Конспект лекцій по дисципліни “Теорія бухгалтерського обліку”

Поточний архів підприємства можна зберігати в папках, або  зв’язаних пачках на стелажах, полицях, у шафах і ящиках столів у приміщенні бухгалтерії, якщо вона в неробочий  час надійно замикається, що виключають можливість їх втрати або псування. У випадку втрати або знищення первинних документів керівник підприємства призначає комісію по розслідуванню причин їх втрат або знищення. Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджується керівником підприємства. Одразу ж після складання бухгалтерського звіту за місяць, до якого належать документи поточного архіву, їх передають до постійного архіву.

Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами для розміщення на них папок з документами. Входити до архіву мають право тільки головний бухгалтер і завідувач архівом (архіваріус). Обов’язки архіваріуса можуть бути покладені на будь-кого з працівників центральної бухгалтерії, призначеного наказом керівника. В постійному архіві зберігаються документи, що передаються з поточних архівів, бухгалтерські регістри, річна і квартальна звітність.

Прийняті на зберігання справи архіваріус реєструє в архівній книзі, зі зазначенням на кожній папці  її номеру за архівною книгою. Архівна  книга орієнтовно може мати таку форму:

 

Таблиця 3.

Дата прийняття на зберігання	Номер папки (справи)	Назва справи	Рік і місяць	Зміст		Кількість аркушів	Примітка
				Початковий номер	Кінцевий номер
1	2	3	4	5	6	7	8

Архіваріус  зобов’язаний щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, робити про це відмітку в архівній книзі, стежити за збереженістю і порядком архіву. Ключі від архіву зберігаються в архіваріуса. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера. При цьому на місце виданого документа прикріпляють розписку особи, яка взяла його в тимчасове користування.

Тривалість  зберігання документів у постійному архіві різна. Строки зберігання документів наведені на підставі “Переліку типових документів, які створюються в результаті діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням строку зберігання”. Рекомендується дотримуватися строків зберігання документів, тому що у випадку відсутності (в зв’язку зі знищенням) первинних документів на підприємстві, працівники податкових служб можуть вимагати їх відновлення. Документи зі строком зберігання не більше одного року можна здавати до архіву після звичайного підшивання в папки або в пачки будь-якої товщини без картонної обкладинки. Решту документів слід оформлювати в папки до 2,5 см товщини. На верхній обкладинці кожної папки зазначають: назву підприємства, назву справи, індекс справи за номенклатурою виробництва, рік і місяць початку та закінчення справи. На внутрішній стороні нижньої обкладинки проставляють кількість аркушів у папці (аркуші попередньо нумерують кольоровим олівцем), а також перший та останній номер журналу.

Для роботи в архіві потрібно дотримуватись систематизації архівного зберігання документів, яка полягає у визначенні правил зберігання інформації, її пошуку і використання для управлінських рішень і ділових процедур. З цією мстою створюється опис справ.

Опис справ - це архівний довідник, що являє собою систематизованим перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу і змісту справ закріплення їх систематизації всередині фонду та обліку справ. Описі складаються окремо на:

- справи постійного  зберігання;

- справи тимчасового  (понад 10 років) зберігання;

- справи щодо особового складу та інші одно типові справи;

-справи, що складаються  із специфічних, характерних тільки  для цієї організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові та слідчі справи, наукові звіти за темами тощо);

- службові  відомчі видання.

Окремий опис являє собою перелік справ із самостійною порядковою закінченою нумерацією.

Паперові архіви займають корисну площу приміщень і  характеризують низьким рівнем організації  пошуку необхідної інформації. Перехід  на систему електронного документообігу сприяє вирішенню цієї проблеми, але для цього паперові документи спочатку слід перевести в електронну форму.

Електронний архів вирішує завдання архівного зберігання електронних документів в рамках документального забезпечення управління.

 Стороннім особам (юридичним або фізичним) справи у тимчасове користування видаються з дозволу керівника підприємства. Вилучати документи зі справи постійного зберігання заборонено. Як виняток це допускається з дозволу керівника підприємства причому обов’язковим є залишення у справі засвідченої копії документа. Копія засвідчується підписом посадової особи, відповідальної з зберігання документів, та печаткою підприємства.

Первинні  документи та регістри бухгалтерського  обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами.

Вилучення здійснюється лише в присутності тих посадових  осіб підприємства, у яких вилучаються документи.

При відсутності  посадових осіб підприємства, у яких здійснюється вилучення документів, таке вилучення може здійснюватися лише на підставі мотивованої постанови слідчого по заведеній кримінальній справі в порядку, визначеному Кримінально-процесуальним кодексом України. Така ситуація можлива при спробі вилучення документів у нічний час, у вихідні і святкові дні, при відсутності працівників і керівництва підприємства на їх робочому місці, з інших причин.

