Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

     Одной из форм последующего контроля является ревизия, в ходе которой проводится сплошная документальная и фактическая  проверка всех финансово-хозяйственных операций, совершенных проверяемой организацией за определенный период [21, с. 18].

     Ревизия это инструмент финансово-экономического контроля, позволяющий наиболее плотно и глубоко исследовать и оценить  содержание управления хозяйственными процессами, законность и целесообразность их осуществления, обеспечивающий сохранность имущества собственников и права участников финансово-экономических взаимоотношений. При ревизии проверяются все операции хозяйствующего субъекта с использованием всех необходимых для этого приемов и способов – от сверки имеющихся на месте документов до встречных проверок в организациях, с которыми связан проверяемый объект финансовыми или другими отношениями. Проведение ревизии дает практическую и техническую возможность не пропустить ни каких нарушений законодательства, правил ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности.

     Материальные  ценности, находящиеся на ответственном  хранении, хозяйственном ведении, оперативном  управлении, в аренде или собственности  учреждения, имеют большое значение для любого бюджетного учреждения. Без них невозможно нормальное функционирование учреждения. Их своевременное оприходование, списание, отражение операций по ним в бюджетном учете, а также обеспечение сохранности ценностей представляет интерес для ревизионных органов.

     В ходе ревизии проверяется правильность составления и оформлении документов. Ревизорами проводится сопоставление  данных по одному и тому же объекту  материальных запасов, представленных в различных документах. Так сопоставляются данные инвентарных карточек, оборотных ведомостей, книг учета и журналов операций. Ревизионные службы проверяют, проводится ли инвентаризация материальных ценностей в установленные сроки, когда была проведена последняя инвентаризация, назначены ли должностные лица ответственные за сохранность этих ценностей, правильно ли эти ценности, списываются в расход, обеспечивают ли складские помещения и кладовые сохранность материальных ценностей, а также наличие и правильность составления договоров о материальной ответственности, порядок проведение инвентаризации в учреждении, в том числе проведение обязательной инвентаризации и правильность оформления ее результатов [27, с. 5].

     В целом последующий контроль осуществляется в форме проверок и ревизий. Разделение контроля на проверки и ревизии весьма условно, поскольку ревизия является одной из разновидностей проверки.

     Под проверкой следует понимать отдельные  контрольные процедуры или их совокупность по исследованию состояния  объекта контроля на определенном участке деятельности, выражаемые в сопоставлении фактических результатов контроля с данными, отраженными в учетных документах и регистрах.

     Целями  проведения проверки сохранности материальных ценностей контролирующими органами являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бюджетного учета;
• проверка полноты отражения в учете имущества;
• получение информации для проведения проверки расходования средств бюджета по различным подстатьям бюджетной классификации.

     Проведение  проверки сохранности материальных запасов контролирующими органами не ограничивается лишь фактической  проверкой ценностей в натуре и представляет собой целый комплекс процедур, без которых невозможно объективно оценить результаты инвентаризации. Контролирующие органы интересует наличие приказа об учетной политике, отражения норм по бюджетному и налоговому учету в учетной политике учреждения, утверждение рабочего плана счетов и другие вопросы учета в организации. При этом следует обратить особое внимание бухгалтерских служб на необходимость своевременного внесения изменений в учетную политику.

     Далее контролирующими органами исследуются:

• наличие плана (графика) − схемы документооборота;
• оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета ценностей на счетах;
• используемые методы внутреннего контроля;
• соблюдение сроков проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации;
• правильность оформленных договоров о материальной ответственности с заведующими складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы под отчет материальные ценности;
• наличие журналов, доверенностей и других документов [16, с. 9].

     При проверке наличия и состояния регистров аналитического учета ревизором запрашиваются следующие документы: инвентарные карточки; описи инвентарных карточек; инвентарные списки; оборотные ведомости; накопительные ведомости по приходу и расходу продуктов питания; книги учета материальных ценностей; книги регистрации боя посуды; журналы операций; инвентаризационные описи; акты на списание; раздаточные ведомости; сличительные ведомости.

     Установление  правильности проведения предыдущей инвентаризации начинается с проверки наличия в  организации приказов на проведение инвентаризации материальных ценностей и назначении инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

     При проверке правильности составления инвентаризационных описей внимание контролера сосредоточено на наличии подписей всех членов инвентаризационной комиссии (в противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными); присутствии визы председателя инвентаризационной комиссии на приложенных к реестрам документах; соблюдении требований законодательства по заполнению описей; проверке правильности арифметического подсчета итогов.

     Инвентаризационные  описи должны быть заполнены четко  и ясно, без помарок, на каждой странице описи должны быть указаны прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. Не допускается оставление в описях незаполненных строк, кроме того, на последней странице незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На материалы, находящиеся на ответственном хранении или полученные для переработки, должны быть составлены отдельные описи.

     После этого ревизоры переходят непосредственно  к инвентаризации материальных запасов, перед проведением которой необходимо издать приказ о проведении инвентаризации.

      2.9 Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации 

     Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации.

     Инвентаризация  – это проверка фактического наличия  имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация имущества и обязательств определена Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

     Инвентаризация  проводится для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

     Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой из них) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     Перечень  имущества, проверяемого при налоговой  проверке, устанавливается руководителем  государственной налоговой инспекции (его заместителем). Проверка фактического наличия имущества производится при участии должностных лиц, материально ответственных лиц, работников бухгалтерской службы налогоплательщика.

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств [18, с. 67].

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «..» .(дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, отражены в бухгалтерских регистрах или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     Сведения  о фактическом наличии имущества  записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств и другого имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

     Налогоплательщик  должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные  сроки (обеспечить рабочей силой  для перевешивания и перемещения  грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

     Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями членов инвентаризационной комиссии.

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, материально ответственные  лица. В описи конце материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

     Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов − один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.