Внутренняя и внешняя среда в управлении и их экономическая оценка

5. Обратная  связь отражает меру получаемой человеком информации о действенности его работы. Чем более специфична оценка исполнения работы, тем больше обратная связь.

Менеджеры анализируют  характеристики задании по двум причинам. Первая — когда они могут осуществлять специализацию в работе таким  образом, чтобы достигнуть высоких уровней всех пяти характеристик заданий, они могут ожидать благоприятных результатов. Вторая — там, где специализация снижает уровень одной или более из этих характеристик (что, конечно, встречается более часто), менеджеры должны это учесть, чтобы смягчить возможные негативные явления.

Специализация может  способствовать большей производительности, но сверхспециализация может привести к недовольству служащих. Сложность  организационных задач требует  некоторой специализации, но неоспоримым  фактом является и то, что рост эффективности омрачается ущербом, который является следствием природы человека. Было предложено два пути, как помочь менеджерам перестроить работу для того, чтобы бороться с поведенческими сложностями, привнесенными окостеневшей рутиной. Эти методы известны как увеличение видов работ и обогащение деятельности.

Идея расширения видов  работ, которая была развита промышленными  инженерами, состоит в том, чтобы  увеличить число видов работ, которые выполняет рабочий. Этим достигается увеличение размаха деятельности. Одна из разновидностей увеличения видов работ называется чередованием деятельности, когда рабочий двигается по кругу от одного вида работы к другому. В обоих случаях чувство выбора усиливается и рабочий получает некоторые облегчения от скуки и однообразия.

В то время, как расширение видов работ является по сути увеличением  размаха деятельности, обогащение деятельности включает в себя увеличение глубины  деятельности.

Обогащение деятельности представляет собой попытку увеличить  глубину деятельности путем предоставления большей самостоятельности. На служащих возлагается большая ответственность за решение вопроса о том, как их работа будет сделана, а также им разрешается принимать участие в выработке решений, касающихся работы их подразделений. Часто усилия по обогащению деятельности включают в себя процесс организации рабочих команд, которым поручена какая-либо групповая производственная задача. Такой команде предоставляется некоторая самостоятельность в определении того, каким образом следует достигнуть поставленной перед ними задачи.

Основополагающее организационное  решение, с которым сталкивается каждый менеджер, состоит в том, как  задумать и построить различные  виды деятельности. Определение уровня специализации, соответствующего замыслу эффективной деятельности, является центральным вопросом, с которым сталкивается менеджер. Чем меньше размах деятельности, тем выше уровень специализации и потенциальной действенности, но при этом, в некоторых случаях, ниже удовлетворенность работника. Чем выше уровень пяти характеристик заданий, тем сильнее оказывается удовлетворенность работника. Увеличение видов работ и обогащение деятельности являются популярными мерами, чтобы преобразовать расширенный размах или глубину в высокоспециализированные виды деятельности и учесть при этом человеческий фактор.

Но применить все  это на практике дело довольно сложное, хлопотливое, рискованное, часто связанное  с временными потерями в уже действующем  и отлаженном производстве. Таким  образом, управление: внутренней переменной оказывается в зависимости не только от внутренних материальных и финансовых возможностей данной организации, уровня и квалификации управленческих кадров и соответствующих специалистов, но и от внешних условий, среды внешнего окружения, в которых она находится.

 

2. Взаимодействие организации с  внешней средой

Внешние факторы — это в основном неконтролируемые силы, которые воздействуют на решения менеджеров и их действия и, в конечном счете, на внутреннюю структуру и процессы в организации. Менеджеры, спрашивая себя об этих силах, задают следующий вопрос: кто и что извне будет влиять на успех нашего плана?

Внешние факторы так многочисленны  и взаимосвязаны, что менеджер часто  затрудняется при выборе тех, которые  наиболее важны в процессе принятия решений. Фактически, лишь немногие менеджеры уделяют серьезное внимание этому вопросу. Они предпочитают изучать уже спрогнозированные общие тенденции, которые могут повлиять на получение прибыли.

Успешная деятельность организации в достижении поставленных целей и задач во многом зависит от внешнего окружения. Так, например, на производственном предприятии всегда возникает ряд вопросов, относящихся к внешней среде:

Каковы источники сырья, материалов, энергии?

