Коммерческая деятельность по закупкам сырья и материалов на производственном предприятии

      Рис. 2.1. Модель закупки сырья и доведения готовой продукции до покупателей на ООО Мебельная фабрика «Фестина»

      Переговорный  процесс по согласованию условий договора чаще всего проводится путем личных контактов с поставщиками. Такая форма обладает неоспоримым преимуществом перед перепиской и телефонными переговорами. Главная задача переговоров – найти взаимовыгодные условия, которые послужат основой для установления длительных связей.

      Процесс управления закупками начинается с  идентификации или переоценки потребностей. В некоторых случаях, например, при изменении ассортимента выпускаемой готовой продукции может быть пересмотрен состав внутренних потребителей и (или) номенклатура материальных ресурсов.

     Следующий этап – определение и оценка требований потребителей. Как только внутрифирменные  потребители и номенклатура материальных ресурсов определены, устанавливаются  требования к весу, размерам, параметрам поставок, плана и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу материальных ресурсов.

      Определение типа закупок. В зависимости от продолжительности и сложности существуют: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик, или параметры закупаемых материальных ресурсов), новые закупки, вызванные потребностями нового внутрифирменного пользования.

      Анализ  поведения рынка. Знание и анализ рынка поставщиков помогают персоналу предприятия определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

      Идентификации всех возможных поставщиков. Эта операция включает определение всех возможных поставщиков определённого вида материальных ресурсов, которые могут удовлетворять требованиям внутрифирменных пользователей. Предварительная оценка возможных источников закупаемых материальных ресурсов заключается в сравнении предлагаемого поставщиками качества материальных ресурсов и сервиса требуемых внутрифирменными пользователями.

      Оценка  оставшихся поставщиков  и окончательный  выбор поставщика. После уменьшения количества возможных поставщиков на этапе предварительного отбора оставшиеся оцениваются с точки зрения наилучшего удовлетворения потребностей предприятия в материальных ресурсах конкретного вида. Для окончательного выбора поставщика используется многокритериальная оценка, включающая такие показатели, как уровень цен, надёжность поставок, количество сопутствующего сервиса и др. Не последнюю роль в выборе поставщика играет роль географического расположения. Важность этого критерия определяется, прежде всего, транспортными расходами на доставку материальных ресурсов.

      После выбора поставщиков происходит установление хозяйственных связей с ними. Это один из важнейших этапов закупочной работы. Основные поставщики ООО Мебельная фабрика «Фестина» представлены в таблицах 2.2 и 2.3.

      Таблица 2.2

Поставщики  основного сырья в 2005-2007 гг.

Наименование  сырья	Поставщики
	2005 год	2006 год	2007 год
Пиломатериал  хвоя (м3) ДСП (м2) Шпон синтетический (м²) Шпон натуральный (м2)	ОАО «Генезис»   ЗАО «Риф» То же  Новосибирский лесокомбинат	ОАО «Генезис»   ЗАО «Риф» То же  Новосибирский лесокомбинат	Новосибирский лесокомбинат ЗАО «Риф» То же  Новосибирский лесокомбинат

 

      Таблица 2.3

Поставщики  дополнительного сырья в 2007 г.

№ п/п	Наименование  сырья	Поставщики
1 2 3 4	Смола (кг) Кромочный пластик (п.м.) Клей  расплав. (кг) Лак (кг)	Искитимский химзавод ООО «Авиатон» ЧП «Иванова» ЧП «Петкина»

 

      Основной  формой хозяйственных связей с поставщиками сырья является договор поставки. В договоре оговариваются следующие обязательные условия: предмет договора, качество продукции, порядок оплаты, срок и порядок поставки товара, обязанности сторон, ответственность сторон, разрешение споров, срок действия договора. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, если между сторонами, в требуемый в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существующим условиям договора.

      На  анализируемом предприятии основная часть договоров заключается  на год. Для облегчения и ускорения  оформления договорных отношений применяется  так называемая пролонгация, то есть продление договора, однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемого сырья (спецификации). Товары, потребность в которых возникает непредвиденно, и не требующие длительного хранения, закупаются в сроки близкие к их потреблению. Такие виды сырья, как клей-расплав, смола и др., доставляются предприятию через определённые интервалы времени в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период.

      Для сопровождения товара от поставщика к потребителю выписывается две накладные, одна из которых остаётся у поставщика (расходная), вторая – у получателя (приходная). В соответствии с этой накладной покупатель сверяет количество поступившего товара.

      Расчёты с поставщиками предприятие осуществляет в безналичной форме через  банк. Для этого оформляется платёжное  поручение.

      В таблице 2.4. представлена информация по выполнению договорных обязательств  поставщиками сырья и материалов.

      Эффективность управления закупками оцениваются  в результате непрерывного контроля и аудита выполнения договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов и сервиса.

