Организация учета денежных средств и расчетных операций в субъектах малого предпринимательства

Формы приходных и расходных  кассовых ордеров не могут быть произвольными. Вы должны следить за тем, чтобы бланки первичных документов соответствовали  утвержденным формам. Это особенно важно, так как в недавнем прошлом формы были другими и в настоящее время старые отменены. Документы, оформление которых не соответствует требованиям действующего законодательства, не могут быть приняты к учету.

Утверждены унифицированные  формы первичной учетной документации по учету движения наличных денежных средств. Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями.

Приходный кассовый ордер (ПКО) [Приложение 1] применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

- по строке "Основание"  указывается содержание хозяйственной операции;

- по строке "В том  числе" указывается сумма НДС,  которая записывается цифрами,  а в случае, если продукция,  работы, услуги не облагаются  налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код  структурного подразделения"  указывается код структурного  подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Расходный кассовый ордер (РКО) [Приложение 2] применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Если заменяющий расходный  кассовый ордер документ составлен  на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В расходном кассовом ордере:

- по строке "Основание"  указывается содержание хозяйственной операции;

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием  их номеров и дат составления.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Сумма прописью в РКО должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.

Строка "Документ" обязательно  заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.

На выплату денег по расчетно-платежной ведомости РКО  можно не выписывать. Основанием для  выплаты служит подписанная руководителем ведомость.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать  отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: "Деньги по ведомости  выдавал (подпись)". Выдача денег  кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N __".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и  подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы  сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в  этих документах не допускаются.

В приходных и расходных  кассовых ордерах перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после выдачи по ним денежных средств.

Регистрация приходных и  расходных кассовых документов может  осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Все документы, приложенные  к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие  основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению  штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

В соответствии с Федеральным  законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", вступившим в силу с 26 июня 2003 г., контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

В силу п. 2 ст. 2 названного Закона организации и индивидуальные предприниматели  в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации (пока такой порядок не определен), могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики  своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить  наличные денежные расчеты и (или) расчеты  с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности:

1) продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров  в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

2) продажи ценных бумаг;

3) продажи лотерейных  билетов;

4) продажи проездных билетов  и талонов для проезда в  городском общественном транспорте;

5) обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

6) торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях,  отведенных для осуществления  торговли, за исключением находящихся  в этих местах торговли магазинов,  павильонов, киосков, палаток, автолавок,  автомагазинов, автофургонов, помещений  контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

7) разносной мелкорозничной  торговли продовольственными и  непродовольственными товарами (за  исключением технически сложных  товаров и продовольственных  товаров, требующих определенных  условий хранения и продажи)  с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от  атмосферных осадков каркасами,  обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

8) продажи в пассажирских  вагонах поездов чайной продукции  в ассортименте, утвержденном федеральным  органом исполнительной власти  в области железнодорожного транспорта;

9) продажи в сельской  местности (за исключением районных  центров и поселков городского  типа) лекарственных препаратов  в аптечных пунктах, расположенных  в фельдшерско-акушерских пунктах;

10) торговли в киосках  мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

11) торговли из цистерн  пивом, квасом, молоком, растительным  маслом, живой рыбой, керосином,  вразвал овощами и бахчевыми  культурами;

 

12) приема от населения  стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

13) реализации предметов  религиозного культа и религиозной  литературы, оказания услуг по  проведению религиозных обрядов  и церемоний в культовых зданиях  и сооружениях и на относящихся  к ним территориях, в иных  местах, предоставленных религиозным  организациям для этих целей,  в учреждениях и на предприятиях  религиозных организаций, зарегистрированных  в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

14) продажи по номинальной  стоимости государственных знаков  почтовой оплаты (почтовых марок  и иных знаков, наносимых на  почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в  отдаленных или труднодоступных  местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут  осуществлять наличные денежные расчеты  и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контроль за применением контрольно-кассовой техники возложен на налоговые органы.

Они следят за тем, чтобы  предприятия всю наличную выручку  пробивали через кассовый аппарат  и выдавали покупателям чеки. Выявить  нарушение налоговики могут во время  выездной проверки. Проводя проверку, налоговики могут затребовать все  бухгалтерские документы. Проводить  контрольные закупки представители  налоговых органов не имеют права, однако такие закупки могут проводить  сотрудники милиции (п. 25 ст. 11 Закона РФ от 18 апреля 1991 г. N 1026-1 "О милиции"). Следить за тем, как вы используете ККТ, может ваш обслуживающий банк (п. 2.14 Положения Центрального банка РФ N 14-П). Однако привлекать к ответственности за неверное применение ККТ банки не могут. Всю информацию о нарушениях они должны передать в налоговую инспекцию.