Учет денежных средств и денежных документов

     Для  учета  кассовых  операций   применяются   типовые   межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1),

расходный кассовый   ордер (форма КО-2),

Журнал  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров(форма КО-3),      

Кассовая  книга (форма КО-4), 

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5). 

     Эти формы утверждены постановлением Госкомстата  России от 18  августа 1998 года  № 88  по  согласованию   с   Минфином   России   и   введены  в действие  с   01   января  1999 года.

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и  расходными   кассовыми   ордерами.   Для  учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных  денег и оплаченных документов  ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного    бухгалтера   организации.

     Руководители    организации    обязаны   оборудовать  кассу  и    обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке         их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине  руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке,  они несут ответственность в установленном законодательством  порядке.

     Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

     Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим   законодательством.

     Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается  оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации,   результаты   ее   фиксируются   в   акте.

     При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает   о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной   замене   замка   металлического   шкафа.

     Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих   данной   организации,   запрещается.

     В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

     В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у  него  под   отчетом   ценности   немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии  комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями  указанных   лиц.

     В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда,  выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут  производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на  которых  распространяются  все  права   и  обязанности,              установленные    настоящим    Порядком   для   кассиров.

     В  малых  организациях,  не   имеющих   в   штате   кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации   при  условии заключения   с    ним   договора   о   материальной    ответственности.

     В сроки, установленные руководителем  организации, а также  при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и                  обстоятельства   возникновения.

     В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых   документов.

     Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров   и   кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения   кассовых   операций  систематически    проверяют    банки   (не реже одного раза в два года).

     На  руководителей организаций, допустивших  указанные нарушения, возлагается  административный штраф   на   сумму  от  4000   до   5000   рублей   (п.15.1  КоАП  РФ ).  На   предприятие  налагается   штраф   в   размере   от   40000  до  50000 рублей.

     В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального  банка Российской Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У установлен   предельный  размеры   расчетов   наличными   деньгами   между   юридическими лицами на  уровне   60000  рублей   по   одной   сделке.   При   этом   следует   учитывать,  что  под  сделкой   в   данном   случае   понимается   один   отдельный   договор.  Это уточнение действует с 1  июля  2002  года.

     Для расчетов с физическими лицами  предельный размер расчетов наличными   не   установлен.

     Существенные  ограничения по порядку осуществления  кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации  от 19 ноября  1998 года   №416-У  «  О   мерах   по   повышению   собираемости   налогов   и   других   обязательных   платежей   и   упорядочению   наличного   и   безналичного   денежного   обращения ».  В соответствии с данным  Указом организациям запрещено вносить из  кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета    других   лиц ( юридических и физических ), минуя свой счет.                За несоблюдение  этого порядка налоговые органы накладывают на   организацию    штраф   в  2-кратном   размере    суммы   произведенного   взноса.

     Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере  суммы наличных денежных средств, выданных через кассу   организациям   и    физическим   лицам.

     Использование   контрольно-кассовых   машин   для   учета  расчетов с   населением   обязательно    для    всех   организаций.

     Если  организации в силу специфики  своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой  отчетности  при расчетах с населением могут использоваться формы  бланков   документов,   утвержденные    Минфином   России.

     За  нарушение требований Закона Российской Федерации  «О   применении   контрольно – кассовой   техники   при   осуществлении   наличных   денежных   расчетов  и  ( или )  расчетов   с   использованием   платежных   карт »  применяются   штрафные санкции  к  организациям  в   зависимости   от   характера   нарушения.

     Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

     Для обеспечения учета наличия и  движения денежных средств  и хозяйственных  операций, связанных с денежными  средствами  применяется система  счетов бухгалтерского учета, предусмотренных  в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”.   Этот раздел включает счета:

     50 “Касса”, 51 “Расчетные счета”,

     52 “Валютные счета”,

     55 “Специальные счета в банках”, 

     57 “Переводы в пути”, 

     58 “Финансовые вложения”,                                              

     59   “Резервы   под   обесценение    вложений   в    ценные   бумаги”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Документальное оформление  кассовых операций.

     Ни  одна кассовая операция не должна проводиться  без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.

               Первичная документация кассовых  операций:

     - приходный кассовый ордер;

     - расходный кассовый ордер;

     - кассовая книга;

     - платежная ведомость;

     - журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров.

 При работе с кассовыми документами необходимо соблюдать требования:

• приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно шариковой ручкой или выписаны на машине;
• в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления;
• прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
• в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые документы.

   Кассовые  операции выполняет кассир. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Ему запрещается передавать свои обязанности другим лицам. При возникновении необходимости в его замене, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (с которым также заключается договор о полной материальной ответственности).

   На  предприятиях, где работают несколько  кассиров, их работу координирует старший кассир: перед началом рабочего дня выдает кассирам авансом необходимые для расходных операций суммы наличных денег под расписку в книгах учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5), открытые на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку старшему кассиру под расписку этой же книге, остаток наличных денег, приходные и расходные кассовые документы.

   Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денег при хранении и транспортировке.

 Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций должны быть закрыты с внутренней стороны. Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.