Выставки и ярмарки как средство продвижения на внешнем рынке

Существуют также  временные объединения международных  отраслевых выставок и ярмарок по отдельным группам товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам, полиграфическому оборудованию, текстилю.                         Правовое положение участников выставок и ярмарок и их устроителей определяется утвержденным надлежащим порядком регламентом или правилами участия в выставках и ярмарках. Правительства государств, на территории которых проводятся выставки и ярмарки, оказывают им содействие в создании материальной базы и в установлении различных льгот для экспонентов и их грузов. В каждом государстве сложился особый подход к организации ярмарочного дела, но неизменным остается одно: сфера торгово-промышленных выставок в Европе находится под контролем государства. Наиболее жесткому контролю подвергаются страны Пиропы: Германия, Италия, Франция, Испания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3

 

ВЫСТОВАЧНАЯ КОМПАНИЯ «УЛАН-УДЭНСКАЯ ЯРМАРКА»

 

 

  Выставочная компания «Улан-Удэнская ярмарка» является единственным специализированным предприятием в республике Бурятия в области организации и проведения выставок-ярмарок, успешно действующее более 15 лет. «Улан-Удэнская ярмарка» 15 лет назад Постановлением Администрации города Улан-Удэ получила путевку в жизнь, успешно и плодотворно развивается все эти годы, решая все поставленные перед ней задачи. На ее счету уже сотни выставочно-ярмарочных мероприятий от городского до международного уровня. По самым скромным подсчетам на Улан-Удэнской ярмарке приняло участие около четырех с половиной тысяч экспонентов, посетило около полумиллиона человек, заключено контрактов более 130 млрд. рублей. Ежегодно «Улан-Удэнская ярмарка» проводит до 30 выставочно-ярмарочных мероприятий от регионального до международного уровня. Улан-Удэнская ярмарка, безусловно возродила традиции знаменитых некогда Верхнеудинской ярмарки, ведущей свое летоисчисление с 1780 года. Как известно на территории бывшего Советского Союза были наиболее знамениты Макарьевская ныне Нижегородская ярмарка (с 16 века), Ирбитская на Урале (в 30 годах 17 века), Успенская на Новой Ладоге, Меновническая близ Оренбурга, Кояндинская в Средней Азии и Верхнеудинская за Байкалом. Международная Улан-Удэнская ярмарка традиционно проходит в июне-мае месяце, что связано с возможностью ее участников посетить озеро Байкал в благоприятный климатический период. Улан-Удэнская ярмарка носит многоотраслевой характер и успешно удерживает международный статус благодаря участникам из разных стран,но, в основном, из Монголии, а в последние годы и из Китая.

 

 

        

 

 

 

 

ВК «Улан-Удэнская ярмарка» разработала и уже много лет  успешно проводит ряд специализированных выставок. Это выставки - «Здоровье  Бурятии», «Стройка», «Энергетика. ЖКК. Рынок ПГС. Жилье», «Автотрансэкспо. Дороги. Логистика. Склад», «Стройиндустрия: наш дом», «Улан-Удэнская продовольственная ярмарка», «Недра Бурятии», «Мебель. Деревообработка. Лес», Байкальская торгово-инвестиционная ярмарка и многие другие. Выставочные мероприятия «Улан-Удэнской ярмарки» заняли прочное место в календаре российских, а тем более межрегиональных выставок-ярмарок. Специализированные выставки ВК «Улан-Удэнская ярмарка» составляют основной костяк выставочно-ярмарочных мероприятий в республике Бурятия, утвержденных Президентом Республики Бурятия. ВК «Улан-Удэнская ярмарка» была оператором специализированной выставки «Туризм и отдых в Бурятии», «Наука. Инновации. Бизнес», выставки Байкалинфо в рамках Байкальского информационного форума. «Улан-Удэнская ярмарка»-оператор Байкальского экономического форума, прошедшего с большим успехом в г. Улан-Удэ в июле 2009 года.

       

 

 

 

 

 

 

 

В своей деятельности ВК «Улан-Удэнская ярмарка» целенаправленно  осуществляет концепцию развития выставочно- ярмарочной деятельности в контексте развития российских межрегиональных экономических интеграционных процессов, а на международном уровне - по осуществлению внешнеэкономических связей с соседней Монголией и Китаем. ВК «Улан-Удэнская ярмарка» по Указу Президиума с марта 2007 года является действительным членом Национальной Торгово- Промышленной Палаты Монголии, а также российским оператором Харбинского международного выставочного центра (Китай), согласно подписанному в сентябре 2008 года Соглашению между Канцелярией ХТЭЯ. ВК «Улан-Удэнская ярмарка» является организатором российско-монгольской межотраслевой Байкальской ярмарки, которая проходит ежегодно в октябре месяце в г. Улан-Батор. а также организовывает выезд экспонентов на выставки в г. Улан-Батор. Российско-монгольская ярмарка в г. Улан-Батор дает конкретную возможность освоения сложнейшего рынка Монголии российскими предприятиями. В 2010 году ВК «Улан-Удэнская ярмарка» принята в Ассоциацию «Торгово-экономическое сотрудничество регионов России и Китая», участник Форума торгово-экономического сотрудничества провинции Хэйлунцзян - Гонконга - Аомэня (Макао) - Тайваня - Регионов России. Также ежегодно организовывается выезд экспонентов в г. Маньчжурия на выставку научно-технических разработок. Налажены связи с крупнейшими выставочными компаниями России, Монголии, стран СНГ. ВК «Улан-Удэнская ярмарка» активно перенимает передовой опыт выставочно-ярмарочной отрасли. Так, наглядным, успешным и доброжелательным является плодотворное сотрудничество с руководством ОАО «Дальэкспоцентр», Кузбасской ярмарки, ВДЭНХ-ЭКСПО, Хабаровской ярмарки, ВЦ «Забайкальский», а также Харбинского выставочного центра (Китай) и Мишэльэкспо (Монголия).  
ВК «Улан-Удэнская ярмарка» участвует в работе посто¬янно-действующей выставки при Представительстве Президента РБ при Президенте РФ. Особым достижением является начало работы Торгового Дома «Улан-Удэнская ярмарка» в г. Москва в специально выделенном Правительством г. Москва помещении. Это создает основу для выхода на рынок Москвы - предприятий-участников Улан-Удэнской ярмарки, в первую очередь. Безусловно, успешное осуществление этого проекта станет реальным и эффективным вкладом в развитие межрегиональных связей между г. Москва и республикой Бурятия, и развитие предпринимательства, инвестиционной привлекательности республики Бурятия.

