Ревизия и аудит операций с основными средствами

В первую очередь ревизору следует  проверить следующее:

1. какие меры приняты на предприятии по обеспечению сохранности основных средств. Для этого нужно установить, назначены ли приказом руководителя материально-ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств. Заключены ли с ними письменные договора о полной материальной ответственности, как этого требует законодательство;
2. соответствуют ли должности материально ответственных лиц Перечню должностей и работ, занимаемых  и выполняемых работниками, с которыми предприятием могут заключаться письменные договора о полной материальной ответственности;
3. созданы ли условия материально ответственным лицам для обеспечения сохранности материальных ценностей;
4. назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проведения проверки сохранности основных средств.

Далее ревизору необходимо приступать к проверке сохранности  основных средств непосредственно. В этом случае, если поступили сигналы  по недостачам или хищениям основных средств, незаконном их обмене, то проверку следует начинать с внезапной инвентаризации основных средств. Если такая информация отсутствует, проверку начинают с проверки наличия и состояния инвентарных карточек аналитического учета ОС и соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета на проверяемые даты. Для этого составляют данные описи инвентарных карточек по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. Убедившись в наличии всех инвентарных карточек, проверяют на первое число месяца соответствие их стоимости внутри классификационных групп. При установлении расхождений выясняют причины, виновных лиц.

Далее необходимо убедиться в достоверности  данных инвентарных карточек. Затем  проверяют наличие и состояние  технических паспортов и другой технической документации, ее оформление, которое необходимо для сверки фактического состояния ОС и их технической характеристики по данным бухгалтерского учета. Важным элементом обеспечения сохранности ОС является своевременность их закрепления за материально-ответственными лицами по месту нахождения или эксплуатации объектов.

Стоимость закрепленных за материально-ответственными лицами ОС сверяется с данными бухгалтерского учета по счету 01. Установив неполное закрепление основных средств, ревизор  выясняет причину и последствие данного нарушения. При помощи выборочной инвентаризации проверяется фактическое наличие и качественное состояние объектов ОС.

Обязательно выборочной инвентаризации подвергаются ОС, по которым при предыдущей инвентаризации была выявлена недостача, а также те объекты, которые по каким-либо причинам не были закреплены за материально-ответственными лицами.

Проверяется своевременно ли на предприятии проводится инвентаризация ОС. Инвентаризация ОС позволяет установить соответствие фактического наличия данным бухгалтерского учета. Нередко инвентаризация выступает начальным этапом собственной ревизии или проверки, что позволяет достичь большей объективности ее результатов.

Следует также отметить, что одним из важных элементов  обеспечения сохранности основных средств является правильное их отнесение  к той или иной классификационной  группе. На практике существует множество  классификаций основных средств, а  предприятие в зависимости от принятой учетной политики, может использовать ту или иную из них. В этом случае ревизору на основании технических паспортов, записей характеристик объектов в карточках по учету ОС следует определить: соответствие действующей на практике классификации принятой в учетной политике, так как расхождение между ними может привести к неправильному начислению износа и, как конечный результат к неправильному определению себестоимости продукции.

Ревизору необходимо обратить особое внимание на правильность отнесения предметов к основным средствам и в случае возникновения расхождений учетной политики и действующего порядка отнесения объектов к основным средствам выяснить причины расхождений и виновных лиц (приложение Е).

В процессе ревизии проверялось: не числятся ли в составе основных средств объекты, стоимость которых ниже 30 минимальных заработных плат (кроме ковров и ковровых изделий, которые относятся к основным средствам, если их стоимость превышает 10 минимальных заработных плат), или объекты, срок службы которых менее 12 месяцев (согласно Указанию Министерства Финансов Республики Беларусь № 60 от 12.12.97г.); не производился ли в организации перевод основных средств в малоценные и быстроизнашивающиеся предметы и наоборот.

Следует отметить, что  по результатам проверки организации материальной ответственности и состояния контроля  сохранности основных средств в ОАО «Продсервис» ревизором нарушений выявлено не было.

2.3. Проверка правильности документального оформления операций по поступлению, движению и выбытию основных средств

При  проверке необходимо получить подтверждение надлежащего  оформления прав собственности организации  на объекты основных средств.

Для проведения проверки ревизор привлекает первичные документы (акты (накладные) приемки-передачи основных средств, инвентарные карточки учета основных средств и др.), по которым основные средства приняты к учету (приложения Ж-К).

