Совершенствованию организации коммерческой деятельности

4. подготовка  производства и наладочные работы.

К функциям работников производственной базы относятся:

1. прием сырьевых  материалов;

2. производство  рекламного товара;

3. монтаж рекламного  товара.

К функциям оператора  широкоформатной мастерской относятся:

1. прием сырьевых  материалов;

2. печать рекламных  плакатов;

3. передача материала  начальнику производственного цеха  или водителю.

К функциям оператора  офсетной печати относятся:

1. прием сырьевых  материалов;

2. серийная печать  рекламных эскизов;

3. передача офсетной  печати водителю.

К функциям специалиста  по транспортной рекламе относятся:

1. прием рекламный  материалов;

2. размещение  в транспорте;

3. доклейка и  составление фотоотчета.

К функциям водителя относятся:

1. перевоз сырьевых  материалов, заказов и готовой  продукции.

Управление  фирмой. Во главе  всего рекламного агентства стоит директор, занимающиеся общим управлением фирмы. Он официально и реально решает вопросы деятельности фирмы. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. В его обязанности входит постановка целей и задач, общий контроль за их достижением. В функции входят организация закупки сырья для производства продукта рекламы и прием заказов от VIP клиентов, которыми РА дорожит, принятие на работу сотрудников организации. Так же директор открывает счета в банках, пользуется правом распоряжения средствами и в некоторых случаях выдает доверенности. В подчинении директора находятся главный бухгалтер; старший менеджер, офис - менеджеры, руководитель отдела продаж, менеджеры, брошюровщик, специалист по согласованию; начальник производственной базы, производственная база, оператор офсетной печати, оператор широкоформатной печати, специалист по транспортной рекламе, водитель.

В начале рабочей  недели проводится сбор основных сотрудников  фирмы (всех, кроме рабочих), на котором  до сведения сотрудников доводится  общий план работы на неделю, а также  выслушиваются их предложения по конкретным вопросам, с тем, чтобы  директор мог учесть их при принятии очередного решения.

Поиск квалифицированных  продавцов (менеджеров): Значение персональной продажи является различным для  разных отраслей экономики. Например, в работе с клиентами (рекламозаказчиками) менеджерам просто необходимо иметь  навыки не только по активным продажам, но и знания по техническому исполнению разных заказов. Продавцы придают фирме индивидуальность, они помогают сформировать определенный имидж и удержать своих покупателей. Поэтому каждый менеджер должен всегда стремиться к удовлетворению запросов покупателей. Довольный клиент является верным доказательством того, что данный товар действительно хорош.

Для того чтобы  привлечь постоянных клиентов, предприниматель  должен подыскать себе квалифицированных  продавцов. Методы приема на работу заключаются  в наборе служащих из учебных заведений, и со свободного рынка труда, непосредственном размещением рекламных объявлений в местных газетах и с помощью  агентств, специализирующихся на трудоустройстве  менеджеров. Перед тем, как воспользоваться  этими методами, предприниматель  сначала должен ответить на следующие  вопросы:

· В чем будут  заключаться функции агентов?

· Какими будут  их жалованье и дополнительные льготы?

· Есть ли у них  перспектива продвижения по службе?

Производит закупку  материалов необходимых для производства фирмы, а также следит за соблюдением  Закона о предпринимательской деятельности ГК РФ, Закона о рекламе ГК РФ и  Закон о защите прав потребителей ГК РФ.

