацию. Ситуационный подход часто  называют «ситуационным мышлением». С точки зрения ситуации «лучшего способа» управления не существует.