Конспект лекцій по дисципліни “Теорія бухгалтерського обліку”

Кожен документ повинен  мати реквізити. Реквізитами документа називають зведення, що містяться в документі. Для надання документам юридичної чинності, кожний документ повинен мати наступні обов’язкові реквізити:

• найменування документа;
• код форми;
• дата упорядкування; отримання господарської операції;
• вимірники операції;
• найменування посадових осіб відповідальних за операцію, їх особисті підписи;
• розшифрування підпису.

В необхідних випадках у  первинному документі можуть бути наведені додаткові реквізити :

• номер документа;
• назва підприємства;
• адреса; номер рахунку в банку; найменування банку;
• код банку;
• преса; штамп і т.д.

Запис в первинних  документах повинен робитися чорнилом, кульковою ручкою, за допомогою друкарської машинки, засобів автоматизації і т.д.

Забороняється: використовувати  простий олівець. Вільні рядки первинних  документів підлягають обов’язковому  заповненню або викресленню.

Деякі документи складають  на бланках суворої звітності, що надходять на підприємства в заздалегідь пронумерованому виді типографічним способом або нумератором.

 

3.  Первинна обробка документів – підготовка документів для запису у відповідні облікові реєстри (книги, журнали, відомості). Тому висока якість первинних документів, тобто відсутність помилок у їхньому заповнені, чіткий і розбірливий запис реквізитів є найважливішою умовою складання якісних і достовірних зведених реєстрів і звітності. Документи повинні здаватися в бухгалтерію у встановлені графіком документа обороту терміни.

Обробка починається на етапі приймання документів. Прийнявши документ, бухгалтер обов’язково повинний перевірити документ. Документ перевіряється за :

• формою;
• арифметично;
• по суті господарської операції.

Перевірка за формою: дотримання форми документів, повнота і правильність оформлення документів, наявність у них обов’язкових реквізитів, відповідність дозвільних підписів затвердженому списку осіб на право підпису.

Арифметична перевірка: правильність обчислень і підсумкових (у т.ч. проміжних) підрахунків.

Перевірка по суті: перевірка  законності і доцільності господарської  операції, правильність проставлених розцінок, норм витрат (видачі), цін  по суті господарської операції. Зміст  документа повинен коротко, але  чітко і недвозначно виражати суть господарської операції.

Бухгалтер зобов’язаний при прийманні й обробці документів звернути увагу на:

• Написання дати документа.
• Наявність номера документа (а в документах суворої звітності і серії). Видача (виписка) будь-якого документа повинна бути зареєстрована.
• Правильне позначення вимірника господарської операції. Відсутність вимірника в документі позбавляє його обліково-розрахункової основи. Загальні цифрові дані деяких документів повторюються прописом.

Після перевірки на документі  вказуються рахунки, що кореспондуються, тобто робиться контирування (розмітка). Всі документи систематизуються, групуються по економічному утриманню і записуються в облікові регістри.

 

4. Під документообігом розуміють організовану систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

Розробка  механізму управління документообігом  є необхідною складовою організації  бухгалтерського обліку, в тому числі  і облікової політики, що забезпечує стабільність роботи бухгалтерської служби, чіткість руху та оперативність обробки документів, своєчасність прийняття управлінських рішень.

Неправильно організований  документообіг може призвести до негативних наслідків на підприємстві, зокрема:

• несвоєчасна доставка звітної інформації (документів);
• не прогнозованість маршрутів руху звітних і управлінських документів;
• відсутність відповідальних через не закріпленість документів за відповідними співробітниками;
• неможливість прийняття рішень без залучення додаткової інформації (яка не міститься в документах).

Кожна господарська операція, що здійснена на підприємстві, повинна бути відображена в бухгалтерському  обліку. У зв’язку з тим, що документи  оформлюють працівники, які здійснюють господарські операції (далеко не завжди бухгалтери), на підприємстві необхідно чітко розмежувати відповідальність за оформлення і подання первинних документів до місць їх обробки та зберігання. З цією метою на підприємстві складають графік документообігу.

Графік  документообігу - це затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах, який регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів тощо, термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Графік документообігу розробляється головним бухгалтером, затверджується і вводиться в  дію наказом керівника для  того, щоб бути безумовно обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов’язаних з первинними документами та веденням обліку.

Основні принципи побудови графіків документообігу наступні:

Документ слід складати в момент виконання господарської  операції; після оформлення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за достовірністю показників документа. З графіка має бути виключений час проходження документа по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції. Наявність таких інстанцій у графіку призводить до зайвих витрат часу на проходження документа і затримки його прийняття до обліку. Якщо документ виявився не в порядку, слід негайно його повернути, або відхилити, але не затримувати. Оперативні документи повинні, обминаючи головного бухгалтера, направлятися безпосередньо виконавцям.

