Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии предприятия

Центральная инвентаризационная комиссия ОАО «НефАЗ» контролирует ход проведения инвентаризации в организации с оформлением обязательных к исполнению протоколов Центральной инвентаризационной комиссии.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при  каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется главным бухгалтером ОАО «НефАЗ», за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности (кроме  имущества, инвентаризация которого  проводилась не ранее первого  октября отчетного года).

В учетной политике ОАО «НефАЗ» проведения инвентаризаций в случае, перечисленных выше не указаны. В учетной политике ОАО «НефАЗ» не определен список материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна, также не определен состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризуемого имущества.

Главным коллективным субъектом, ответственным за проведение инвентаризации, признаётся инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия (приложение 21). Данная комиссия является постоянно действующим контрольно-ревизионным органом.

Порядок проведения годовой инвентаризации на ОАО «НефАЗ» представлен на рисунке 10.

 

Рис. 10 Порядок проведения годовой инвентаризации на ОАО «НефАЗ»

Комиссия берет с материально-ответственных  лиц расписки о том, что все  МПЗ оприходованы, а в необходимых  случаях списаны, все документы  надлежащим образом оформлены и  переданы бухгалтерской службе, а  по окончании инвентаризации берутся  объяснительные по вопросам обнаружения  излишков и недостач. Договор о материальной ответственности представлен в приложении 22.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает все имеющиеся до начала инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, с указанием «до» инвентаризации на «…» «(дата)», что служит для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Затем проводится сверка фактического наличия МПЗ с их учетными данными и заполняются Инвентаризационные описи (по форме ИНВ-3) (приложение 23), заполняются инвентаризационные ярлыки (Инв-2) (приложение 24), , по которым составляют сличительные ведомости (по форме ИНВ-19) (приложение 25).

Инвентаризационная опись  форма № ИНВ-3 составляется в двух экземплярах и подписывается  ответственными лицами комиссии.

Инвентаризационные ярлыки применяются для учета фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей  на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет  возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном  экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товароматериальными ценностями по месту их нахождения.

Данные формы № ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи ТМЦ (форма № ИНВ-3).

Поступление и отпуск материалов, осуществляемые в ходе проведения инвентаризации, производятся исключительно материально  ответственными лицами в присутствии  и при непосредственном контроле инвентаризационной комиссии. Поставленные МПЗ фиксируются в описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», отпущенные – в описи  «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Следует иметь в виду, что все производственные запасы находятся в подотчете материально ответственных лиц. Исключение составляют материалы в пути. При проверке следует обратить внимание на дату выдачи производственных запасов под отчет. Выдача материалов связанная с производством каких-либо работ, приобретает особое значение проверки правильности и своевременности оформления документов на списание материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы установленным порядком не оформлены, а сроки проведения работ истекли, как правило, имеет место недостача производственных запасов. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание определенного сезона (например, материалы, выданные для производства работ по защите дорог от снега, в декабре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием).

На материалы и другие производственные запасы, находящиеся  в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на производственные запасы, находящиеся  на складах других организаций, составляются отдельные описи.

На практике в ОАО «НефАЗ» применяется единый метод "справа налево, сверху вниз". Применяя единый подход к организации пересчета, сводится к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных мест хранения. Не допускается вносить в описи, данные об остатках запасов со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при  этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), проводится оценка полноты оприходования производственных запасов. Особенно важным это является при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.

Кроме того, обязательно проводятся отдельные проверки состояния и наличия запасов в рамках организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и группам в местах хранения и эксплуатации.

Порядок работы и объем  функций, возлагаемых на постоянно  действующую инвентаризационную комиссию, установлены в специально разработанном и утвержденном положении, которое закреплено в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения  учтено, что комиссия выполняет комплекс работ, который включает следующие элементы:

- выявление фактического  наличия запасов;

- сопоставление фактического  наличия запасов с данными  бухгалтерского учета;

- документальное оформление  фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих  запасов соответствующим показателям,  предусмотренным в договорах;

- определение причин списания  запасов и возможности использования  отходов.

При проведении инвентаризаций и проверок, и обработке их результатов, бухгалтерская служба выполняет следующие функции:

- осуществляет контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризации;

- требует сдачу материалов инвентаризаций в определенные приказам сроки;

- следит за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов; отражает на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие  решения по устранению недостатков  в хранении и учете запасов  и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость, относится на финансовые результаты.

Недостачи и порчи запасов  списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая  включает в себя учетную цену запаса и долю транспортно-заготовительных  расходов, относящуюся к этому  запасу.

Инвентаризационные описи  заполняются машинописным способом, а в случае расхождений - исправления  вносятся вручную, т.е. производится сопоставление  данных бухгалтерского учета с фактическим  наличием запасов, а не наоборот.

Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость  недостающих запасов выше стоимости  запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница списывается  порядком, установленным для списания сумм недостачи - в данной организации  разница относится на виновных лиц.

Записи хозяйственных  операций учета инвентаризации представлены в таблице 5.

Таблица 5

Записи на счетах учета  результатов инвентаризации  производственных запасов 

№ п/п	Содержание хозяйственных  операций	Корреспондирующие счета		Документальное оформление
		дебет	кредит
1	Отражена недостача производственных запасов сверх норм естественной убыли, выявленная при инвентаризации	94	10	Акт инвентаризации, сличительная ведомость
2	Фактическая сумма ущерба отнесена на виновное лицо	73-2	94	Акт инвентаризации, решение  судебных органов
3	Отражено превышение суммы  ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, над фактической суммой ущерба	73-2	98-4	Акт инвентаризации, сличительная ведомость
4	Внесены денежные средства виновным лицом в погашение задолженности  по возмещению ущерба	50	73-2	Приходный кассовый ордер
5	Учтена в составе внереализационных доходов положительная разница между суммой ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, и фактической суммой ущерба	98-4	91-1	Акт инвентаризации, сличительная ведомость
6	Оприходованы материалы  как излишки при проведении инвентаризации	10	91	Акт инвентаризации, сличительная ведомость

 

Исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации.

В ОАО «НефАЗ» списание производственных запасов, утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами (из-за аварии, пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных ситуаций) производится по их фактической себестоимости в дебет счета 99 «Прибыли и убытки».

3. Разработка мероприятий по совершенствованию системы учета производственных запасов на ОАО «НефАЗ»

3.1. Пути совершенствования организации учета производственных запасов на примере цеха № 7 (окрасочный цех) ОАО «НефАЗ»

Производственные запасы составляют значительную часть стоимости  предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят  до 90% и более в себестоимости  продукции. Именно поэтому усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Предприятие осуществляет выпуск машиностроительной продукции, а также осуществляет выполнение сопутствующих работ. Цех № 7 является цехом окраски изделий, выпускаемых на предприятии. Учитывая данную особенность в производственной деятельности цеха в целях рациональной организации учета и контроля за использованием товарно-материальных запасов на ОАО «НефАЗ» необходимо разработать направления совершенствования учета, ими могут быть:

1.Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного  контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия.

Кроме того, необходимо ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете покрасочных и ремонтных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.