Посадова  особа підприємства має право  у присутності представників  органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються, (із зазначенням підстави і дати вилучення). Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

Якщо вилучають  не до оформлені томи документів, то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, працівники підприємства можуть до оформити ці папки (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою). Вилучення оформлюється Протоколом (актом), копія якого надається під розписку відповідній посадовій особі підприємства.

У разі повернення зазначеними органами документів, раніше вилучених, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або  знищення первинних документів, облікових  регістрів або звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні  органи та письмовим розпорядженням (наказом) призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний строк. Ті бухгалтерські документи, термін зберігання яких закінчився та за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спор підлягають знищенню.

Для знищення документів, створюється експертна комісія, до скла, якої входять як працівники підприємства, так і працівники Держархіву: голова - заступник керівника, секретар - керівник архівного підрозділу а відділу кадрів, члени комісії - провідні спеціалісти підприємства. Свої засідання комісія провадить не менше одного разу на рік. Рішення комі вважається правомірним, якщо на її засіданні були присутні не менш як третини її складу і за такс рішення проголосувала більшість її член присутніх на засіданні. Комісія є дорадчим органом, її рішення обов’язкове для виконання всіма структурними підрозділами підприємства ніс затвердження керівником підприємства.

Завдання  комісії - організація і проведення спільно з діловодне службою та архівним підрозділом підприємства (на малих підприємствах відповідальним за діловодство працівником) щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю організацією документообігу. Комісія затверджує опис справ, віднесені попередньою експертизою цінності документів до Національного архіву, номенклатури справ поточного діловодства, акти про вилучення документів не віднесених експертизою до Національного архіву.

Після завершення експертизи цінності документів складають описи  справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Утилізація документів проводиться шляхом їх спалювання або  перед; до пункту вторинної сировини з обов’язковим отриманням приймально-передавальної накладної із зазначенням кількості справ, ваги та з печаткою такого підприємства. В архівній книзі зазначають, які справи вилучені архіву. Після цього складається опис таких документів і акт про вилучення для знищення.

Потім опис і акт разом із супровідним листом на ім’я голови комісії регіонального відділення Держархіву передаються секретарю архіву. Ці документи розглядаються на засіданні експертної комісії архіву. У випадку позитивного рішення експертної комісії на описі і акті ставляться позначки архіву - підписи, печатка і передають їх на підприємство.

Акти на вилучення  з архіву справ з документами  зберігаються у головного бухгалтера підприємства.

При регіональних відділеннях  Держархіву зазвичай існують госпрозрахункові підприємства, які надають платні послуги по відбору, сортуванню і прийняттю на знищення і зберігання документів підприємства. Підприємство може укласти договір на виконання таких послуг. Після цього по опису і передавальній накладній передаються всі непотрібні документи (які підлягають знищенню і ще не підлягають знищенню) на підприємство архіву. Спеціалісти архіву здійснюють сортування документів на ті, що підлягають знищенню, і ті, що підлягають зберіганню в їх архіві. Складаються відповідні описи і акти на знищення. Відповідальність за правильність сортування і знищення документів підприємства несе підприємство архіву. Підприємству необхідно для цього надати копії Актів перевірки діяльності контролюючими органами.

З часом підприємство, де зберігаються ваші документи, відслідковує строк зберігання яких документів вийшов, і після підтвердження підприємством того, що періоди роботи підприємства, до яких відносяться ці документи, пройшли перевірку, складає опис і акт на знищення з передачею на підприємство.

При реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству (правонаступнику) останнє приймає за актом всі незавершені діловодством справи підприємства, що реорганізується, та його архів.

При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, документи повинні бути прийняті архівним підрозділом при органі місцевої адміністрації. Якщо йдеться про документи діючого підприємства, то за методичною допомогою з систематизації документів, проведення експертизи їх цінності і підготовки до знищення краще звернутись до місцевої державної архівної установи.

Відповідальність за знищення документів з порушенням вимог  чинного законодавства передбачена  ст. 193 Кримінального кодексу України (позбавлення волі строком від  одного до трьох років, або виправні роботи на той же строк, або штраф до сорока мінімальних розмірів заробітної плати).

 

Тема 6. Інвентаризація

 

1. Мета і завдання інвентаризації
2. Суб’єкти і об’єкти інвентаризації

 

1. Інвентаризація - це спосіб виявлення та обліку тих засобів і джерел (або їх відсутності), які не знайшли документального відображення у поточному обліку.

Провадиться як правило  інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, незавершеного  виробництва та інших засобів  і джерел.

Згідно із Законом  України “Про бухгалтерський облік  та фінансову звітність в Україні” № 996 - ХІV від 16 липня 1999 р. підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Об’єкти і періодичність  проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, коли її проведення є обов’язковим згідно із законодавством.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

а) при передаванні  майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

б) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не провадитися у випадку передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого належать ці підприємства;

в) у випадку ліквідації підприємства, тощо.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об’єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.