Організація та методика обліку витрат підприємства, організації, установи на прикладі Комунального Рівненського шляхово-експлуатаційно

На РШЕУ затверджено розроблений на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємства робочий план рахунків із використанням рахунків першого, другого та третього порядку (додаток 6).

Рівненське шляхово-експлуатаційне управління автомобільних доріг застосовує автоматизовану форму бухгалтерського обліку. Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових регістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації та угрупування облікових даних первинних документів слугують регістри бухгалтерського обліку.

Облікові регістри – це носії  спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку [9].

Інформація  до  облікових  регістрів  переноситься після перевірки первинних  документів за формою і змістом.

Підприємства й установи, що складають  облікові регістри на електронних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.

Відповідальність за несвоєчасне  складання облікових регістрів  та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці облікові регістри.

Перенесення інформації з первинних  документів до облікових регістрів  повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія), проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків.

Форми облікових регістрів, порядок  записів у них, обробки та використання необхідної інформації визначаються відповідними нормативними документами про порядок їх застосування [9].

Для ведення бухгалтерського обліку Рівненське шляхово-експлуатаційне управління автомобільних доріг застосовує програму «1С: Бухгалтерія 7.7». Дана програма призначена для ведення автоматизованого бухгалтерського обліку на підприємстві і являє собою систему «1С:Підприємство» із установленим компонентом «Бухгалтерський облік». Програма дозволяє автоматизувати всі розділи бухгалтерського обліку й поставляється з конфігурацією «Бухгалтерський облік для України».

За автоматизованої форми обліку дані про здійснені на підприємстві господарські операції  з паперових  носіїв первинної облікової інформації записують на машинні носії. На підставі введених даних автоматично робиться групування дебетових і кредитових оборотів за синтетичними та аналітичними рахунками, визначають сальдо, формують оборотні відомості і звітність, роздруковують різні первинні документи. Вихідну інформацію подають у вигляді друкованих реєстрів за окремими рахунками бухгалтерського обліку.

Програма «1С:Бухгалтерія 7.7»  може бути використана для ведення будь-яких розділів бухгалтерського обліку на підприємствах різного типу. Різнобічність та гнучкі можливості програми дозволяють використовувати її як досить простий і наочний інструмент бухгалтера, і як засіб повної автоматизації обліку від введення первинних документів до формування звітності.

Перед введенням будь-яких господарських  операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі «1С: Бухгалтерія 7.7», з технічної точки зору, необмежена і визначається виходячи з реальних вимог обліку.

Програма «1С: Бухгалтерія 7.7» дозволяє вести бухгалтерський облік в  кількох валютах. Бухгалтерські  підсумки по таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожній з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах.

Кількісний облік можна вести  на будь-якому рахунку або субрахунку. Як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичним обліком, що дозволяє отримувати інформацію про наявність та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, але й кількісному виразі.

Для отримання детальнішої інформації про наявність і рух засобів  підприємства ведеться аналітичний облік. Сама можливість ведення аналітичного обліку і кількість його можливих розрізів по одному рахунку визначається в процесі конфігурування програми.

В програмі «1С: Бухгалтерія 7.7» аналітичний  облік організується за допомогою  спеціального механізму «субконто». На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку.

Також, в програмі «1С: Бухгалтерія 7.7» існує можливість в межах  одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічне відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюється для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести  для будь-якого рахунку або  субрахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, організувавши  при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах.

Вихідними даними для роботи програми є проводки, які вносяться в журнал господарських операцій. В програму слід вводити всі проводки, які відбивають господарську діяльність підприємства.

Програма надає можливість ручного  й автоматичного введення проводок. Ручний режим введення господарських операцій використовується для виконання одиничних господарських операцій, підготовка документів по яких займатиме багато часу.

Операція - це електронний бланк  для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію. Операція містить не тільки проводки, але і деяку загальну частину, що характеризує її в цілому: зміст, загальну суму за всіма проводками, дату, номер та ін.

Режим типових операцій призначений  для швидкого введення великої кількості  однотипних операцій, а також для виконання дій, що часто повторюються, при яких необхідно вводити в журнал операцій групу взаємопов'язаних проводок. До таких операцій належать операції, що супроводжуються розрахунками ( нарахування ПДВ, заробітної плати тощо).

Для виконання типових операцій застосовують шаблон типової операції. Шаблон типової операції - це алгоритм виконання господарської операції, що містить: правила заповнення основних і додаткових реквізитів, які передбачені в формі операції; список проводок операції, правила заповнення реквізитів проводок - кореспондуючих рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми у валюті та формули розрахунку сум проводок.

Використання типових операцій значно зменшує час введення операцій і дозволяє уникнути помилок при  розрахунках та визначенні кореспондуючих рахунків в проводці.

Також в програмі передбачений найбільш ефективний засіб введення проводок за фактами господарської діяльності - складання кореспонденції рахунків за документами.

