Організація та методика обліку витрат підприємства, організації, установи на прикладі Комунального Рівненського шляхово-експлуатаційно

Обов’язки бухгалтера-касира (додаток 5):

1. Виконує операції, що охоплюють  приймання, облік, видавання і зберігання коштів і цінних паперів з обов'язковим додержанням правил, які забезпечують їх зберігання. Одержує за оформленими відповідно до встановленого порядку документами кошти і цінні папери в банківських установах для виплати працівникам заробітної плати, премії, витрат на відрядження, господарські витрати тощо. Веде на основі прибуткових і видаткових документів, касову книгу,  звіряє фактичну наявність грошових сум і цінних паперів із книжковим залишком, складає касову звітність. 

2. Веде облік паливо-мастильних  матеріалів, запчастин. Рух матеріальних цінностей відображає в відомість №10. Щомісячно звіряє дані товарно-матеріальних цінностей зі складськими даними. Забезпечує прийом звітів від матеріально-відповідальних осіб. Кожного місяця, 6 міс. зобов’язаний здати звіт форма 4-МТП «Звіт про залишки і використання енергетичних матеріалів та продуктів перероблення нафти». Реєстрацію довіреностей. Під час квартальних та річних звітів виконує доручення головного бухгалтера по виконанню інших робіт.

Організація бухгалтерського обліку на РШЕУ здійснюється згідно Наказу «Про організацію бухгалтерського обліку й облікову політику на підприємстві» (додаток 3).

Відповідальність за організацію  бухгалтерського обліку на підприємстві, забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності покладена на керівника підприємства.

Готову продукцію відображають за виробничою собівартістю.

Суми доходів відображають в  бухгалтерському обліку відповідно до положення (Стандарту) бухгалтерського  обліку 15 «Дохід», яке затверджене  наказом МФ України від 29.11.99р. № 290.

Витрати відображають в бухгалтерському  обліку відповідно до положення (Стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», яке затверджене наказом МФ України від 31.12.99р. №318.

Встановлений порядок розподілу  загальновиробничих витрат пропорційно основній заробітній платі основного виробничого персоналу.

На підприємстві застосовуються форми та системи оплати праці згідно з умовами передбаченими колективним договором. Не проводиться коригування заробітної плати на коефіцієнт її підвищення при нарахуванні відпускних. Застосовуються передбачені чинними нормативними актами граничні норми добових (30 грн.) на службові відрядження.

Відповідальність за ведення  податкового обліку покладена на головного бухгалтера. Виписування податкових накладних, ведення реєстру продаж та придбання доручено заміснику головного бухгалтера.

Облік валових доходів  і валових витрат здійснюється за окремими розрахунками у форматі діючої звітності про прибуток підприємства.

Відповідальність за недопущення  несанкціонованого доступу до облікової інформації покладена на головного бухгалтера.

Для забезпечення складання  звіту про фінансові результати за формою, облік витрат підприємства ведеться за допомогою рахунків класу 9.

З метою забезпечення достовірності  даних бухгалтерського обліку та фінансових звітів перед складанням річної фінансової звітності та в інших випадках, передбачених законодавством, постійно діючою інвентаризаційною комісією проводиться інвентаризація активів і зобов'язань згідно з Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.94р. № 69.

Затверджено розроблений  на підставі плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємства робочий план рахунків із використанням рахунків першого, другого, третього порядку.

РШЕУ веде повну фінансову звітність, яка включає Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про рух грошових коштів, Звіт про власний капітал та Примітки до річної фінансової звітності.

2. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ВИМОГИ  ДО ПЕРВИННОГО ОБЛІКУ

Первинний облік є основним джерелом економічної інформації, яка далі фіксується у носіях синтетичного та аналітичного обліку і використовується для контролю та аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, установи, організації.

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом  їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів. Первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення [9].

Первинний документ повинен складатися в момент здійснення господарської  операції або відразу ж після  її закінчення. Первинний документ повинен бути правильно заповнений. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в первинних документах несуть посадові особи, які заповнили документ і підписали.

Первинні документи складаються  на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих  форм, затверджених міністерствами і  відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Первинні документи повинні  мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Усі первинні документи, які підтверджують факти здійснення господарських операцій, подаються до бухгалтерії в такі терміни:

• надходження та витрачання грошових коштів — у день здійснення операції;
• надходження та вибуття матеріальних цінностей: сировини та матеріалів, готової продукції, товарів та інше - у день здійснення операції;
• надходження та вибуття основного майна - у день здійснення операції;
• товарні звіти складів - щоденно;
• касові звіти - щоденно;
• суми, які видані під звіт - не пізніше наступного дня після отримання;
• табелі обліку робочого часу — по закінченню місяця;
• банківські документи - щоденно;
• інші (інвентаризаційні відомості, акти на списання) після здійснення 
  операції.

У випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. До бланків суворої звітності на РШЕУ відносяться довіреність, чекові книжки, прибуткові та видаткові касові ордери.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні  здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

На підприємстві установлено місце  зберігання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку, виготовлених як на паперових, так і на магнітних  носіях інформації - архів підприємства. Доступ сторонніх осіб до архіву, без спеціального на те дозволу, заборонено.

Первинні документи та облікові реєстри, що пройшли обробку, а також  бухгалтерські звіти до передавання  їх до архіву РШЕУ зберігаються в бухгалтерії  під відповідальністю головного  бухгалтера. Бланки суворої звітності зберігаються у сейфі. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового реєстру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою до архіву. За організацію збереження документів відповідає головний бухгалтер.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних  носіях інформації у формі, що дає  змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Графік документообороту на РШЕУ не встановлений.

Рівненське шляхово-експлуатаційне управління автомобільних доріг застосовує автоматизовану форму бухгалтерського обліку. За такої форми обліку збирання, передавання, систематизація та оброблення бухгалтерської інформації здійснюються автоматизовано з використанням спеціально розробленого програмного забезпечення. Для організації бухгалтерського обліку підприємство користується комп’ютерною програмою «1С: Бухгалтерія 7.7».

Також, на підприємстві документи частково оформлюються вручну, наприклад:  видатковий касовий ордер, звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, табель обліку використання робочого часу, картка складського обліку, інвентарна картка тощо.

Для первинного обліку витрат на РШЕУ використовуються такі первинні документи як: видаткова накладна, податкова накладна, товарно-транспортна накладна, рахунок, звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, розрахункова відомість по заробітній платі тощо.

Перелік форм первинної облікової  документації на РШЕУ показано у табл.2.1.

Таблиця 2.1

Перелік форм первинної облікової  документації на РШЕУ

Продовження табл. 2.1