Теоретичні та практичні аспекти обліку видатків на оплату праці бюджетних установ

 

 

 

 

 

 

 

3.Облік праці  та її оплати

 

 

 

3.1 Облік персоналу

На кожному  підприємстві, галузі, організації  чи установі в Україні має бути реальна і достовірна інформація про заробітну плату, її розмір, нарахування, утримання, виплату. Таку інформацію повинен  забезпечити бухгалтерський облік.

Система оплати праці включає два напрямки: організацію  праці та нарахування заробітної плати. Перше пов'язане з обліком  відпрацьованого часу, а друге - з кількістю виконаної роботи.

Облік праці та розрахунків щодо зарплати є однією з найважливіших ділянок облікової роботи в бюджетних установах Його завдання такі:

• контроль за дотриманням штатної дисципліни і використанням фонду заробітної плати,
• правильне обчислення витрат робочого часу та контроль за його раціональним використанням,
• своєчасне і достовірне нарахування заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю,
• здійснення своєчасних і достовірних розрахунків щодо заробітної плати,
• контроль за використанням виділених на зарплату коштів загального і спеціального фондів,
• своєчасне складання необхідної звітності і забезпечення користувачів інформацією про працю і заробітну плату.

Перелічені завдання вирішуються  в розрізі таких складових  організації обліку:

• організації обліку особового складу працівників;
• організація обліку виробітку;
• організація обліку нарахування заробітної плати;
• організація обліку стипендії.[51, с.254]

Виконання цих завдань можливе  лише при раціональній організації  всього облікового процесу і постійному контролі за ним з боку керівника, головного бухгалтера установи та органів  державного казначейства, які видають  дозвіл на отримання коштів на зарплату в межах кошторису [35, с.17]

Основними показниками заробітної плати, що підляягають обліку, є: чисельність  працівників, їх професії і кваліфікація, витрати робочого часу в годинах  і годино-днях, кількість виготовленої продукції або обсяг виконаних  робіт, розмір фонду оплати праці різним категоріям працівників і за видами нарахувань, преміальні виплати, розмір сум нарахованих і використаних на оплату відпусток і на соціальне страхування працівників, розмір відрахувань за їх видами. Ці дані необїідні для обчислювання таких економічних показників, як рівень забезпеченості робочою силою, середнього заробітку, рівня продуктивності праці та ін.

Оперативний облік персоналу  веде відділ кадрів на бланках типових  форм. Використовуються єдина документація і уніфіковані регістри обліку особистого складу. Прийом на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення оформляються відповідними документами — передусім наказами про прийняття, звільнення чи переведення на іншу посаду, роботу, а також запискою-розрахунком про надання відпустки.[45, с.58]

Первинні документи використовує не тільки відділ кадрів для ведення  особових карток працівників, а й  інші відділи та служби.

Первинний облік заробітної плати  здійснюється в документах, типові форми яких затверджено наказом  Міністерства статистики України від 1996 р. №144. [48, с.36]

Загальна чисельність працівників  установ встановлюється штатним  розкладом. Штатний розклад бюджетної  установи являє собою затверджений вищою установою перелік найменувань  посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад (вакансій) та посадових окладів за структурними підрозділами установи. Штатний розклад є підґрунтям для складання та подальшого затвердження кошторисів бюджетних установ. Штатний розклад складає керівник планово-фінансового відділу на основі штатних нормативів, які являють собою встановлену кількість посад різних категорій працівників стосовно окремих категорій масових закладів, видів закладів охорони здоров’я, освіти, культури тощо. Кількість вакансій за типовими штатами тієї чи іншої категорії установи залежить від показників обсягів діяльності останніх (для лікарень — кількість ліжок, ліжкоднів; для амбулаторно-поліклінічних закладів — кількість відвідувань хворих, кількість хворих, кількість приміщень, площ приміщень; для шкіл — типи шкіл, кількість класів, для вищих навчальних закладів — видів останніх тощо). Штатні нормативи та типові штати для бюджетних установ розробляються і затверджуються відповідними галузевими міністерствами. Фактична штатна чисельність не повинна перевищувати кількості штатних посад за штатним розкладом установи.

