Организация внутрикорпоративных событий

1.2. Опыт создания корпоративной газеты на примере компании «Техмаркет»

     Проблема  движения внутренних информационных потоков  особенно актуальна для компаний с развитой системой представительств. Как грамотно наладить связь между отдаленными офисами и филиалами и при этом не просто донести до каждого сотрудника основные цели и задачи руководства, а дать возможность понять, что он участник большой команды, единого процесса, направленного на достижение общих целей?

     Существует  целый набор инструментов, которые  помогают эффективно наладить коммуникационную среду на предприятии. На примере  компании “Техмаркет” представлена технология организации выпуска  и наполнения содержанием корпоративной газеты.

     На  момент создания газеты в компании “Техмаркет” были вновь разработаны  и прописаны основные бизнес-процессы и, как следствие, была принята новая  схема управления. В компании поменялись приоритетные цели и задачи, состав менеджеров. Эти изменения коснулись всех сторон жизни “Техмаркета”, в том числе и кадровой политики. Таким образом, необходимость наладить информационные потоки и тем самым помочь персоналу осознать все процессы, происходящие в компании, привела к мысли о корпоративном издании. Корпоративная газета в сочетании с другими внедряемыми программами мотивации и обучения оказала серьезную помощь в процессе информированности каждого сотрудника и стала обратной связью со стороны персонала.

     Необходимо  сразу отметить, что в составе дирекции по персоналу не было профессиональных журналистов и верстальщиков, но это не явилось препятствием. Главным фактором стал образовательный уровень сотрудников, их высокая обучаемость.

     Создание  редакции

     Редакционную  комиссию составили все сотрудники дирекции по персоналу – 13 человек, для каждого из которых были определены зоны ответственности. Хотелось бы отметить, что при распределении зон ответственности обязательно надо учитывать способности, возможности и желания участников проекта, что позволяет раскрыть потенциал каждого из них. Условием, при котором человек, наряду со своими основными должностными обязанностями, охотно берет на себя дополнительные задачи, может быть только его желание и заинтересованность.

     Кроме того, переключение с основной деятельности на принципиально новую позволяет расширить функциональные возможности и является привлекательным для сотрудников отдела с точки зрения развития и совершенствования дополнительных навыков и умений. При наличии заинтересованности людей новым делом и при грамотном распределении функциональных обязанностей подразделение довольно оперативно может справиться с дополнительными задачами по изданию корпоративной газеты.

     Название  газеты

     Первый  номер газеты, посвященный организационным изменениям, сотрудники дирекции по персоналу назвали «Новости компании “Техмаркет”». Тогда же был объявлен конкурс на лучшее название новой газеты. Так, уже на начальном этапе сотрудники были привлечены к общекорпоративному процессу создания газеты, почувствовав тем самым свою сопричастность данному проекту.

     Пилотный  номер дал возможность сотрудникам  присмотреться к газете, ознакомиться с ее рубриками и основными  темами, а затем предложить в установленные  регламентом сроки свои варианты названия. Редакционная комиссия, рассмотрев все предложенные варианты, остановила свой выбор на названии, отражающем внутреннее содержание газеты, – “Тема”. Каждый номер посвящен определенной теме, интересной и актуальной для компании на данный момент. Кроме того, название газеты оказалось созвучно названию компании.

     Содержание  газеты

     При определении темы каждого номера были заложены такие принципы, как:

• адекватность целям и задачам, стоящим перед компанией;
• своевременность;
• актуальность.

     Тема  выбирается коллегиально и утверждается директором по персоналу, который является главным редактором. Она может быть сформулирована на основании обратной связи (круглые столы, внутрифирменные собрания, личная инициатива любого сотрудника компании).

     После этого определяется тематическое наполнение газеты, общий вид материала, его объемы, а также дополнительные источники, которые должны быть изучены, и дополнительные ресурсы, которые должны быть привлечены.

