Организация внутрикорпоративных событий

     2.2.Личные  встречи, визиты, собрания

     По  мере развития технологий электронные  коммуникаций вытесняют не только печатные, но и личные формы внутриорганизационных  коммуникаций. Тем не менее, личные встречи топ-менеджмента с занятыми сохраняют свою актуальность.

     Преимуществом личной встречи топ-менеджера с  занятыми является возможность для  занятых задать вопросы и выразить свое мнение. Менеджмент не должен рассматривать  коммуникации с занятыми как монополизированное им политическое вещание.

     Визиты  топ-менеджеров в подразделения  помогают преодолеть воспринимаемую занятыми отдаленность своих лидеров. Особенно это значимо для территориально распределенных компаний. Этот эффект сокращения дистанции с избирателями широко используется в предвыборных кампаниях. Такие визиты могут быть приурочены к торжественным датам, открытиям подразделений, к награждениям. Лидеры компаний могут участвовать во встречах штата в штаб-квартире, в локальных офисах или на национальных конференциях.

     Частичным заменителем личных встреч является персональная интернет-страница топ-менеджера, на которой размещается информация, интересная для занятых. Это может  быть краткая биография, мнение по важным вопросам, тексты интервью, ответы на запросы. PR-специалист должен побудить топ-менеджера читать запросы посетителей и отвечать хотя бы на некоторые, наиболее важные из них.

     Конференции, проводимые раз в год или в  полгода, собирают людей, которые редко  встречаются вместе. В сравнении  с видео конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводиться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.

     Задачей подразделения PR является создание возможностей непосредственных коммуникаций менеджмента  с занятыми, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается перемешивание менеджмента и штата в различных формах встреч от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования.

     Распространены  в американских организациях также  встречи «перепрыгивания уровня» (skip level) — менеджеров высшего уровня с подчиненными, стоящими на несколько  уровней ниже в организационной иерархии. Эти встречи характерны для американского эгалитарного стиля управления. Они персонифицируют руководство для занятых, а руководство узнает, чем дышат занятые, от них самих в непринужденной беседе. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает всего несколько минут. Прием проходит в основном стоя, потому что основной массе людей сидеть некогда, их время — деньги и они стремятся использовать его с наибольшей пользой. Это значит — встретиться и обменяться приветствиями, новостями и другой информацией со многими людьми, собрать полезные сведения и впечатления в одном месте сразу из первых рук. Угощения и напитки неизменно присутствуют, но не занимают главного места. Главная цель и ценность события — в личных коммуникациях.

     Собрания  и брифинги в организации могут  проводиться по различным поводам  и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Собрания должны, хотя бы время от времени, иметь приятный аспект. Это могут быть приятные новости, небольшое угощение.

     Участие занятых и их представителей в  советах и комитетах обеспечивает информирование сотрудников и представление их интересов в органах влияния на происходящее.

     Для развития внутриорганизационных коммуникаций полезны визиты представителей одной  части компании в другую. Так, например, сотрудники службы продаж могут посещать производственные  подразделения. Сотрудники инжиниринговых служб - службу продаж и наоборот⁵.

     Ежегодные отчеты, как отмечает И. Алешина, являются относительно новым и менее распространенным средством донесения организационной информации до сотрудников, в то время как зарубежные фирмы давно их используют. "Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться с как единые годовые отчеты... Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма"⁶.

     Вообще, личное общение директоров фирмы  с сотрудниками очень высоко ими ценится. Высокая должность, принадлежность собеседника к "вершителям судеб" прибавляют авторитетность их суждениям. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений⁷.

     Кроме того, нельзя не отметить важность эмоциональной связи таких встреч, которая помогает руководителю расположить к себе сотрудника, а значит, в будущем не так остро воспринимать непопулярные меры. Барбара Джи так говорит об этом:

     «Многие руководители отвергают саму идею о том, что эмоции составляют неотъемлемую часть деловой жизни. Но последние исследования, проведенные учеными-медиками из Сан-Франциско, дали нам новое поразительное доказательство тому, что наш разум, особенно способность принимать решения, управляется скорее эмоциями, нежели логикой»⁸.  

     2.3.Обратная связь. Методы налаживания обратной связи

Разговорные методы:

     Индивидуальные  беседы

     Личные, тет-а-тет, беседы дают и отправителю  и получателю информации возможность  принимать участие в процессе коммуникации, включают в себя возможность  обратной связи, а также (по крайней мере, в теории) минимизируют проблемы непонимания. Однако подобные беседы отнимают много времени, и в тех случаях, когда одно и то же сообщение должно быть доведено до адресата несколько раз, существует риск возникновения некоторых рассогласований в результате того, что сообщение не каждый раз было высказано в одном и том же виде.

     Групповые совещания

     К гораздо более общепринятой практике относится проведение групповых  совещаний, в рамках которых один человек общается с целой группой.  Механизм групповых совещаний может быть частью так называемого каскадного процесса коммуникации, в рамках которого информация спускается сверху по следующей схеме: каждый менеджер проводит совещание со своей группой, члены которой потом расходятся и проводят совещания уже со своими группами.

