Общая характеристика бухгалтерского учёта

 

      Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

      Оправдательные  документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

      Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

      Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

      К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

      Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

      Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

      Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от организаций и лиц и используются в данной организации (платежное поручение, счета, чеки).

      Материальные  документы используются для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материалов).

      Денежные  документы предназначены для оформления операций с денежными средствами (чеки, кассовые приходные и расходные ордера).

      Расчетные документы используются для оформления расчетов с другими организациями, бюджетом, внебюджетными фондами, физическими лицами (платежные поручения, расчетно-платежные ведомости).

      Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки.

      Формальная  проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

      Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

      Арифметическая  проверка - проверка правильности подсчета данных документа.

      Проверенные документы подлежат группировке  и таксировке и контировке.

      Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

      Таксировка – перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

      Контировка  – совершение в первичном документе бухгалтерской записи, то есть проставление корреспонденции счетов.

      После этого первичные документы поступают  в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ. Документы должны храниться на предприятии не менее 5 лет, а лицевые счета работников – 75 лет.

 

       Движение документа от момента  составления или получения от других организаций до передачи в  архив называется документооборотом. В организации должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков. 

      4. Понятие и виды  учётных регистров 

      В процессе хозяйственной деятельности в организациях происходит множество  хозяйственных операций, которые  оформляются документами. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, называются учетными регистрами. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

      Учетные регистры группируются по ряду признаков. 

 

      Регистры  хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию) (книга регистрации хозяйственных операций).

      Регистры  систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета.

      В настоящее время широкое распространение  получили комбинированные регистры синтетического учета, объединяющие систематические и хронологические записи, что повышает достоверность и экономичность учета. Примером могут служить журналы-ордера.

      Бухгалтерские книги - сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая - для кредитовых записей. В настоящее время в практике учета их употребление ограничено, поскольку они не приспособлены к ведению учета в условиях автоматизации. Книги используются для учета массовых операций, например по счету «Касса».

      Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.д.) и указание периода их действия (месяц, квартал).

      Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (приспособлены для хранения в специальных ящиках, картотеках). Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение. На правой стороне помещаются дебетовые и кредитовые записи. Другие данные, являющиеся общими для них, находятся в карточке слева. 

      5. Правила исправления  ошибок 

      Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете существует несколько способов.

      Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: утверждено в документе - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи.

      Пример. Из кассы организации выплачена  заработная плата в сумме 5400 руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 руб. В качестве оправдательного документа составлена справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 руб. На счетах это выглядит так! 

                                                    Счет 50 «Касса»

      Д           К

      

       Сн –5500      1) 5000 5400 

                                                                       

      

      Исправленному 5000 5400 верить.

      23.10.2003  Подпись 
 

 

       Метод дополнительных записей применяется, когда в регистрах записана сумма  меньше действительной. Он используется, если:

      - корреспонденция счетов указана  правильно, но в меньшей сумме,  чем следовало;

      - фактическая себестоимость продукции  выше учетной или нормативной (плановой).

      Пример. Из кассы организации выплачена  заработная плата в сумме 5400 руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 руб. В качестве оправдательного документа составлена справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 руб. На счетах это выглядит так! 

                                                    Счет 50 «Касса»

      Д           К

      

      Сн –5500      1) 5000

                                          …

      1) 400

                                                                         

      Способ  красного сторно применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или записи большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно составляется проводка обычными чернилами, правильно отображающая произведенную операцию.

      При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

      Пример. С расчетного счета в кассу  перечислено 9000 руб. Предположим, что  эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

      1) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» 9000 р.

      сделана неправильная корреспонденция:

      1) Д-т  сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» 9000 р. 

      Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, в первой из которых  повторяется красными чернилами  неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условно взяты в скобки):

      1) Д-т сч. 50 «Касса»  К-т сч. 52 «Валютные  счета»    9000 р.,

      а во второй приводится правильная корреспонденция, обычными чернилами:

      1) Д-т сч. 50 «Касса»  К-т сч. 51 «Расчетные  счета»    9000 р.

 

       Эти записи на счетах будут выглядеть  так: 

Сч. 50 «Касса»   Сч. 51 «Расчетные счета»       Сч. 52 «Валютные счета»