Учет денежных средств и денежных документов

   Для того чтобы организации имели  свободные денежные средства на хозяйственные  нужды банки устанавливают по согласованию с руководителями предприятий лимит остатка наличных денег в кассе. Т.е. остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе не ограничивается этим лимитом.  В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен. Для этого организация представляет в банк, специальный расчет по установленной форме.

      Для обобщения информации о движении и наличии денежных средств в кассах организации в плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Обороты по дебету счета 50 «Касса» показывает поступления наличных денег в кассу организации, а выдача денег из кассы — по кредиту счета 50 «Касса».

    К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

    50-1 «Касса организации»;

    50-2 «Операционная касса»;

    50-3 «Касса в иностранной валюте»  и другие¹.

    Поступление денег в кассу оформляется  Приходным кассовым ордером (№КО-1) (см. Приложение 1) выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером.

В приходном  кассовом ордере проставляются дата, номер, а так же:

- по  строке "Основание" указывается  содержание хозяйственной операции (возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.);

- по  строке "В том числе" указывается  сумма НДС, в случае, если продукция,  работы, услуги не облагаются  налогом, делается запись "без  налога (НДС)";

- по  строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые документы с указанием  их номеров и дат составления;

- в графе  "Кредит, код структурного подразделения"  указывается код структурного  подразделения, на которое приходуются  денежные средства;

- по строке "Принято от" указывается, от кого приняты денежные средства;

- суммы  проставляется цифрами и прописью.

    Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке.

    Наличные  деньги выдают из кассы на основании Расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) (см. Приложение 2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

 Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов:

- по  строке "Основание" указывается  содержание хозяйственной операции;

- по  строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые документы, являющиеся основанием для выписки расходного кассового ордера с указанием их номеров и дат составления.

Сумма проставляется цифрами в рамке  в верхней части документа и прописью в строке «Сумма».

    На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях).

    Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи денег.

    При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа удостоверяющего личность, кем и когда выдан.

   Деньги  из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя  и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости. Получатель чернилами или шариковой ручкой в строке «Получил» записывает полученную сумму, ставит дату получения и подпись.

     Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в специальном  журнале регистрации (форма № КО-3) (Приложение 3).

            Выдача  приходных и  расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.  Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.  При получении приходных и  расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:   

     а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

     б) правильность оформления документов;

     в) наличие перечисленных в документах приложений.

             В случае несоблюдения одного  из этих требований кассир  возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег  подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

    Все поступления и выдачи наличных денег  записываются в кассовую книгу (ф.КО4) (Приложение 4), которая предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана; процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ.

    Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х  равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые в конце дня передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     В графе 1 “Номер документа ” указывают  номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

     В графе “Номер корреспондирующего счета, субсчета” указывают номер того счета, по которому отражено поступление  или выдача денег.

     В графе “Приход, руб., коп.” отражают сумму денег, полученную в кассе по одному ПКО.

     В графе “Расход, руб., коп.” отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.

     Графу “Остаток на конец дня” заполняют  так:

     Остаток денег на конец  дня = Остаток денег  на начало дня + приход денег в течение  дня – расход денег  в течение дня.

  При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и не оговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера.

   Разрешено автоматизировать ведение кассовой книги, при условии, что «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и имеют все реквизиты кассовой книги.

   Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

   Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться инвентаризация (ревизия). Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.  

   Ревизия кассы проводится комиссией по приказу  руководителя, внезапно, в присутствии  кассира. Денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Результаты инвентаризации оформляют актом (ф. Инв. – 15)². В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами комиссии. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

   В целях  упорядочения налично-денежного обращения  и обеспечения полного и своевременного сбора налогов принят Закон от 18.06.1993 № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", по которому все денежные расчеты с населением на территории РФ, всеми предприятиями осуществляются с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

   Покупателям и заказчикам в обязательном порядке  выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно чек должен быть погашен штампом или надрывом в определенном месте.

   Вместо  кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.

   Кассир  допускается к работе на кассовой машине после ознакомления с типовыми правилами по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума. На каждую кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира- операциониста» (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера, а также печатью.

    При окончании работы или по прибытии инкассатора, кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру.

   Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между предприятиями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком РФ. В настоящее время, по одному платежу, он составляет 60000 руб³. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам.

   Отдельным категориям предприятий в силу специфики  деятельности либо особенностей местонахождения  разрешается осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовой техники. Их перечень утвержден постановлением Совета Министров—Правительства РФ от 30.07.93 г. № 745.

   При наличии  у предприятия валютного счета  и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость  в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 ”Касса” открывается субсчет, например субсчет 50-4 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам валют.

     Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте.

   Денежные  документы – это находящиеся в кассе оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, почтовые и вексельные марки, марки гос. пошлины, оплаченные авиа и железнодорожные билеты, проездные билеты, талоны на горюче-смазочные материалы и др.