Бухгалтерское дело и его необходимость в организации

    При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

    Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в  случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

    Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

    Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.

    Строение учетных регистров определяется формой бухгалтерского учета.

    Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров для отражения  хозяйственных операций в последовательности и группировке приемами записей. В Российской Федерации широко применяются  мемориально-ордерная, журнально-ордернaя, таблично-перфокарточная и автоматизированная формы бухгалтерского учета. А на малых предприятиях распространилась упрощенная форма бухгалтерского учета.  

    1.1.6 Разработка документооборота.

    Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

    График  документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

    Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

    Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

    График  должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

    Правильное  составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

    Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и  качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

    Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота в организации  осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

    Для каждого документа в бухгалтерском  учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для  всех документов существуют пять основных этапов:

    1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции, а если это не представляется  возможным - непосредственно после  ее окончания в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к его оформлению;

    2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

    3) проверка принятых документов  бухгалтером по форме (проверяются  полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

    4) обработка документа в бухгалтерии,  которая осуществляется в три  этапа: 

    - таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

    - группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

    - контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

    5) сдача документов в архив на  хранение после составления по  ним учетных регистров.

    График  документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации  учетных работ.

    Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

    Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Бланки  строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность.

    Обработанные  вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

    Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные  рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

    В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

    Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры  кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

    Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

    Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

    Выдача  первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных  подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

    В случае пропажи или гибели первичных  документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

    В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

    Результаты  работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем  предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.  

    1.2 Бухгалтерское дело на стадии функционирования организации.

    1.2.1 Взаимодействие с покупателями и поставщиками.

    Предприятия постоянно ведут расчеты с  поставщиками за приобретенные у  них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями – за купленные ими товары; с заказчиками – за выполненные работы и оказанные услуги.

    В условиях нестабильной рыночной экономики  риск неоплаты или несвоевременной  оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской и кредиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово – хозяйственной деятельности неизбежна и должна находиться в рамках допустимых значений.

    Сомнительная  дебиторская задолженность и просроченная кредиторская задолженность свидетельствуют о нарушениях поставщиками и клиентами финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля.

    Хозяйственные связи - это необходимое условие  деятельности предприятия, так как  они обеспечивают бесперебойность  снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг).

    Оформляются и закрепляются хозяйственные связи  договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком  товарно-материальных ценностей, работ  или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками (подрядчиками).

    По  определению Кондракова М.П., к поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а так же оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды и др.) и выполняющие различные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).

    Порядок расчетов между предприятием поставщиками и подрядчиками по внутри – российским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ.

    Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и активном счете 61 «Расчеты по авансам выданным». На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется учет расчетов за полученные ТМЦ, выполненные работы и услуги, расчетные документы, по которым акцептованы и подлежат оплате; расчеты по которым производятся в порядке плановых платежей; расчетные документы, по которым не поступили (неотфактурованные поставки); излишки ТМЦ, выявленные при их приемке.

    По  кредиту счета 60 в корреспонденции  со счетами производственных запасов, товаров, издержек производства и обращения  отражается задолженность предприятия  поставщику (подрядчику) за фактически поступившие ТМЦ, принятые работы и услуги, за услуги по доставке ТМЦ, а так же НДС.

    При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в Ж/О № 6, где синтетический расчет учетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведут в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в Ж/О № 6.

    При автоматизации учета на основании  выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками и покупателями («Расчет с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты по авансам», «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты по претензиям»). Эти машинограммы служат основанием для разработки оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным, на основании которых делаются записи в Главную книгу.