      Данные  таблицы 2.4. свидетельствуют о том, что не все поставщики выполняют  принятые на себя обязательства. Особенно это относится в ЗАО «Риф», глее выполнение договорных обязательств составило 89,2 %. Видимо в дальнейшей работе с поставщиками у коммерческой службы фабрики произойдут изменения, так как ЗАО «Риф» является одним из основных поставщиков ДСП и шпона синтетического. 

      Таблица 2.4.

Выполнение  договорных обязательств поставщиками ООО Мебельной фабрики «Фестина»  в 2007 году.

Наименование  поставщиков	Объем поставок		Отклонение
	по  договору	фактически	по сумме	%
ЗАО «Риф»	28101	25080	-3022	89,2
Новосибирский лесокомбинат	46108	48912	2804	106,1
Искитимский химзавод	14869	15519	650	104,4
ООО «Авиатон»	11459	11223	-235	97,9
ЧП  «Иванова»	8594	8868	274	103,2
ЧП  «Петкина»	10913	11362	449	104,1
Другие	16370	17597	1228	107,5
Всего:	136413	138561	2148	101,6

 

      Таким образом, результаты анализа организации  коммерческой работы по формированию договорных отношений производственных предприятий с поставщиками и покупателями, а также оценка основных условий реализации хозяйственных сделок подтверждает необходимость совершенствования механизма хозяйственных связей в данной сфере. 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Пути повышения эффективности  коммерческой деятельности предприятия

 
 
 

      Коммерческая  работа осуществляется на основе принятия управленческих решений, выработанных субъектами рынка.

      Для принятия обоснованных управленческих решений необходимо накопление и обработка коммерческой информации. В связи с этим одним из направлений повышения эффективности коммерческой деятельности хозяйствующих субъектов рынка является совершенствование её информационного обеспечения.

      Коммерческая  информация – это определённый массив необходимой и достаточной для  осуществления коммерческой работы информации коммерческого и технологического характера о деятельности хозяйствующих субъектов рынка и потребителях.⁶

      Этот  массив формируется каждым конкретным коммерческим работником с учётом его компетенции в управлении коммерческой деятельностью и должностными обязанностями. Коммерческая информация включает сведения, необходимые для осуществления и контроля за выполнением плана продажи по групповому ассортименту; данные, необходимые для проведения анализа состояния ассортимента товаров; сведения о поставщиках и покупателях товаров; правильное и своевременное оформление деловой документации; данные, необходимые для рекламно-информационной деятельности и другую информацию.

      Информация, являясь своего рода ресурсом для  принятия управленческого решения и его продуктом, предполагает наличие источника информации и получателя (пользователя). Взаимодействие между ними определяется понятием информационного обеспечения.

      Информационное  обеспечение коммерческой деятельности – это система сбора и обработки данных, позволяющих изучить ситуацию на рынке товаров и услуг в динамике, измерить влияние определяющих её факторов и выявить возможности управления ею в соответствии с выбранным стратегическим направлением.

      Главным источником получения коммерческой информации является комплексное изучение рынка путём проведения маркетинговых исследований, включающих как изучение рынка и его конъюнктуры, так и оценку возможностей предприятия.

      Информационное  обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение определённых операций (рис. 2).

         
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис. 2. Процесс информационного обеспечения коммерческой деятельности хозяйствующего субъекта рынка 

      Сбор  данных происходит путем получения  сообщений, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника информации к ее пользователю. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и т. д. Следует отметить, что понятие «данные» и «информация» неидентичные. Данные – это сигналы, из которых предстоит получить информацию. С этой целью данные подвергаются обработке, т. е. приводятся к виду, пригодному для использования при принятии управленческих решений.

      Технологически эта операция совершается на базе соответствующих алгоритмов, методов расчета показателей, формирования документации, документооборота и т. д., а технически – с применением компьютерных средств.

      В связи с этим важным направлением совершенствования информационного обеспечения коммерческой деятельности является внедрение автоматизированной технологии получения и обработки информации.

      Автоматизация технологии получения и обработки  информации позволяет унифицировать технические средства и программное обеспечение для решения коммерческих задач, обеспечить централизацию накопления и обработку информации.

      Совершенствование процесса информационного обеспечения  коммерческой деятельности позволит повысить уровень аналитической работы хозяйствующих субъектов рынка.

      Цели, определяющие необходимость и эффективность  коммерческой деятельности, формируются  с учетом состояния макроэкономической среды рыночного взаимодействия, реального наличия трудовых, финансовых и материальных ресурсов, систем информационного обеспечения с активным использованием средств контроля по снижению совокупных издержек в пространстве и во времени.

      Сегодня в мировой экономике успешно  зарекомендовала себя система «Minimalist Manufacturing», разработанная Гарвардской школой бизнеса. Данная система «минимализма» предполагает освобождение любого звена народного хозяйства от ненужных затрат, временных потерь, излишних запасов.