Организация производства на предприятиях отрасли

Проверка  сопроводительной документации. По прибытии транспортных средств на склад в  первую очередь проверяется наличие  сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический  паспорт, сертификат соответствия ГОСТу, удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным  в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии  товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного  средства, тары и упаковки. Перед  непосредственной разгрузкой транспортного  средства кладовщик, ответственный  за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или контейнерах  пломб отправителя или пункта отправления, сохранность пломб, оттиски  на них, состояние самого транспортного  средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также  отсутствия или неисправности пломб  составляется акт об осмотре состояния  транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная  информация может существенно облегчить  процесс согласования результатов  приемки с поставщиком или  транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств. Товар, как правило, разгружают с применением различных технических  средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают  коробами, или, как говорят работники  склада, навалом. Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки  занимают значительное время, однако, поскольку вместимость транспортных средств при этом используется максимально  эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Чтобы разгрузить товары, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации  нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может  быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке  этого товара коробами (упаковками) проводится укладка на поддоны в  соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или  передана кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода  позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении  количества принимаемого товара, упростить  работу с грузом на всех последующих  складских операциях.

Предварительная приемка – проверка количества и  внешнего вида упаковки поступившего товара. Зачастую так называемая первичная  приемка, которая заключается в  пересчете грузовых мест и осмотре  внешнего вида упаковки, проводится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки кладовщик, ответственный  за приемку, в большинстве случаев  уже располагает достаточной  информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении  недостачи либо некондиционного  товара составляют акт о приемке  продукции, в котором указывают  номер транспортной накладной и  счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного  товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих  в приемке, их подписи и дату составления  акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляют  право дополнительно зафиксировать  в нем свое мнение. После обнаружения  недостачи/повреждений груза и  составления акта необходимо уведомить  поставщика о результатах приемки.

Приемку возвратов  от клиентов, как правило, выполняют  по такому же алгоритму, как и при  приемке. Отличие заключается в  том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить  только после его идентификации  специалистом по браку. После приемки  такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:

• доработка. В случае возможного исправления  нарушения качества товара может  быть проведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т. п. в зависимости  от вида товара;

• возврат  поставщику или замена поставщиком;

• утилизация и списание.

Окончательная приемка – проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также  приемка продукции по качеству. В  зависимости от условий, зафиксированных  в договоре поставки, приемка продукции  может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров  и приемка по качеству может проводиться  уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного  средства со склада. Окончательная  приемка груза по количеству и  качеству ведется, как правило, в  зоне приемки склада.

Приемка по количеству выполняется по массе нетто или  по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар  можно проверить с помощью  полной или частичной выборки, результаты которой распространяются на всю  партию. Решение о размере выборки  или о возможности приемки  товара только по грузовым местам принимается  на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика. Для  проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг  постоянных поставщиков: количество брака, недостачи, пересортицы в поставках. Исходя из анализа выбранных показателей  проводят группировку поставщиков, после чего для каждой из групп  разрабатывают договорную политику, в том числе способы приемки  товаров и решение вопросов, связанных  с расхождениями по количеству и  качеству товаров. В табл. 1 представлены возможные показатели оценки надежности поставщика и метод их расчета. Чем  меньше значения показателей, тем выше качество работы поставщика.

Кроме перечисленных  операций, в процессе приемки товаров  на склад могут быть выполнены  измерение массогабаритных характеристик  товаров, маркировка грузовых мест, отдельных  упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов.

Цель дополнительных операций – подготовка товара к  размещению на складе или немедленной  отправке клиенту, сокращение время  и трудозатраты на все последующие  операции. Именно поэтому приемка  товаров зачастую становится одним  из самых длительных и затратных  технологических процессов на складе, эффективность которого зависит  от четкого планирования, своевременного обмена информацией между подразделениями  компании. В свою очередь, в процессе приемки товаров собирается и  накапливается информация о товарах, которая затем может быть использована для оптимизации использования  складских ресурсов на последующих  операциях.

38. Процесс приемки товара на склад

Процесс поступления товаров на склад компании-дистрибьютора начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной служб, от своевременного обмена информацией между ними зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.

Зачастую  периодичность и объем поставок являются камнем преткновения между  отделом закупок и складом. Отделу закупок удобнее делать редкие закупки  крупными партиями, при этом, чтобы  поддержать хорошие отношения с  поставщиками и получить дополнительные скидки, их можно осуществлять по удобному для поставщиков графику. Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции. Первопричиной конфликта становится отсутствие системы управления запасами, а также подразделения, осуществляющего единое управление ими в рамках предприятия.

Оптимизация системы управления запасами – процесс  длительный и сложный, но есть методы, существенно облегчающие работу по приемке товаров на склад в  достаточно короткие сроки.

План поставок. Как правило, отдел закупок взаимодействует  с определенным количеством поставщиков  и имеет возможность фиксировать  и накапливать информацию о продолжительности  обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Располагая данными о продолжительности  цикла заказа, можно планировать  дату поступления грузов на склад, а  зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или  в сутки) – обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для  этого необходимо составить такой  план размещения заказов у поставщиков (и соответственно поставок товаров  на склад), при котором суточный объем  поступающих грузов не будет превышать 75...80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что  план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой  бывает по разным причинам, связанным  с надежностью поставщиков и  транспортных компаний. Однако в любом  случае работа склада будет более  равномерной, а ресурсы склада будут  использоваться более эффективно. Планирование можно осуществлять как с помощью  функций корпоративной информационной системы, так и более простых  инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный  пример составления и корректировки  графика поставок товаров на склад  представлен на графиках. На первом этапе в таблицу вносят данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумму объема поставок на склад сравнивают с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дату размещения заказа у поставщика перемещают таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможностей склада и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Подготовка  склада к приемке. Обычно на многих складах никакой подготовки к  приемке товара вообще не проводят, а перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен лишь по прибытии транспортного средства на склад. Такой принцип работы выливается в регулярные авралы, возникают очереди  транспортных средств, ожидающих разгрузки. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар размещают в проездах, что в дальнейшем существенно  усложняет работу склада. Избежать подобных проблем позволит своевременная  подача на склад точной информации об ожидаемых поставках:

• перечень товарных позиций;

• количество, масса, объем поступающего товара (в  том числе по каждой товарной позиции);

• сроки поступления;

• сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;

• наименование поставщика;

• тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки  на поддоны, расчетное число паллет;

• информация о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);

• количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства следует создать специальную  форму документа, куда эта информация экспортировалась бы автоматически  либо вносилась вручную, в зависимости  от возможностей информационной системы  управления складом. Складская служба, имея информацию об ожидаемых поставках, сможет подготовить пространство в  зоне приемки, определить количество персонала  для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить  необходимую технику, тару, упаковочный материал и затем правильно и эффективно разместить поступающую на хранение продукцию.