1. Имеются соответствующие специалисты?
2. У кого приобрести машины, механизмы, инструменты и т.д.?
3. Есть ли подрядчик на строительство объекта?
4. Каковы емкость и удаленность рынков сбыта?
5. Какие существуют экологические ограничения?
6. Как поведут себя местные власти? и т. д.

Внешняя среда может  воздействовать или прямо и непосредственно или скрыто, косвенным образом.

Среда прямого воздействия включает: государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, разрешительная система, таможенная служба, правоохранительные органы, государственное страхование и др.); потребителей, чьи интересы защищает общество охраны прав потребителя, соответствующий спрос на рынке; конкурентов с их стремлением завоевать потребителя при помощи лучшего качества, сервиса или более приемлемой цены; поставщиков сырья, материалов, энергии, полуфабрикатов, комплектующих изделий и др. Менеджеру в своей работе необходимо все это знать и учитывать.

Среда косвенного воздействия включает факторы, которые влияют на предприятие не прямо и немедленно, а опосредованно, через сложную систему экономической конъюнктуры, достижения технического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микрохозяйственные связи, отношения и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой.

Учет воздействия внешней среды требует от менеджеров знания, как быстро могут проявлять себя факторы внутренней и внешней среды, ведь в современных условиях их влияние может стремительно возрастать. Однако скорость воздействия факторов внешнего окружения не одинакова для различных организаций. Например, отдел НИОКР должен находиться на переднем крае открытий и изобретений, он полностью зависит от быстроты их освоения. Производственный отдел в меньшей степени, подвержен подвижности среды изобретений и открытий, так как внедрение их начинается, как правило, вначале на опытном производстве и лишь после сравнительно длительного периода времени отдел начинает перестраиваться на производство нового продукта. То же происходит и с технологией, по которой производится продукт.

Особенно остро влияет на деятельность предприятия неопределенность ситуации. Так, например, события в сфере финансов государства могут разворачиваться настолько быстро и непредсказуемо, что организация оказывается в крайне затруднительном положении, граничащем с невосполнимым ущербом их для ее работы. Здесь необходима точная, своевременная и достоверная информация о готовящихся или назревающих изменениях внешних условий.

Исследование признаков  организации, ее внутренних переменных и взаимосвязи с внешним окружением показывает, что предприятия после их возникновения живут по определенным законам и закономерностям. Ряд из них носит объективный характер и обеспечивает жизнедеятельность всех без исключения организаций. Рассмотрим некоторые из них.

2.1. Факторы отдаленного влияния

Отдаленное влияние состоит  из серии факторов, которые берут  начало за пределами фирмы, и обычно независимы от внутренней ситуации, сложившейся  в фирме. Включая в себя экологические, экономические, политико-правовые, социально-культурные и технологические факторы, отдаленное влияние представляет собой возможности, угрозы и рамки для функционирования фирмы. И лишь изредка организация (фирма) способна оказать существенное обратное влияние.

2.1.1. Экологические воздействия

Экологические воздействия имеют отдаленное влияние на процесс принятия решений в управлении. Беспокойство по поводу охраны окружающей среды повлекло за собой в 70-х годах в США принятие особых законодательных актов об очистке воздуха и воды. Позднее в 90-х годах с некоторыми осложнениями для предпринимателей были предприняты действия, направленные на консервацию источников минеральных ресурсов и их обогащение.

Участие, которое должны проявлять менеджеры в поддержании  экологического баланса, заключается  не только в выполнении правительственных постановлений. Как ответственные лица, менеджеры должны рассматривать некоторые взаимосвязанные (но в сущности нерегулируемые) вопросы при принятии решений. Невозобновимые ресурсы, такие, как: каменный уголь, нефть, серебро и некоторые другие минеральные полезные ископаемые должны быть используемы благоразумно до тех пор, пока будут найдены, либо созданы заменители. Вторичное использование оставшихся невозобновимых полезных ископаемых должно заслуживать особого внимания. Обнадеживающий факт состоит в том, что при грамотном управлении такие ресурсы, как леса, пашни могут быть не только пополнены, но и расширены.

