Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

     Таблица 12 − Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2009 года

 

     Отклонения  по статьям следующие – по статьям  «Материальные запасы», «Строительные  материалы», «Прочие материальные запасы»  − изменение удельного веса в сторону увеличения., 2,86 % (в абсолютной сумме 399949,86 руб.), 2,53 % (в абсолютной сумме − 80201,94 руб.), 1,0% (в абсолютной сумме −153588,00 руб. ) соответственно.

     Отклонения  по статьям в сторону уменьшения – по следующим статьям «Продукты питания» (на 0,11% или на 21501,99 руб.); «Горюче-смазочные материалы» (на 2,35% или на 37696,37 руб.); «Мягкий инвентарь» (на 3,94% или на 40879,68 руб.).

 

      Таблица 13 − Динамика изменения  использования материальных запасов

 

     Анализируя  темп роста показателей, то в целом  можно проследить положительную  динамику роста, при этом особый интерес  могут вызвать данные по двум статьям  «Строительные материалы» по которой наблюдается резкое увеличение показателя и «Горюче-смазочные материалы» − по данной статье наблюдается резкое снижение показателя. 

     Таблица 14 − Темп роста за 2007−2009 гг.

 

     Таким образом, одним из условий нормальной работы бюджетного учреждения является обеспеченность учреждения материальными  запасами. Для оценки обеспеченности бюджетного учреждения материальными запасами в процессе анализа, прежде всего, определяется уровень материального потребления и изменения в сравнении с предыдущими периодами. На изменение уровня материалопотребления оказывает прямое воздействие рост либо сокращение расходов учреждения на материальные запасы. Анализируя обеспеченность бюджетного учреждения материальными запасами, необходимо принимать во внимание также ее зависимость от финансирования расходов. При определении потребности в первую очередь рассчитывается сумма денежных средств, выделяемая на приобретение материалов. 

 

      Глава 3 Проблемы по управлению материальными  запасами и пути их решения 

     

1. Проблемы  управления материальными запасами

 

     Наиболее  типичные ошибки, выявляемые при проведении анализа хозяйственной деятельности учреждения:

     Ошибки  в соблюдении и использовании  методики учета материальных запасов, то есть отсутствие первичных документов и обязательных реквизитов в них; исправления в бухгалтерских проводках внесены без оформления, соответствующих справок; используемый вариант расчета не соответствует варианту, предусмотренному учетной политикой организации; отсутствуют договоры о материальной ответственности подотчетных лиц; не соблюдаются сроки проведения инвентаризации материальных запасов; не подтверждаются сальдо по счетам Главной книги, данным синтетического и аналитического учета; безвозмездно полученные активы не направлены на увеличение капитала.

     Нахождение  ошибок и их исправление, корректировка  – очень сложная аналитическая  процедура, требующая высокой профессиональной компетентности специалиста, осуществляющего ее.

     Ошибки  при ведении документооборота: неправильно  оформленные первичные документы (не заполнены все реквизиты, предусмотренные  стандартами). Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы не допускается.

     Ошибки  при проведении инвентаризаций. Часто  встречаемая ошибка – несоблюдение сроков проведения инвентаризаций. Ошибки в самой процедуре проведения инвентаризации.

     А также ошибки:

• при составлении корреспонденции счетов. Ошибки в хронологии: хозяйственные операции отражены без соблюдения последовательности их совершения; хозяйственные операции отражены в зависимости от их содержания;
• при составлении и ведении баланса. Не проведен анализ финансового состояния и платежеспособности организации, анализ степени изношенности основных средств;
• при составлении бухгалтерской отчетности. Информация, содержащаяся в пояснительных записках, не существенна, нарушены сроки представление бухгалтерской отчетности, не публикуется квартальная бухгалтерская отчетность теми организациями, которые обязаны это делать.

     Наибольшее  количество ошибок в использовании  методики расчета оценочных значений, ошибки в точности, полноте и соответствии данных, служащих основой для расчета  оценочного значения. Используемая в расчете информация, противоречит данным бухгалтерского учета. Ошибки при выборе руководством экономического субъекта методов расчета оценочных значений. Не соблюдены правила анализа информации оценочных значений.

     Списание (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, как в бюджетном, так и во внебюджетном учете [30, с. 45]. 

     

2. Внедрение современных средств автоматизации  и анализа материальных запасов

 

     Особое  значение имеет внедрение современных средств автоматизации и анализа материальных запасов.

     Бухгалтерские задачи – очень широкое понятие, их содержание отражает поступление  и выбытие товарных, материальных ценностей, денежных средств, вычисление результатов хозяйственной деятельности, отражение этих процессов на счетах бухгалтерского учета. Средства для решения бухгалтерских задач очень разнообразны, от настольных калькуляторов до больших электронно-вычислительных машин, как правило, средство ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях IBM-совместимые компьютеры и программы для них. Для ведения бухгалтерского учета на компьютерах данного класса учреждениями применяются два больших класса компьютерных программ: программы получившие название «электронные таблицы» и специализированные бухгалтерские программы. Различия между ними очень велики. По кругу охватываемых задач бухгалтерского учета в учреждении их можно разделить на общие и частные. Общие позволяют решать все стандартные задачи бухгалтерского учета, частные отдельные задачи, например: составление баланса и формы отчетности, учет материальных запасов и т.п. Программа составления баланса может включать в себя информацию других частных задач, если программа составлена одной и той же фирмой. Раздел общих программ для решения отдельных задач бухгалтерского учета не содержит такого разнообразия волнительных возможностей сервиса, как частная программа для решения тех задач.

     Стоит отметить, что по количеству проданных  специализированных бухгалтерских  программ отечественных фирм одни из первых были: 1С-Бухгалтерия, Финансы без проблем, Турбо – бухгалтер, Парус. Каждой из них продано более 10 тысяч копий, такой тираж нельзя назвать большим. С точки зрения пользователя, это означает, что практически вся информация о программе будет получена, только от фирмы, он не найдет книг, статей, журналов и других альтернативных нефирменных каналов помощи. Цены на специализированные бухгалтерские программы разнообразны. Наиболее распространенным является «1-С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений»

     Электронные таблицы, созданные в одной стране приемлемы и для другой. По мнению западных обозревателей, весь мир «завален»  американскими программами. Это  в полной мере относится и к  электронным таблицам. Электронные  таблицы всех ведущих производителей этого продукта переведены на русский язык. Точнее сказать, они продаются в русскоязычном варианте.

     Анализ  работы бюджетных учреждений в условиях нестабильного финансового положения  в стране не возможен без поэтапного анализа всей структуры финансирования, и в особенности недостатков системы финансирования. Если расходы Федерального бюджета и республиканского бюджета будут финансироваться неэффективно, то это отразиться на эффективности работы [26, с. 39].

     Соответственно, при компьютеризировании учет материальных запасов в учреждении стал намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появилась возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы. Появилась также возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам также не возможно без сети Интернет.

     Основным  направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Также не последнюю роль играет анализ эффективности, так как анализ использования – один из важнейших составляющих процесса учета и контроля материальных запасов. С помощью анализа эффективности использования материальных запасов бюджетное учреждение составляет отчеты (пояснительная записка к годовому отчету), а также прогнозы дальнейшей деятельности. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах и др.

     Важное  условие повышения эффективности  использования материальных запасов  – усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

     Для решения задачи полной автоматизации  оперативного учета материально-производственных запасов в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и особое программное обеспечение.