Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

     Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы  водителю.

     Выписывается  в одном экземпляре диспетчером  или уполномоченным лицом на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

     Путевой лист специального автомобиля представляет собой основной первичный документ учета работы специального автомобиля и основание для начисления заработной платы водителю.

     Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

     В путевом листе должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за эту работу. В раздел «Особые отметки» заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе «Задание водителю», сведения о сопровождающих лицах.

     Отрывные  талоны путевого листа заполняются  организацией, которой принадлежит  спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

     Путевой лист грузового автомобиля и путевой  лист грузового автомобиля являются основными документами первичного учета, определяющими совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также служат для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

     Форма 0345004 (сдельная) применяется при осуществлении  перевозок грузов при условии  оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, а ф. 0345005 (повременная) −  при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

     Отрывные  талоны путевого листа заполняются  заказчиком и служат основанием для  предъявления организацией − владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

     Путевой лист остается в организации −  владельца автотранспорта, в нем  повторяются идентичные записи о  времени работы автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

     В случае, когда при повременной  оплате за работу автомобиля будут  перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и  прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

     Заполнение  путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации  или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации − владельца автотранспорта и заказчики.

     Путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при  условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

     Выданный  путевой лист должен обязательно  иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит  автомобиль.

     Ответственность за правильное заполнение путевого листа  несут руководители организации, а  также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

     Путевые листы хранятся в организации  совместно с товарно-транспортными  документами, дающими возможность  их одновременной проверки.

     Путевой лист автобуса необщего пользования является основным первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров. Он выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

     Путевой лист действителен только на один день или на одну смену. В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации.

     Раздел  «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.

     Журнал  учета движения путевых листов применяется  организацией для контроля за движением  путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

     Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют  накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах  на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий − в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов [17, с. 74].

5. Синтетический и аналитический учет материальных запасов

     Аналитический учет – это учет, который ведется  в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского (бюджетного) учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

     Синтетический учет – это обобщенное отражение  в денежном измерении экономически однородных хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов. Ведется на основе синтетических счетов бюджетного учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

     Бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома.

     На  счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средств в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях.

     На  счете 010502000 «Продукты питания» учитываются  продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание.

     Счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов  топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола.

     На  счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

• силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера), строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой), металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.), электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы), химико-москательные (краска, олифа, толь) и другие аналогичные материалы; готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы); оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы);
• оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

     На  счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются  следующие виды мягкого инвентаря:

• белье (рубашки, сорочки, халаты);
• постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные);
• одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки);
• обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки);
• спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки);
• прочий мягкий инвентарь.

     На  счете 010506000 «Прочие материальные запасы»  учитываются материальные запасы:

• специальное оборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров, до передачи его в научное подразделение;
• приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота;
• посадочный материал;
• реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;
• хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни);
• посуда;
• возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;
• корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;
• книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;
• запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;
• материалы специального назначения;
• иные материальные запасы.

     Счет 010507000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в  учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход [26, с. 7].

     Операции  по принятию к учету материальных запасов оформляются бухгалтерскими записями, которые представлены в  таблице 1. 

     Таблица 1 − Принятие к учету материальных запасов