2.1.2. Внешние экономические воздействия

Экономические воздействия — это влияние на деятельность фирмы, которое является результатом таких факторов, как производство, распределение и потребление товаров и услуг в тех регионах, где функционирует данная фирма.

Так как структура потребления  более всего определяется родственным  влиянием изменяющихся рыночных сегментов, необходимо, чтобы каждая фирма понимала экономические тенденции, влияющие на производство. Фирма должна учитывать как на национальном, так и на международном уровне: всеобщую доступность кредитов, уровень дохода, предрасположенность населения к расходованию накопленных средств. Реальная процентная ставка ЦБ, уровень инфляции и тенденции роста национального продукта являются дополнительными факторами, которые менеджер должен учитывать при ведении дел.

2.1.3. Политико-правовые воздействия

Политико-правовые воздействия  — это ограничения в процессе принятия решения, являющиеся результатом правовых и управленческих рамок, внутри которых фирма должна, или желала бы действовать. Эти рамки налагают на фирму обязанности по защите потребителей и окружающей среды посредством торговых соглашений, антитрастовых законов, налоговых программ, установления минимального уровня зарплаты, регулирования цен и норм выбросов в окружающую среду, а также посредством административного воздействия и многих других акций.

Эти законы по своим практическим и регулятивным функциям носят ограничивающий характер, а, следовательно они имеют тенденцию к сокращению потенциальных доходов фирмы. Однако другие политические и правовые законодательные акты разрабатываются с тем, чтобы возместить действия вышеназванных ограничивающих законодательных актов и направлены на защиту фирмы и поддержание ее прибылей. Такая предпринимательская деятельность, например, включает в себя правительственные субсидии или льготные кредиты на промышленные исследования. Таким образом, политико-правовые воздействия имеют двоякий характер: помимо наложения ограничивающих санкций, они могут быть направлены и на поддержание, стимулирование деятельности фирмы.

Правовые обязательства, составляющие неотъемлемую часть внешних  воздействий, так многочисленны, что менеджер иногда использует их не только по прямому назначению, но и как средство достижения не самых благовидных целей. На самом деле менеджеры обязаны изучать законы и в совершенстве знать их, а у юриста фирмы должны справляться только о технических моментах юридических действий.

2.1.4. Социально-культурные воздействия

Как и другие воздействия  в отдаленном окружении, социально-культурные подвержены динамике. Они постоянно  изменяются, поскольку люди неизменно  пытаются контролировать или приспособить к себе окружающую действительность в соответствии со своими желаниями и нуждами.

Социально-культурные условия  влияют на решения менеджера. Так, они  определяют то, как потребители примут товар и какой товар они  хотели бы принять. Социально-культурные рамки определяют восприятие «хорошего вкуса» в рекламе, взгляды служащих на равные возможности при найме и веру конкурентов в этические отношения.

2.1.5. Демографический прогноз

Популярный и удобный  путь предсказать возникновение  и упадок деловой активности — это анализ демографических данных с целью составления проекта основных тенденций, которые будут преобладать в будущем. Демографический прогноз описывает население с точки зрения будущих покупателей товаров и услуг. Обычно демографический прогноз включает в себя такие данные, как возраст, пол, семейное положение, жилищные условия, доходы, расходы, образование.

Большинство предприятий  учитывают прогнозы, в которые  включены следующие основные данные:

1. Изменения численности  женщин и мужчин.

2. Изменение продолжительности жизни женщин и мужчин.

3. Изменение среднего  возраста населения.

4. Изменение прироста  рождаемости.

5. Каким будет рост  населения по регионам.

6. Как изменится постоянный  доход (доход после уплаты налогов,  уходящий на расходы и сбережения), и дискретный доход (единовременные сверхпоступления, которые расходуются на предметы роскоши), как увеличатся реальные доходы семьи.

7. Как изменится уровень  занятости населения.

8. Как изменится образовательный  уровень населения.

9. Какой будет средняя  численность семьи.

10. Как изменятся доходы  населения по возрастным и  другим группам.

Менеджер должен очень  внимательно подходить к использованию  демографических данных. Хотя для  сбора этих данных опрашивается очень  много людей и цифры получаются достоверными, все же существуют следующие причины, по которым нужно насторожен-'» но относиться к столь категоричным утверждениям, приведенным в прогнозе.