     От  руководителя проекта требуется:

• четкая постановка задачи;
• определение сроков написания статьи;
• осуществление постоянного контроля на всех этапах формирования тематического наполнения;
• оптимальное построение структуры взаимодействий между членами редакционной комиссии.

     При выборе сотрудника для написания  той или иной статьи учитывается уровень его компетенции в затронутом вопросе. На протяжении этапа написания статей, подбора тематического материала и привлечения сотрудников компании к участию в формировании газеты редакционная комиссия регулярно встречается и обсуждает возникающие проблемы и пути их преодоления. Все участники редколлегии читают статьи друг друга, вносят свои замечания, при этом существует правило – замечания и поправки со стороны коллег должны восприниматься конструктивно, как желание помочь и добиться общего результата.

     В газете можно видеть и материалы  сотрудников других отделов. Так  что кроме своих основных задач  газета выполнила и еще одну –  выявила творческий потенциал работника. Оказалось, что многие умеют писать статьи, придумывать различные конкурсы, шутки и анекдоты, ребусы, кроссворды.

     На  сегодняшний день тираж составляет 1000 экземпляров в месяц. Газета довольно быстро стала известна и за рамками  компании, появилась возможность  услышать отзывы людей, посторонних  для нее. При решении поставленных перед корпоративной газетой основных задач – таких как построение движения информационных потоков в компании в период реструктуризации, был решен и круг дополнительных. Учитывая, что ее “издателем” был не отдел PR, а кадровый отдел, то и задачи определялись на уровне управления персоналом¹.

     Таким образом, нужно отметить, что в  конечном итоге у персонала “Техмаркета” появилось понимание целей и  задач, стоящих перед компанией. Газета стала известной и популярной в Москве и регионах, о компании, ее политике узнают все больше внешних для нее людей. Сотрудники “Техмаркета” передают газету своим знакомым и друзьям. Практикой издания корпоративной газеты интересуются партнеры по бизнесу. В каждом офисе продаж есть свежий номер “Темы”, и приходящие клиенты могут ознакомиться с ним. Это позитивно отражается не только на внутреннем, но и на внешнем имидже компании.  

     1.3. Корпоративное видео

     Корпоративный видеофильм - это видеопродукция, с  помощью, которой можно ярко и  динамично подать любую информацию о вашей компании или каком-либо корпоративном событии. Такой фильм может оказать неоценимую помощь в поиске инвесторов, получении финансовой поддержки, сплочении вашего коллектива.

     Корпоративный видеофильм может быть выполнен в  документальном, публицистическом и  даже юмористическом жанре; иметь форму отчета о проделанной работе или учебного видеофильма.

     Информационным  поводом для создания корпоративного видеофильма может оказаться  очередная дата основания компании, внутрикорпоративное событие, появление  новых товаров или услуг, успешно реализованный проект, календарный праздник и даже внутрикорпоративный КВН или спортивный турнир.

     Вообще, в России с каждым годом стремительно растет интерес компаний к корпоративному видео. Всю корпоративную видеопродукцию можно разделить на два вида: для внутреннего пользования и для внешнего. Фильмы для внутреннего пользования ориентированы, в первую очередь, на сотрудников, акционеров, руководителей кадровых служб компании, а фильмы для внешнего пользования — на клиентов, партнеров, инвесторов.

     Видеопродукция  для внутреннего пользования  способствует повышению уровня корпоративной культуры, формированию климата доверия и взаимного уважения в компании. Такие фильмы могут рассказывать об истории и перспективах развития компании. Они служат отличным инструментом налаживания коммуникаций внутри коллектива в условиях изменений внутри компании — слияний (или поглощений), смены собственника и т д.

     Как объяснить людям, которые всю  жизнь проработали на предприятии, что пришел не захватчик, а опытный  управленец? Небольшой фильм — хронометражем 10-15 минут, в доступной форме, с примерами, наглядно и убедительно покажет все преимущества, которые предприятие получит в результате смены собственника. Такой фильм может включать в себя рассказ о компании, интервью с руководителями, которые поделятся стратегическими целями компании. Несомненно, положительную роль сыграют и яркие примеры деятельности компании в других регионах.