Прийом на роботу до бюджетних установ  здійснюється за наявності вільних  робочих місць. Зарахування працівника до штатів установи супроводжується  присвоєнням йому табельного номера, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи як працівника конкретної установи. Табельні номери розробляє відділ кадрів установи. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись як за категорією персоналу так і за приналежністю до структурного підрозділу. У процесі розробки табельних номерів кожній категорії працівників чи кожному структурному підрозділові виділяється відповідна серія табельних номерів.[51, с.43]

На виконання Постанови КМУ  № 134 центральні органи виконавчої влади та галузеві академії наук розробили і затвердили за погодженням з Міністерством праці та соціальної політики і Міністерством фінансів України конкретні умови оплати праці з урахуванням характеру та специфіки роботи підвідомчих бюджетних установ, розміри посадових окладів (ставок) працівників цих установ у межах схем, затверджених Постановою КМУ № 134. Так, Міністерство освіти і науки України видало наказ від 29.03.2001 р. № 161 «Про затвердження розмірів посадових окладів (ставок заробітної плати) працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ», Міністерство культури і мистецтв України — наказ від 19.04.2001 р.№ 204 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних установ, закладів та організацій культури», Державний комітет молодіжної політики, спорту і туризму України — наказ від 19.04.2001 р. № 1052 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних установ, закладів та організацій фізичної культури і спорту» і т. ін.[36, с. 10]

Для обліку особового складу використовуються такі документи:

1. Наказ (розпорядження) про прийняття  на роботу. Типова форма П-1.

2. Наказ (розпорядження) про переведення  на іншу роботу. Типова форма  П-5.

3. Наказ (розпорядження) про припинення  трудового договору. Типова форма П-7.

4. Наказ (розпорядження) про надання відпустки. Типова форма П-6.

5. Особова картка. Типова форма  П-2.

6. Табель обліку робочого часу. Типова форма П-13. (Погодинна форма оплати праці). Складає особа, уповноважена керівником бюджетної установи. В табелі не допускаються виправлення.[48, с.129]

Ранги, які відповідають посадам  першої категорії, присвоюються Президентом  України, а другої категорії —  Кабінетом Міністрів України.

Прийняття на державну службу на посади третьої — сьомої категорій здійснюється на конкурсній основі, при цьому ранги, які відповідають цим категоріям, присвоюються керівником державного органу, в системі якого працює державний службовець.

Оскільки бюджетні установи — це сукупність різних за своїм призначенням органів, то різноманітним є і склад їх працівників за професіями і спеціальностями.[45, с.21]

Для нарахування заробітної плати  при відрядній формі оплати праці  необхідні документи, в яких зазначаються обсяги виконаних робіт, наданих  послуг та виготовленої продукції:

1. Наряд.

2. Рапорт про виробіток.

3. Маршрутний лист.

На кожного працівника в бухгалтерії  бюджетної установи відкривається особова справа (особовий рахунок), в якій вказується:

• дата і рік народження;
• дата і номер наказу, відповідно до якого працівник зарахований до спискового складу установи;
• оклад (тарифні розцінки);
• копії документів, що дають право на пільги щодо нарахування прибуткового податку;
• додаткові утримання із заробітної плати;
• номер ідентифікаційного коду.

Аналітичний облік розрахунків  із заробітної плати здійснюється у розрахунково-платіжних, розрахункових відомостях.[48, с. 62]

Оперативний облік руху персоналу має забезпечувати  своєчасне комплектування всіх підрозділів, а також дотримання штатної дисципліни.

У зміцнені трудової дисципліни та підвищенні продуктивності праці важливу роль відіграють контроль своєчасності виходів на роботу, облік відпрацьованого часу та часу залишення роботи.

Основним джерелом інформації про  використання робочого часу в бюджетних  установах є дані табельного обліку. У разі потреби проводять «фотографії» робочого дня, хронометражні спостереження та інші заходи одночасного обстежування.