     Собрания  сотрудников

     Время от времени целесообразно проводить  собрания сотрудников как всей компании в целом, так и ее отдельных  организационных подразделений. И  хотя проведение таких встреч может  быть связано с некоторыми трудностями (к примеру, кто-то из сотрудников в любом случае должен оставаться на своем рабочем месте и следить за текущими делами), подобные встречи предоставляют каждому участнику возможность увидеть своих коллег и услышать одно и то же сообщение в одно и то же время, что и остальные. Безусловно, в рамках больших собраний трудно наладить механизм обратной связи, поскольку люди часто стесняются задавать вопросы или высказывать свои комментарии перед лицом толпы. Однако существуют техники, которые могут упростить задачу построения обратной связи: к примеру, письменные вопросы или распределение на более мелкие группы, каждая из которых выделяет своего представителя сама или он назначается для каждой группы.

     Конференции

     Компания  может организовывать конференции, целью которых может стать: обсуждение какой-либо новой идеи; обсуждение изменения местонахождения компании; ввод в производство нового вида товара; запуск в действие программы. по созданию корпоративной идентичности. Как правило, такие конференции собираются по какому-либо конкретному поводу и имеют характер одноразовых мероприятий; что отличает их от собраний сотрудников, которые могут являться частью ежегодного плана организационной деятельности.

     «Рабочие  прогулки»

     Методика  «рабочих проryлок», известная также под названием «управление во время обхода» (Management bу Walking About - МBWА), заключается в том, что менеджер обходит входящие в сферу его ответственности производственные помещения для того, чтобы составить представление о том, как складывается рабочий процесс, и дать возможность сотрудникам высказаться о волнующих их проблемах. Для успеха коммуникационной техники МBWА крайне важно учитывать особенности корпоративной культуры организации. Если сотрудники компании с подозрением относятся к представителям руководства, практика MBWA только лишь усилит подозрения, а пришедший менеджер будет восприниматься как шпион начальника. Однако в рамках не иерархически выстроенной организации, там, где сотрудники могут легко получить доступ к руководителю компании и приучены воспринимать менеджеров с доверием, применение методики MBWA является вполне логичным шагом.

     Все вышеназванные техники имеют  характер личной, разговорной коммуникации. Технологические достижения последнего времени привели к увеличению роли механизмов неличной устной коммуникации:

     Телевидение

     В последнее время среди крупных  компаний получило распространение  использование закрытых телеканалов (Closed Circuit Televisioп - CCТV).~ Подобные системы  телекоммуникации предоставляют возможность  сотрудникам организации видеть и слышать сообщения руководства непосредственно на своих рабочих местах; с помощью специально установленных телемониторов. ССТV с открытым доступом предоставляют сотрудникам организации возможность составить свои личные программы, которые могут быть показаны их коллегам, а также возможность графической иллюстрации своих профессиональных задач.

     Еще более недавним явлением стало так  называемое «Деловое Телевидение» (Business Television - BTV). Будучи впервые использовано компанией ВТ, телеканал BTV использует систему спутникового телевидения для живой передачи актуальных новостей.

     Радио

     Внутрикорпоративные радиостанции стали частью рабочей  жизни с тех пор как несколькими  английскими пекарнями были организованы первые :радиопрограммы «Музыка на рабочем месте».Эти программы доходили до своих слушателей через систему репродукторов и их задача заключалась в том. чтобы снизить отрицательное воздействие производственного шума.

     Сегодня местные радиостанции могут создать  так называемый «музыкальный фон», в который время от времени вклиниваются информационные выпуски, подготовленные компанией для своих сотрудников.

     Следует отметить, что и радио и телевидение  являются интерактивными средствами связи, т. е. подразумевают возможность  обратной связи сотрудников со своими начальниками. К сожалению, лишь немногие компании на практике реализуют эту функцию ТВ и радио.

     Теле- и видеоконференции

     Данный  метод коммуникационной работы позволяет  осуществить общение значительного  числа людей посредством телефонной связи или, что в последнее время стало достаточно популярным, организовать телефонную связь, сопровождаемую видеоизображением участников. Данный метод позволяет экономить время и деньги, избавляет сотрудников от необходимости покидать рабочие места, отправляясь к месту назначенной встречи, а кроме того, предоставляет каждому участнику конференции возможность высказываться в режиме реального времени.

     Горячие линии

     В качестве одного из методов работы по налаживанию внутренних коммуникаций компания может организовывать еще одну, специальную, временную горячую линию, по которой каждый сотрудник может обратиться по какому-либо конкретному вопросу. Такая услуга может существовать также и на постоянной основе. Наличие подобного рода горячей линии дает сотрудникам возможность сделать телефонный звонок, обсудить возникшую проблему, оставить сообщение на автоответчике (как анонимное, так и авторизированное) или же про слушать записанное сообщение, посвященное интересующей его теме. Неудивительно, что данная методика коммуникационной работы получила широкое распространение. К примеру, компания ВТ имеет постоянную службу горячей линии для своих сотрудников. Любой из них может позвонить по номеру 0800 и получить трехминутное сообщение о состоянии дел копании. Каждую неделю отмечается до 15 000 звонков.

       Визуальные/письменные  методы

     Внутрикорпоративное издание

     Корпоративная газета или журнал – один из самых  эффективных способов налаживания  обратной связи в компании. Помимо того, что персонал своевременно информируется обо всем, что происходит в организации, каждый сотрудник может посредством письма или телефонного звонка прояснить интересующий его вопрос. Подробнее об этом – в главе 3.