Творческий  отдел

Творческий отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков (дизайнеров), редакторов и др. Они осуществляют генерирование  идей рекламного обращения, находят  верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь учитывается  психологический фактор, а также  определенные направления искусства. Данный отдел выполняет функции  по созданию различных видов рекламных  средств и согласование их с заказчиками. При выполнении своей работы необходимо учитывать пожелания клиента  исходя из фирменного стиля и предпочтений. Обычно происходит обмен контактами и поддерживается связь с рекламозаказчиком, после проделанной работы он приглашается для утверждения при этом на эскизе макета ставится подпись (см Приложение 2). Следует отметить, что работа дизайнеров очень трудно ценима так, как часто не известно, сколько сил и времени было потрачено для осуществления высоких идей, поэтому работники творческого отдела сами общаются с клиентом об этом. Хотя не каждый клиент готов к выполнению творчества. Чаще их устраивает один вариант, сделанный наспех прямо в присутствии их, но что парадоксально, при этом подходе, заказчик, видя всю сложность этой работы в следующий раз, обычно доверяет вкусам дизайнеров и уже готов платить за несколько предложенных вариантов, оставив за собой право выбора. Теперь дизайнер становится обычным агентом по продаже своих идей и квалификации, но часто ему это дается трудно, поэтому на помощь приходят менеджеры по продажам. Принося заказ, обычно обсуждается объем работы, время, которое будет затрачено и стоимость этих усилий и только после соглашения, а часто и после предоплаты дизайнер берется за выполнение. Для осуществления своих и заказчика идей дизайнеры пользуются программами такими как: Corel Draw, Photoshop и 3D MAX. Внутри фирмы дизайнеры пользуются компьютерной программой 1С для внесения записи о заказе и его выполнении бланком, в свою очередь эта запись является отчетом о проделанной работе, что и является основанием для начисления процента. Эту информацию обрабатывает старший менеджер, а он сводит их в отчет о проделанной работе всего творческого отдела, для дальнейшего использования информации директора и главного бухгалтера. Также старший менеджер отвечает за работу офис - менеджеров, следит за точным исполнением их работы: принятием звонков и перенаправлением их в отдел продаж; подготовкой документов для клиента (счет-фактуры, договора, счета, акт выполненных работ и товарной накладной, см. Приложение 3) приветствием клиентов посещающих агентство; приглашением менеджера или дизайнера для выяснения каких-либо обстоятельств; выдачей полиграфической продукции. Старший менеджер следит за работой брошюровщика за тем, чтобы его занятость была распределена и в то же время заказы были готовы вовремя. Сам менеджер отвечает за исправную работу цветного принтера, за наличием сырья для бесперебойной работы и за составлением заказа материалов для изготовления полиграфической продукции, после чего доводит до сведения генерального директора.

Отдел продаж

Отдел исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель и менеджеры, ответственные  исполнители проектов или контакторы. Они представляют интересы заказчиков в своем агентстве и, наоборот, - агентство представлено в лице испол-нителей во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель отдела продаж координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. При этом менеджеры закрепляется за конкретной категорией заказчиков.

Это позволяет  учитывать специфи-ку рекламной деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.

Оплата труда  сотрудников отдела продаж должна ставиться  в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно  выполнили, так как финансовое положение  агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью  связей с потенциальными рекламодателями.

Взаимодействие  рекламодателей и менеджеров может  строиться по трем основным направлениям:

* рекламодатель  диктует агентству, что, как  и когда надо сделать;

* рекламодатель  совершенно не вникает в то, что и как делает рекламное  агентство по его поручению;

* рекламодатель  проводит совместную работу, находя  общие решения.

В первом варианте, если реклама не достигнет поставленных рекламных целей, агентство имеет  право снять с себя ответственность  за неудачную рекламу, учитывая, что  оно выступало техничным исполнителем «чужих» идей.

Во втором варианте рекламодатель рискует средствами, выделенными им на рекламу своего товара, так как реклама может  не достичь поставленной цели. Это  объясняется тем, что рекламное  агентство не всегда может составить  и осуществить грамотную рекламную  программу без участия рекламодателя  и учета его знаний в области  рекламируемого товара.

Третий вариант  наиболее приемлем, так как он позволяет  использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя  при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров.

Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности  урегулирования возникающих разногласий  или недоразумений, особенно при  проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор.

