Совершенствование системы управления организацией

Управление, как искусство – это творческий процесс, здесь важны не только знание общих основ управления, но и умение анализировать конкретные ситуации, способность эффективно принять накопленный опыт на практике.

Процесс управления обеспечивается  профессионально подготовленными специалистами в области управления, которые формируют организации и управляют ими путем  постановки целей и разработки способов  их достижений. Поэтому управление целесообразно  связывать с  аппаратом управления. Аппаратный подход к управлению фокусирует внимание на его структурном составе, на характере  связей между  звеньями и элементами структуры управления, на степени централизации  и децентрализации распределения функций, на полномочиях   и ответственности работников, занимающих разные должности в аппарате.

Таким образом, управление – это непрерывный процесс воздействия на коллектив людей для организации и координации их деятельности в процессе производства для достижения  наилучших результатов при наименьших затратах.

Управление как функция реализуется через выполнение ряда управленческих действий, получивших  название  функций управления.

Функция управления – это особый вид управленческой деятельности. Продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления. Впервые их состав был сформирован А. Файолем, который выделил пять  общих функций управления: планирование,  организовывание, мотивация, координация, контроль.

Планирование -  это функция управленческой деятельности, связанная с составлением планов организации и ее составных частей. Планирование включает: установление целей  и задач, разработку стратегий, программ и планов для достижения целей, определение необходимых ресурсов, доведение планов до всех, кто их должен выполнять. В настоящее время планирование – это процесс использования новых путей и способов совершенствования деятельности предприятия за счет выявленных возможностей, условий и факторов. Составной частью планирования при этом  становится составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов экономического и социального развития, текущих планов выпуска продукции.

Организация - функция управления, задачей которой является формирование структуры предприятия , а также обеспечение всем необходимым для его работы – персоналом, материалами,  оборудованием,  денежными средствами.

Мотивация – функция управления, имеющая целью    активизировать людей,  работающих в организации и побудить их  эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Действие по мотивации включает  экономическое и моральное  стимулирование. Создание условий для  проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Контроль – это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет  результатов работы предприятия. В ней выделяют два основных направления:

 контроль за выполнением работ, намеченных планом

 меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Координация – обеспечивает процессу управления бесперебойность и непрерывность.  Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организационной структуры предприятия путем установления рациональных связей между ними . Координация обеспечивает единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей.

Состав функций управления постоянно изменяется под влиянием ускорения научно-технического прогресса и разделения труда, повышения уровня концентрации  производства и совершенствования управления, а также качественных изменений в организации самого  производства. На современном этапе эти функции по своему содержанию  можно свести в несколько основных групп, различающихся объектом воздействия. Преимущественной стадией его осуществления и содержанием управленческой деятельности.

Маркетирование. Объектом данной функции управления является коммерческая деятельность предприятия. Это изучение рынка  и  воздействие на потребительский спрос с целью сбыта, изучение и анализ спроса на товары и услуги, производимые предприятием с учетом конъюнктуры  рынка, анализ  ценообразования, рекламная деятельность, заключение договоров, контрактов, формирование портфеля заказов.

Планирование. Осуществляется на стадии планирования экономического и социального развития предприятия. Оно включает следующие комплексы  задач: составление плана социального развития (комплексный договор, социальные  гарантии, социальное обеспечение). Составление текущих планов выпуска продукции исходя из портфеля заказов и имеющихся мощностей, доведение планов до структурных подразделений.

Финансирование. Заключается в обеспечении предприятия необходимыми финансовыми ресурсами, то есть изучение и анализ формирования и использования бюджета предприятия.  Выявление необходимости привлечения банковского кредита и других капвложений и  анализ их использования.

Организация средств производства  и стимулирование улучшения их использования. Объектом управления здесь выступает техническое развитие предприятия и его структурных подразделений, обеспечение материальными ресурсами. На данном этапе решаются следующие комплексы задач: ускорение НТП, повышение качества продукции и ее конкурентоспособности, техническое  перевооружение, обеспечение оборудованием и материалами, реализация продукции.

Организация и стимулирование труда включает в себя обеспечение предприятия трудовыми ресурсами, то есть, комплектование кадров рабочих и управленческого персонала, их подбор и расстановка, повышение квалификации, выбор или разработка форм организации и оплаты труда.

Информационное обеспечение и учет содержит переработку информации,  ее  учет и передачу. А именно предоставление всем  звеньям  предприятия необходимой информации, полученной с использованием соответствующей техники (персональные компьютеры, АРМ).

Контроль, регулирование и оценка деятельности - это анализ всех направлений деятельности предприятия. Данная функция предполагает решение следующих задач: контроль за  ходом производства, за рациональным использованием всех видов ресурсов. Внесение изменений в  текущий ход работ по выполнению планов, заказов в установленные сроки и  требуемого качества, оценка деятельности  звеньев управления и выполнение резервов повышения ее эффективности, оценка социального развития.

Чтобы эти задачи были реализованы, кто-то, очевидно, должен фактически выполнять каждую  из задач, вытекающих из  целей организации.  Для этого руководство обязано найти эффективной  способ сочетания  ключевых переменных, характеризующих задачи и людей.  Постановка целей  и обеспечение их  политикой, стратегией, процедурами и правилами способствует решению  этой задачи мотивация и контроль  также играют  существенную роль  в обеспечении  эффективности выполнения    заданий.  Однако организация  как  процесс  представляет  собой  функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно формальных взаимоотношений  людей  их выполняющих.

1.3. Особенности организации управления на предприятии

Особенностью современной экономики является направленность ее на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, преодоление малой эффективности регулирования производства административными методами, ускорение перехода к интенсивному характеру развития производства. Предприятие в современных условиях поставлено в сложные условия хозяйствования. С одной стороны, несовершенство законодательства, высокие налоги, разрыв производственных связей, как с поставщиками, так и с покупателями дестабилизировали положение на рынке. С другой – устаревание оборудования, моральный и материальный износ, отсутствие средств на ремонт, замену и модернизацию.

Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия.

-       четкая ориентация на определенный интервал времени;

-       конкретность и измеримость;

-       непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

-       прослеживаемость и контролируемость.

Таблица 1. Классификация целей

В качестве примера ниже рассматривается процесс целеполагания по функциональным подсистемам, чаще всего выделяемым в организациях (маркетингу, нововведениям, производству, персоналу, финансам и общему менеджменту), а в таблице 2 приводятся примерные формулировки целей по этим подсистемам. В реальных условиях эти цели должны быть конкретизированы и количественно измерены с помощью соответствующих показателей.

Таблица 2.

Формулировки целей функциональных подсистем в коммерческих организаций