        

 

 

 

 

 

«Улан-Удэнская ярмарка» плодотворно сотрудничает с различными министерствами и ведомствами по организации выставочной деятельности в республике. Деятельность «Улан-Удэнская ярмарка» - это своего рода визитная карточка Бурятии и от качества ее услуг, деловой репутации формируется  деловой имидж нашей республики. «Улан-Удэнская ярмарка» является лауреатом  Всероссийского Выставочного Центра, ее деятельность признана в деловых  российских и международных кругах, в выставочном сообществе, отмечена высокими республиканскими, российскими  наградами, а также государственными наградами Китая и Монголии. 

Главной целью для них является обеспечение представительности, рост объема договоров, заключенных на наших ярмарках, повышение уровня сервиса и разнообразие предоставляемых услуг, что, безусловно, связано с социально- экономическим уровнем развития нашей республики. Единственной острой проблемой является отсутствие в республике постоянно-действующего специализированного помещения для проведения выставочно-конгрессных мероприятий. Для решения этого вопроса принимается много мер Президентом, Правительством Республики Бурятия, Администрацией города Улан-Удэ, бизнес-сообществом, партнерами «Улан-Удэнской ярмарки» Инвестиционное предложение Улан-Удэнской ярмарки «Байкальский выставочно-конгрессный комплекс» вошло в Программу социально- экономического развития Республики Бурятия.

 

 

 

 

 

 

Проведение традиционных Улан-Удэнских ярмарок было бы невозможным  без поддержки Президента и Правительства  Республики Бурятия, Администрации  г. Улан-Удэ, государственных служащих городского, республиканского и федерального уровня, интереса журналистов и общественности. Сотрудники ВК «Улан-Удэнской ярмарка», поверившие в успешную будущность своего предприятия прилагают немало сил  и средств для его развития. ВК «Улан-Удэнская ярмарка»-это успешная команда профессионалов! 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ВЫСТАВОК И ЯРМАРОК 

 

Организационный процесс  при участии в выставке делится  на три этапа:

1. предвыставочная работа;
2. работа на выставке;
3. работа после выставки.

Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к  ней следует уже начинать. Процедура  подготовки к ярмарке-выставке занимает, как правило, от 20 до 52 недель в зависимости  от размеров предприятия, места проведения мероприятия и многообразия поставленных целей.

В плане сроков выполнения работ должны быть отражены все виды деятельности – в зависимости  от конкретных задач – в четкой временной последовательности. Разработке плана предшествует составление  подробного перечня отдельных действий с параллельной оценкой сроков, требующихся  для выполнения каждого из них  в отдельности. Необходимо отметить, что основанием для составления  такого перечня служат ограничительные  сроки – обязательные даты представления  необходимых документов. Затраты  времени на реализацию конкретных задач  тоже должны быть рассчитаны. Вместе с  датами исполнения и завершения работ  учитываются все сроки, которые  только могут быть запланированы  заранее, включая установленные  устроителем выставки периоды монтажа  и разборки.

Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами  деятельности, которые требуют планирования на долгий срок (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды работ рассчитываются с некоторым заделом, т.е. дата начала данной работы может изменяться в  соответствии с необходимыми для  ее выполнения действиями.

План нужно составить  так, чтобы в него вошли все  те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке. В плане  предусматривается:

1. определение значения выставки в системе маркетинга;
2. конкретизация целей участия в выставке;
3. сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;
4. оценка группы клиентов-посетителей;
5. отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;
6. составление сметы расходов;
7. организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

Метод сетевого планирования, полностью применим при подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий. Сетевой метод –  как сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, который должен проводиться параллельно.

Иными словами, целесообразно  построить сетевой график, моделирующий процесс подготовки к участию  в каждой конкретной ярмарке или  выставке, и на его основе рассчитать сроки начала и окончания отдельных  работ, обеспечивающих своевременную  подготовку к данному мероприятию.  
Одновременно с указанием ответственных исполнителей по отдельным работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего комплекса работ, обусловленного подготовкой к участию в данной ярмарке или выставке, обеспечивается решение следующих задач:

1.  определяется способ участия в ярмарке или выставке;

2.  выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

3.  определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь. Такие экспонаты устанавливаются службой управления маркетингом и их выбор основывается на результатах сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки, или выставки, так и состава потенциальных посетителей данного мероприятия. Количество выбираемых экспонатов зависит от сформулированных фирмой целей и предполагаемой к использованию ярмарочной и выставочной площади.

4.  обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

5.  подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке.

6.  составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

7.  подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8.  составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;

9.  организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

10.  создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

11.  согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

12.  печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

Решение перечисленных  выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже  за день до открытия или непосредственно  в день начала работы ярмарки или  выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации. Фирма так же может распространить соответствующие пресс-релизы через  пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке