Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии предприятия

Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7) применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.)

Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8) применяется для  оформления списания изношенных и непригодных  для дальнейшего использования  малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Для формирования показателей  о наличии и движении производственных запасов используется счет: 10 «Материалы».

Этот счет относится к  активным инвентарным счетам. По дебету этого счета в начале года отражают остаток средств и все дальнейшие поступления, а по кредиту - выбытие, списание средств. Остаток на конец  отчетного периода указывается  по дебету счета и отражается в  активе баланса.

Материалы на счете 10 отражаются на отдельных субсчетах:

- на субсчете 10-01 «Сырье и материалы» - учитываются наличие и движение основных и вспомогательных материалов;

- на субсчете 10-02 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» - учитывают конструкции и детали;

- на субсчете 10-3 «Топливо» - учитываются наличие и движение нефтепродуктов (нефти, дизельного топлива, керосина, бензина и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства;

- на субсчете 10-4 «Тара и тарные материалы» - учитываются все виды тары, кроме той, которую используют как хозяйственный инвентарь;

- на субсчете 10-5 «Запасные части» - учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств, а также автомобильных шин в запасе и обороте;

- на субсчете 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» - отражается движение материалов, которые переданы в переработку на сторону, а затем включены в себестоимость изделий, полученных из них;

- на субсчете 10-8 «Строительные материалы» - этот субсчет применяют организации-застройщики, на нем они учитывают наличие и движение  материалов, которые участвуют непосредственно в процессе строительных и монтажных работ;

- на субсчете 10-9 «Возвратные отходы, лом, утиль»;

- на субсчете 10-10 «Инструменты, приспособления, инвентарь» -  учитывается движение, наличие инвентаря, инструментов хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые имеют срок полезного использования менее 12 месяцев или одного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- на субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» - учитывается поступление, наличие и движение специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды находящейся на складах организации или в иных местах хранения;

- на субсчете 10-12 «Специальная одежда и специальная оснастка в эксплуатации» - при выдаче специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды со склада  их стоимость переносится с кредита субсчета 10-11 в дебет счета 10-12;

- на субсчете 10-13 «Прочие материалы» - учитывается наличие и движение прочих материалов, не нашедших отражение на других счетах.

При построении рабочего плана  счетов организация имеет право  при необходимости сама открывать  субсчета исходя из нужд управления, в  том числе анализа, контроля и  составления отчетности. Из синтетических  и аналитических счетов, необходимых  для ведения бухгалтерского учета, и складывается рабочий план счетов.

Работы могут выполняться из материала, который не принадлежит организации. Такие производственные запасы учитываются, как давальческие на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

Корреспонденция счета 10 «Материалы» приведена в таблице 1. Таблица 1

Бухгалтерские проводки по учету приобретения материально-производственных запасов

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных  операций	Первичные документы
10	60	Приняты к оплате счета  поставщиков за приобретенные материально-производственные запасы.	Договор купли-продажи,  Отгрузочные документы поставщика
10	60, 71, 76	Отражены расходы по заготовлению и доставке материально-производственных запасов.	Договора на оказание услуг,  Акт приемки-сдачи выполненных работ,  Бухгалтерская справка-расчет
10	60	Приняты материально-производственные запасы по неотфактурованным поставкам по учетным ценам.	№ М-7 «Акт о приемке материалов»
(10)	(60)	Сторнированы ранее учтенные суммы по неотфактурованным поставкам при получении счета-фактуры поставщиков.	Бухгалтерская справка-расчет
10	60	Отражена стоимость материально-производственных запасов в соответствии с поступившими расчетными документами поставщиков.	№ М-4 «Приходный ордер»
19-3	60, 76	На основании счетов-фактур поставщиков отражен НДС по приобретенным материально-производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой НДС (в том числе по нулевой ставке), и расходам по их заготовлению и доставке.	Счета-фактуры
10	79-1	Получены материально-производственные запасы от структурных подразделений.	№ М-4 «Приходный ордер»
60, 76	51, 52	Оплачены счета поставщиков  за материально-производственные запасы и расходы по их заготовлению и  доставке.	Выписки банка по расчетному (рублевому, валютному) счетам.
68	19-3	Предъявлен к вычету НДС  по оплаченным и принятым к учету  материально-производственным запасам.	Счет-фактура.
68	19-3	Предъявлен к вычету НДС  по оплаченным и принятым к учету  материально-производственным запасам, использованным для производства экспортированной продукции, при представлении документов в соответствии с требованиями сч. 165 НК РФ.	Счет-фактура,
79-1	10	Переданы материально-производственные запасы структурным подразделениям.	№ М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону»

Взаимоотношения с поставщиками регулируются договором. Между поставщиком и покупателем возникают обязательства, которые подтверждаются такими документами:

1. Счет, фактура, счет – фактура и т. д.;
2. Платежное требование.

Расчеты между поставщиком  и покупателем могут организовываться по следующим схемам:

1. Счет поставщика акцептован и оплачен, а материалы еще не получены, такие материалы называются «материалы в пути»;
2. Счет поступил от поставщика, не оплачен, материалы не получены;
3. Счет принят к оплате, но не оплачен, а материалы поступили;
4. Материалы поступили без документов. Такая поставка называется «неотфактурованной»;
5. Счет оплачен, материалы поступили.

Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения  и счета-фактуры, передают их или  пересылают почтой покупателю, последние  передают их в свой банк для оплаты.

Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет отдел маркетинга, поэтому  документы в первую очередь поступают  в этот отдел или в финансовый, где проверяют их соответствие договорам, регистрируют в журнале учета  поступающих грузов, делают отметку  в книге выполнения договоров  и акцептуют.

После проверки и регистрации  платежные документы получают внутренний регистрационный номер и передаются в бухгалтерию предприятия для  оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии  предприятия возникают расчеты  с поставщиками. По мере поступления  груза на склад выписывается приходный  ордер, затем при реестре сдается  в бухгалтерию, где таксируется  и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа  бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

Учет расчетов с поставщиками организуется на счете 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками».

1.3. Учет производственных запасов на складах и его связь с учетом в бухгалтерии

Производственные запасы организации  хранятся на складах, в кладовых, где  размещаются по видам, группам, размерам и сортам. Складские помещения  должны быть оснащены исправными измерительными приборами, а производственные запасы располагаться на стеллажах, полках для быстрой их приемки, отпуска и контроля за их сохранностью.

Учет производственных запасов  на складе ведется заведующим складом (кладовщиком), являющимся материально  ответственным лицом. С ним заключается  договор о полной материальной ответственности.

На малых предприятиях, имеющих  небольшую номенклатуру материальных ценностей, можно не содержать штатных складских работников, а их функции (сохранность материальных ценностей, их рациональное использование, приемка и отпуск) возложить на работников, непосредственно связанных с использованием материалов (мастеров, бригадиров, начальников производств). С этими работниками заключается договор о полной материальной ответственности и по мере поступления материалов их закрепляют за материально ответственным лицом.

1) Количественно-сортовой учет производственных запасов ведется материально ответственными лицами в карточках складского учета материалов (форма М-17) или книгах. По мере совершения хозяйственных операций материально-ответственное лицо производит записи карточки. При этом каждой записи присваивается очередной порядковый номер с начала года, который фиксируется в первичном документе. Записи в карточках производятся на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных) в день совершения операций. После каждого факта движения материалов выводится его количественный остаток. 

По истечении месяца завскладом подсчитывает количество поступивших  и количество выбывших материалов и  выводит остаток на конец месяца, используя начальное сальдо. Этот остаток должен соответствовать остатку последнего дня месяца. Выведенные остатки заносятся в книгу складского учета (сальдовую книгу), хранящуюся в бухгалтерии.

2) Сортовой учет производственных запасов может вестись одним из трех методов: оперативно-бухгалтерским (сальдовым), параллельным или по отчетам материально ответственных лиц.

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе на складе осуществляется количественный учет материалов, а в бухгалтерии  — стоимостный. Данные первичных  документов по приходу и расходу  материалов на складе заносятся в  карточки складского учета, в которых  подсчитывается остаток материалов в натуральном выражении; в бухгалтерии на основе этих же документов составляются оборотные ведомости. В конце месяца остатки с карточек складского учета переносятся в сальдовые книги, подсчитывается стоимость остатков и итоги сравниваются с оборотными ведомостями.

На малых предприятиях вместо сальдового метода рациональнее использовать метод  учета материальных ценностей непосредственно  в аналитических ведомостях, формы  которых должны быть максимально  приближены к формам оборотных ведомостей.

При параллельном методе на складе и  в бухгалтерии ведется количественно-суммовой учет производственных запасов. На складе по данным карточек количественно-суммового  учета ежемесячно составляются сортовые оборотные ведомости. В бухгалтерии  на основании первичных документов по каждому складу составляется сортовая оборотная ведомость, данные которой  сверяются со складской сортовой оборотной ведомостью. Данный метод  недостаточно оперативен для управления и контроля за состоянием производственных запасов.

Метод учета производственных запасов  по отчетам материально ответственных  лиц предусматривает ведение  количественно-сортового учета материальных ценностей только на складе и количественного  учета материально ответственными лицами. Ежемесячно материально ответственные  лица представляют в бухгалтерию  материальные отчеты, в которых показывают данные об остатках, поступлении и  расходе всех производственных запасов  в количественном исчислении. В бухгалтерии  производится таксировка и подсчет  итогов в денежном выражении материальных отчетов, после чего они становятся регистрами аналитического учета и  одновременно оборотными ведомостями. Метод учета производственных запасов  по отчетам материально ответственных  лиц применим в организациях с  ограниченной номенклатурой материальных ценностей.

Материалы отпускают со склада:

- на производственное потребление,

- хозяйственные нужды,

- на сторону для переработки  и для реализации неликвидных  запасов.

Оформление отпуска ценностей  зависит от организации производства, направления расхода и периодичности  их выдачи.

Расход материалов, отпускаемых  в производство и другие нужды  часто, оформляют лимитно-заборными картами (форма М-8), выписываемыми в 2-х экземплярах (один - складу, другой - получателю). Редкий отпуск материалов со склада фиксируется требованиями (форма М-11). Отгрузку ценностей сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют расходными накладными (форма М-15).

В небольших предприятиях отпуск материалов на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы отражаются в отчетах о выпуске и реализации продукции, которые после утверждения руководителем служат основанием для списания соответствующих ценностей.

Одним из наиболее важных средств  контроля за сохранностью собственности является инвентаризация, при которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.