Документ - це комплексний засіб  введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді та на паперовому бланку. Внесена в електронному вигляді інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений  двома датами. Розрахунок підсумків  може виконуватися по запиті й одночасно з уведенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування). Після розрахунку підсумків програма формує звіти і різні допоміжні документи, а саме:

• оборотно-сальдову відомість – містить для кожного рахунку інформацію про залишки на початок та кінець періоду, а також обороти по дебету та кредиту за встановлений період;
• шахматку – містить обороти між звітами за деякий обраний період, часто використовується бухгалтерами, оскільки дає уявлення про рух коштів та зобов'язань підприємства;
• оборотно-сальдову відомість по рахунку – використовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, при цьому здійснюється відокремлення залишків від оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто);
• аналіз рахунку –  містить обороти рахунку з іншими рахунками за обраний-період, а також сальдо на початок та кінець періоду;
• аналіз рахунку по датах – дозволяє отримати обороти по рахунку на кожну дату певного періоду, що дає можливість аналізувати зміни у часі засобів або зобов'язань підприємства, для перевірки відповідності введених даних тим, що вказані в банківських виписках тощо;
• аналіз рахунку по субконто – містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунку з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок та кінець періоду в розрізі об'єктів аналітичного обліку;
• обороти по рахунку – містить сальдо і обороти по дебету і кредиту рахунку і обороти з іншими рахунками за вказані місяці або квартали;
• журнал-ордер та відомість по рахунку – застосовується для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік по субконто для отримання для кожного виду субконто, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду.

В програмі також є набір  регламентованих звітів - це передусім податкові та бухгалтерські звіти: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.д. При необхідності бухгалтер може сам змінювати форму будь-якого  звіту і формули розрахунку його показників.

Вся діяльність підприємства поділяється на звичайну і надзвичайну. У свою чергу, звичайна діяльність включає в себе операційну, фінансову та іншу звичайну діяльність.  У зв’язку з цим, витрати поділяють за видами діяльності, внаслідок якої вони виникають (рис.3.1.).

 

Рис.3.1. Класифікація витрат за видами діяльності

Надзвичайна подія - подія або операція, яка відрізняється від звичайної  діяльності  підприємства,  та  не  очікується,  що вона повторюватиметься  періодично  або  в  кожному  наступному звітному періоді [6].

Під звичайною діяльністю розуміють  будь-яку основну діяльність підприємства, а також операції, які її забезпечують або виникають внаслідок здійснення такої діяльності. 

Операційна діяльність підприємства -  основна діяльність підприємства, а також інші  види діяльності, які не є інвестиційною чи фінансовою діяльністю.

Основна  діяльність  - операції, пов'язані з виробництвом або  реалізацією  продукції  (товарів,  робіт,  послуг),  що є головною метою  створення  підприємства  і забезпечують основну частку його доходу [6].

Інша операційна діяльність – це операційна оренда необоротних активів, отримані або сплачені штрафи за порушення  умов господарських договорів, прострочена  дебіторська або кредиторська заборгованості, реалізація виробничих запасів та МШП тощо [14, 49].

Фінансова діяльність - це діяльність, яка призводить до змін розміру і  складу власного і позичкового капіталу підприємства.

Інша звичайна діяльність – придбання  та реалізація тих необоротних активів, а також тих фінансових інвестицій, які не є складовою частиною грошових коштів.

У зв'язку з цим, усі витрати поділяються  на операційні,  фінансові та інші витрати звичайної діяльності, а  також надзвичайні витрати.

Рівненське шляхово-експлуатаційне управління автомобільних доріг здійснює лише операційну діяльність.

 

3.2. Формування та облік  витрат операційної діяльності

 

3.2.1. Облік витрат основної діяльності

 

Методологічні принципи формування в  бухгалтерському обліку інформації про витрати підприємства та її розкриття  у фінансовій звітності визначає Положення (стандарт) бухгалтерського  обліку 16 «Витрати».

Витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені [8].

Витрати відображаються в бухгалтерському  обліку одночасно зі зменшенням активів  або збільшенням зобов'язань.

Витрати визнаються витратами певного  періоду одночасно з визнанням  доходу, для отримання якого вони здійснені. Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.

Якщо актив забезпечує одержання  економічних вигод протягом кількох  звітних періодів, то витрати визнаються шляхом систематичного розподілу його вартості (наприклад, у вигляді амортизації) між відповідними звітними періодами.

Не визнаються витратами і не включаються до Звіту про фінансові  результати:

• платежі згідно з договорами комісії, агентськими угодами та іншими подібними договорами на користь принципала та ін.;
• попередня (авансова) оплата запасів, робіт, послуг;
• погашення одержаних позик;
• інші зменшення активів чи збільшення зобов’язань, що не відповідають ознакам властивим витратам;
• витрати, які відображаються зменшенням власного капіталу згідно з Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку.

Розглянемо класифікацію витрат за найбільш розповсюдженими в економічній  теорії та практиці ознаками (табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Класифікація витрат підприємства

Ознаки класифікації	Види витрат
1	2
За періодичністю виникнення	Одноразові  Поточні
За центрами відповідальності (за місцями виникнення)	Витрати виробництва, цеху, дільниці, технологічного переділу
За єдністю (однорідністю) витрат	Одноелементні Комплексні
За доцільністю витрат	Продуктивні Непродуктивні
За ступенем впливу обсягу виробництва  на рівень витрат	Змінні  Постійні
За способом перенесення вартості на продукцію	Прямі Непрямі

 

Продовження табл. 3.1

1	2
За визначенням відношення до собівартості продукції	Витрати на продукцію Витрати періоду
За роллю в процесі виробництва	Виробничі Позавиробничі (комерційні)
За видами витрат	Витрати за економічними елементами Витрати за статтями калькуляції
Інші ознаки