В бухгалтерском учете  основные средства оцениваются по первоначальной стоимости состоящей из фактических  затрат на их приобретение, возведение (сооружение) и изготовление, включая расходы по доставке, монтажу и установке, из процентов за кредит, уплат госпошлины и других расходов (по объектам, бывшим в эксплуатации, в первоначальную стоимость включается сумма их износа). В балансе предприятия они показываются по остаточной стоимости. Первоначальная стоимость основных средств может увеличиваться в результате реконструкции или модернизации за счет капитальных вложений либо дооценки, или уменьшается при частичной ликвидации либо уценке. На день переоценки  основные средства учитываются по восстановительной (рыночной) стоимости, которая в дальнейшем принимается как первоначальная.

При проверке правильности оценки основных средств необходимо обратить внимание на то, были ли случаи изменения первоначальной стоимости объектов, какие причины вызвали эти изменения (достройка, дооборудование, реконструкция, частичная ликвидация), отражены ли затраты по капитальным вложениям на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", показывается ли источник этих капитальных вложений с увеличением добавочного капитала.

Особо тщательно следует  проверить полноту и своевременность  проведения инвентаризации основных средств, а также инвентаризационные описи, сличительные ведомости, ведомости  результатов последней инвентаризации, решения руководства организации по итогам ее проведения, правильность отражения результатов в учете (приложение Е).

Целью проверки документального оформления и учета поступления основных средств является подтверждение того, что приобретенные основные средства были правильно отражены в учете и представляют собой стоимость реальных объектов, введенных в эксплуатацию.

На этом этапе необходимо выполнить следующие процедуры:

• получить список (с указанием количества и стоимости) приобретенных объектов основных средств, сверить полученные показатели с данными оборотов по дебету счета 01 "Основные средства";
• проверить первичные документы и физическое наличие вновь приобретенных объектов. Проверка проводится выборочно при существенном увеличении объектов основных средств;
• определить, что стоимость объектов основных средств, введенных в эксплуатацию, надлежащим образом отражена на счетах бухгалтерского учета и соблюдены ли при этом соответствующие положения налогового законодательства.

Также при проверке необходимо обратить внимание на следующее:

• при передаче основных средств в качестве взноса в Уставный капитал должен быть приведен их перечень, где указывают первоначальную стоимость, износ и цену соглашения, по которым их относят в счет взноса в Уставный капитал;
• при приобретении основных средств у физического лица должен быть оформлен договор купли-продажи с указанием первоначальной стоимости, износа и цены приобретения;
• при приобретении объектов основных средств в комплекте в инвентарной карточке учета основных средств должна быть обязательно расшифровка предметов, входящих в комплект;
• объекты капитального строительства, находящиеся во временной эксплуатации, до ввода их в постоянную эксплуатацию не включаются в состав основных средств предприятия, а учитываются как незавершенные капитальные вложения (на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы»);
• при продаже основных средств должна быть установлена рыночная стоимость, которая (как правило) не должна быть ниже балансовой стоимости.

При проверке операций по поступлению основных средств необходимо установить, обоснованно ли экономически строительство тех или иных объектов, включено ли оно в план капитальных вложений, обеспечено ли необходимым финансированием, имеется ли в полном объеме проектно-сметная документация. Необходимо установить целесообразность и законность приобретения, выявить полноту и своевременность оприходования поступивших в хозяйство основных средств, а также правильность документального оформления и реальность их оценки. При этом составлялась вспомогательная ведомость (табл. 2.1).

Таблица 2.1. Проверка операций по поступлению основных средств на ОАО «Продсервис» за апрель-июнь 2008 г.

Примечание. Источник: собственная  разработка.

В ходе проверки правильности документального оформления операций по поступлению основных средств  нарушений не выявлено.

Полноту и своевременность  оприходования основных средств  устанавливают путем изучения первичных документов и записей по счетам 01 «Основные средства», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др. (табл. 2.2). Источниками таких данных являются акты приема-передачи основных средств; накладные на внутренние перемещения, инвентаризационные описи, инвентарные карточки, ведомости по движению основных средств (приложения Е-К).

Таблица 2.2. Проверка своевременности оприходования основных средств на ОАО «Продсервис» за апрель-июнь 2008 г.

Примечание. Источник: собственная  разработка.

Как видно из таблицы  расхождений в датах поступления  и оприходования объектов основных средств в ОАО «Продсервис» в ходе проверки  не установлено.

При проверке поступления  основных средств в порядке их безвозмездной передачи устанавливают  наличие соответствующих двусторонних актов приема-передачи указанных  объектов, их техническое состояние и своевременность оприходования и закрепления за материально ответственными лицами. Приобретение бывших в эксплуатации объектов у других организаций должно быть тщательно проверено с точки зрения установления законности и целесообразности каждой операции.

Целью проверки операций, связанных с выбытием основных средств, является определение того, что первоначальная стоимость и сумма накопленной амортизации полностью и надлежащим образом списаны со счетов их учета, а также финансовые результаты (прибыль или убыток), образовавшиеся в результате этих операций, правильно отражены на счете 99 "Прибыли и убытки".