Облік виходів на роботу й часу залишення її в табелі може вестись двома способами:

1. відмічанням усіх, хто вийшов, не вийшов на роботу, а також запізнень, понаднормованих годин і т. ін.;
2. реєстрацією лише відхилень від нормального використання робочого часу (невиходів, запізнень, понаднормованих робіт і т. ін.). Раціональнішим є другий спосіб, який і рекомендується застосовувати в бюджетних установах. [45, с.69]

3.2. Нарахування заробітної  плати

Наступним етапом в організації  обліку праці і заробітної плати  є організація обліку нарахування  та виплати заробітної плати, яка  являє собою систему заходів  по забезпеченню якісного, достовірного та своєчасного нарахування заробітної плати в бухгалтерії установи.

Заробітна плата в разі почасової оплати визначається згідно з тарифною ставкою й кількістю  фактично відпрацьованого часу. Тарифна ставка — це розмір заробітної плати за одиницю часу. Існують годинні, денні та місячні тарифні ставки. У бюджетних установах застосовуються переважно місячні тарифні ставки заробітної плати, які називаються посадовими окладами.

Заробітна плата працівників бюджетних  установ складається з посадового окладу (встановленої ставки заробітної плати), премій, доплат за суміщення професій і надбавок в межах вставленого в установі фонду оплати праці. При погодинній оплаті праці працівників, зайнятих в усіх галузях народного госп щарства, за проведення навчальних занять заробітна плата розраховується, виходячи з фактично відпрацьованого ч;:су з урахуванням ставки погодинної оплати праці.

Для виплати заробітної плати працівникам  установ здійснюється нарахування, що включає розрахунок заробітку за місяць та суми  утримань з неї.

Посадові оклади державних службовців установлюються залежно від складності та рівня відповідальності виконуваних  ними службових обов’язків. Під час розрахунку заробітної плати за посадовим окладом останній зберігається в разі відпрацювання всіх робочих днів місяця. Якщо відпрацьовано неповну кількість робочих днів, середньоденний заробіток перемножується на кількість відпрацьованих днів.

 Розмір ставок заробітної  плати (посадових окладів), а також  надбавок до них у деяких  галузях бюджетної сфери визначається  на підставі щорічної тарифікації,  яку проводить постійно діюча  тарифікаційна комісія.Тарифікаційна комісія створюється наказом керівника установи у складі головного бухгалтера, інспектора відділу кадрів, начальника планово-економічного відділу, представника профспілкової організації, а також інших осіб, що їх залучає керівник установи до роботи з тарифікацією. Головою тарифікаційної комісії є керівник установи або його заступник.

Тарифікаційні комісії у своїй  роботі керуються чинними умовами  оплати праці відповідних працівників  та іншими нормативними актами. При  цьому перевіряються документи  про освіту, стаж роботи. Результати роботи комісії подаються у вигляді тарифікаційних списків, які складаються за кожною посадою окремо. Тарифікаційні списки підписують усі члени тарифікаційної комісії та затверджує керівник вищої установи. Ці списки — єдині документи, які визначають розмір посадових місячних окладів, тарифних ставок і надбавок в окремих установах і посадах працівників. Установлена за тарифікацією та зафіксована в тарифікаційних списках ставка заробітної плати виплачується працівникам щомісячно незалежно від кількості тижнів і робочих днів у різні місяці року.

В установах, де застосовується відрядна форма оплати праці, підставою для  розрахунку (нарахування) заробітної плати  є документи, в яких організується  облік виробітку. Це можуть бути різні  спеціалізовані або типові наряди, картки обліку виробітку та інші. У разі відрядної оплати праці сума заробітку робітників, які виконують завдання індивідуально, дорівнює результату множення відрядної розцінки за одиницю виробленої продукції (виконаної роботи) на обсяг виготовленої продукції (виконаних робіт). Коли йдеться про бригадну відрядну оплату, необхідно визначити загальну суму заробітку всієї бригади, помноживши розцінку на обсяг виконаних робіт, а далі розподілити її між членами бригади відповідно до їхньої кваліфікації та кількості відпрацьованого часу.