Договор регулирует права и обязанности сторон в  процессе разра-ботки, подготовки и распространения рекламы. Договор (Приложение 3) между рек-ламодателем и рекламным агентством должен содержать:[ Гермогенова Л. Ю. Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. М: «Рус Партнер ЛТД», 2004. С. 370]

* виды услуг,  оказываемых рекламным агентством, включая разработку рекламной  программы;

* перечень предметов  рекламы и их характеристику;

* общий срок  действия договора;

* общую сумму  договора;

* порядок и  сроки представления исходных  данных, образцов предметов рекламы  и их возврата;

* порядок и  сроки представления на согласование  рекламной программы;

* порядок и  сроки согласования плана рекламных  мероприятий, текстов, художественных  оригиналов и сценариев;

* порядок и  сроки представления отчетов  о проведении рекламных мероприятий;

* условия имущественной  ответственности сторон за нарушение  порядка и сроков исполнения  договоров;

* другие условия,  которые рекламодатель и рекламное  агентство считают необходимым  предусмотреть в договоре;

* платежные и  почтовые реквизиты участников  договора. Каждый рекламодатель  при исполнении договорных условий  обязан соблюдать следующие правила:[ Гермогенова Л. Ю. Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. М: «Рус Партнер ЛТД», 2004. С. 375

]

1. К рекламному  агентству в работе относиться  как к партнеру.

2. Выполнять  свои обязательства точно и  в срок.

3. Не менять  свои решения внезапно.

Работа с рекламными агентствами порождает необходимость  иметь дело с их сотрудниками при  размещении рекламы, а также с  агентами, которые обращаются к рекламодателю  после рекламных объявлений со своими встречными предложениями. Правильное использование таких предложений  позволяет быстро и без дополнительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для  работы с рекламными агентами, так  как это позволит сэкономить массу  времени на поиск соответствующих  услуг.

В договоре между  рекламным агентством и субъектом  распространения рекламы следует  предусматривать:

- услуги, оказываемые  субъектом распространения рекламы,  включая производство средств  рекламы;

- общий объем  газетной (журнальной) площади или  времени вещания, выделяемый для  передачи рекламных сообщений;

- перечень предметов  и средств рекламы;

- порядок и  сроки изготовления и тиражирования  средств рекламы;

- порядок и  сроки утверждения готовой рекламной  продукции;

- порядок и  сроки распространения, и календарный  план передачи сообщений;

- порядок и  сроки представления отчетов  о распространении рекламы;

- сроки возврата  рекламных средств;

- общий срок  действия договора;

- общую сумму  договора;

- порядок и  сроки расчетов;

- условия имущественной  ответственности сторон за нарушение  по-рядка и сроков исполнения договора;

- другие условия,  которые стороны признают необходимым  предусмотреть в договоре;

- платежные и  почтовые реквизиты сторон.

Договоры могут  заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в разработке условий, подписывают договоры и  несут ответственность в пределах своей доли. Порядок заключения договоров  на рекламные услуги регулируется Гражданским  кодексом Российской Федерации и  другими нормативными документами.

Заключение договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими определенных правил рекламирования товаров, которые  выработаны отечественной и зарубежной практикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и  других нормативных документах, регулирующих рекламную деятель-ность в нашей  стране.[ О рекламе: Федеральный Закон РФ № 108-ФЗ. Принят Государственной Думой 14 июня 1995 года.]

Так как фирма  уже достаточно большая и клиенты  сами звонят и приходят, поэтому  большое внимание менеджеры должны уделять сопровождению заказа и  точному его исполнению, при этом работа должна быть высокоорганизованна  для эффективного использования  рабочего времени. Для этого оформляется  специальный бланк - заказ (Приложение 4), с указанием стоимости, материалов, отдел исполнения и сроки. Он сопровождает заказ до его полного осуществления.

При переходе из одного отдела в другой работники, участвующие  в создании рекламного проекта расписываются  в этом бланке, это необходимо для  контроля и выяснения обстоятельств при невыполнении или несвоевременном выполнении.