     Можно привести еще несколько примеров эффективного и умелого использования  корпоративной видеопродукции. Годовой отчет компании можно представить вниманию акционеров в виде фильма, в котором будут продемонстрированы не только финансовые показатели деятельности, различные графики и диаграммы, но и достижения компании за прошедший год. Современные компьютерные технологии позволяют значительно усилить визуальный эффект фильма и повысить уровень его восприятия.

     Презентационный фильм о компании может использоваться как во внутренних, так и во внешних  коммуникациях. Его можно показать во время переговоров с потенциальными клиентами или партнерами. В этом случае фильм будет служить своего рода визитной карточкой компании, рассказывающей об ее истории, продукции, целях и миссии.

     Вот пример из практики. К своему 185-летию  объединение «Гознак» приняло решение снять корпоративный фильм. Этот ролик в увлекательной форме рассказывал об истории создания компании, продуктах, технологиях и традициях «Гознака». В ходе производства фильма были использованы уникальные кадры кинохроники. Контраст архивных лент и современных съемок позволил показать путь развития «Гознака» на фоне истории всей страны.

     Большой интерес для зрителей представляли кадры, демонстрирующие технологию изготовления денег и процесс  разработки эскизов для денежных знаков. Фильм показывал редкие монеты, медали, старинные банкноты, эскизы, образцы водяных знаков репродукций выдающихся художников и другие произведения искусства, хранящиеся в музее «Гознака». В фильм вошли отрывки из интервью художников «Гознака».

     Впоследствии  этот фильм был размножен и демонстрировался во время профессиональных выставок.

     Презентационный фильм также может быть использован  отделом кадров и для адаптации  новых сотрудников и ознакомления с внутрикорпоративной культурой.

     Такая видеопродукция, безусловно, помогает налаживать коммуникации внутри компании. На Западе уже давно известен и широко применяется такой инструмент, как корпоративное телевидение. Как правило, это внутрифирменный телеканал, основанный на различных технологиях передачи данных: от Интернета до кабельного распространения сигнала. Основу контента составляют новости компании, учебные фильмы и программы, обращения руководства, передачи, способствующие повышению производительности и качества труда (конкурсы «Лучший работник», «Самый удачливый продавец» и т д.).

     Как показывает практика, большой популярностью  пользуются фильмы, созданные для  проведения корпоративных праздников (Новый год, юбилей компании и т  д.) и выездных семинаров. Героями  этих фильмов становятся сами сотрудники компании, что способствует сплочению коллектива.

     Например, по заказу Внешторгбанка был снят фильм для демонстрации во время  корпоративного новогоднего праздника. Он представлял собой попурри  из всеми любимых советских музыкальных  кинокомедий. Фильм включал поздравления от представителей региональных филиалов банка, расположенных по всей стране. Для этого заранее были записаны поздравительные ролики, которые затем были стилизованы под прямые включения. После выступления руководства банка на огромных экранах появилась Спасская башня Кремля и прозвучал бой Курантов, что позволило создать в зале атмосферу новогодней ночи. Этот ролик был полностью изготовлен с использованием компьютерной графики.

     Корпоративное видео является новым и перспективным  инструментом налаживания внутренних и внешних коммуникаций компании. Он позволяет решать многие внутрикорпоративные задачи более эффективно, чем другие механизмы управления. Корпоративное видеопроизводство не так затратно, как это кажется на первый взгляд: однажды снятый фильм можно успешно использовать в течение многих лет, внося в него при необходимости изменения и дополнения. Корпоративное видео — это гибкий инструмент, который позволяет донести до целевой аудитории необходимую информацию в той форме, которая удобна и приемлема для компании и доступна зрителю².