Час проходження документа  від місця складання до бухгалтерії  повинен бути мінімальним, а надходження  документів до бухгалтерії - рівномірним, тому що лише за цих умов бухгалтерія зможе оперативно здійснювати свої контрольні функції. Для цього необхідно обмежити коло осіб, які беруть участь у складанні того чи іншого документу.

У графіку повинен  бути чітко зазначений час складання  документа і його проходження  через кожну інстанцію; строки передачі документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені. Визначаючи терміни виконання окремих операцій (оформлення, обробки документа тощо), слід враховувати трудомісткість кожної з них.

Графік оформлюється у вигляді  схеми, де вказується кількість примірників документа, відповідальні особи за його складання і перевірку, термін виконання та інше.

Затвердження  графіку документообігу є складовою  частиною формування облікової політики на підприємстві, так як регламентування  процесу обробки інформації та її документування дозволяє чітко організувати бухгалтерський облік кожної окремої господарської операції. А оптимально розроблений графік документообігу сприяє покращанню усієї роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт.

Графік документообігу розробляється  головним бухгалтером, затверджується і вводиться в дію наказом  керівника для того, щоб бути безумовно  обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов’язаних з первинними документами та веденням обліку.

 

Основні принципи побудови графіків документообігу наступні:

 

1. Документ слід складати в момент виконання господарської операції; після оформлення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за достовірністю показників документа. З графіка має бути виключений час проходження документа по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції. Наявність таких інстанцій у графіку призводить до зайвих витрат часу на проходження документа і затримки його прийняття до обліку. Якщо документ виявився не в порядку, слід негайно його повернути, або відхилити, але не затримувати. Оперативні документи повинні, обминаючи головного бухгалтера, направлятися безпосередньо виконавцям.

2. Час проходження документа від місця складання до бухгалтерії повинен  бути мінімальним, а надходження документів до бухгалтерії - рівномірним, тому що лише за цих умов бухгалтерія зможе оперативно здійснювати свої контрольні функції. Для цього необхідно обмежити коло осіб, які беруть участь у складанні того чи іншого документу.

3. У графіку повинен бути чітко зазначений час складання документа і його проходження через кожну інстанцію; строки передачі документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені. Визначаючи терміни виконання окремих операцій (оформлення, обробки документа тощо), слід враховувати трудомісткість кожної з них.

Графік оформлюється або як схема, або як перелік робіт.

Працівники структурних  підрозділів і функціональних служб  заповнюють та надають документи, що стосуються сфери їх діяльності, згідно з графіком документообігу. З цією метою кожному виконавцю дають  витяг з графіка, в якому зазначаються первинні документи, строки їх надання і підрозділи, до яких їх необхідно надати.

Заключним етапом документообігу виступає формування справ облікової служби для організації поточного і довготривалого зберігання по кожному їх виду.

Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному порядку з оформленням довідки для архіву, де зазначається:

- найменування облікового  регістру, до якого відносяться  такі первинні документи;

- період, до якого відносяться  скомплектовані документи;

- перелік скомплектованих  первинних документів;

- дата комплектації  і передачі документів до архіву;

- підпис відповідальної  особи.

Відповідальність за стан зберігання та цілісність документів несуть особи, уповноважені головним бухгалтером або іншою особою, яка здійснює бухгалтерський облік на підприємстві.

З моменту заведення  і до моменту передачі до архіву підприємства справи зберігаються за місцем їх формування, у зв’язку  з цим необхідно розрізняти поточний та постійний архів облікових документів.

Поточний  архів створюється в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік чи місяць, по яких складено і подано за встановленими адресами бухгалтерську звітність і ті, до яких працівники бухгалтерії часто звертаються.

Згідно з правилами архівної роботи документи минулого року зберігаються в бухгалтерії протягом всього наступного року, після чого здаються до постійного архіву підприємства.

До способів зберігання рознесених по бухгалтерських регістрах  документів відносять: кореспондентський, предметний і хронологічний.

Порядок поточного зберігання первинних документів і регістрів  бухгалтерського обліку призначений  забезпечити швидкість і зручність пошуку необхідного документу. Поточний архів заснований на чіткій класифікації документів і системному формуванні їх в справи.

Принципи формування справ бухгалтерського архіву

 

Первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регістрів  бухгалтерського обліку.

Кожна партія первинних  документів за поточний місяць, яка  відноситься де певного регістру бухгалтерського обліку, комплектується окремо в хронологічному порядку  і супроводжується довідкою для  архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного обліку, номери документів (з № ... по № ... включно) і кількість листків.

Касові документи, авансові звіти, виписки банків з доданими документами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані  в хронологічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені. Кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коротким і точним, при його складанні необхідно враховувати строки зберігання документів.

Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.

Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:

1. Організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів.
2. Внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо).
3. Первинні документи.
4. Облікові регістри.
5. Планова і звітна документація.
6. Листування.

Розміщення справ супроводжується  присвоєнням індексів, тобто умовним  позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку  справи. Сформована номенклатура справ затверджується керівником підприємства.