Учет денежных средств ,расчетных и кредитных операций

При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера, и приравненных к ним местностях — до пяти рабочих дней), включая день получения денег, в банке.

Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости. В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежавших депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал... (подпись)». Запрещается выдача денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом.

На ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер №__». Таким образом, на все выданные по ведомости суммы  оформляете один общий расходный  кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.                               

Депонированные суммы сдаются  в банк, и на сданные суммы также  составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.                    

В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим  в списочном составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер.                                     

 

Выдача из кассы денежных средств для сдачи  выручки на расчетный счет.

 

Пример 1. Организация 12 августа 2004 г. сдает в банк полученную наличными деньгами выручку в сумме 20 000 руб. Полученная выручка сдается в банк по объявлению на взнос наличными от 12.08.2004 г. Сдача выручки была поручена кассиру Смирновой Людмиле Ивановне. По сданной в банк выручке кассиром представлена квитанция № 4 от 12.08.2004 г. На основании имеющихся документов сдача выручки в банк отражена по расходному кассовому ордеру № 116 от 12.08.2004 г.

 

Выдача из кассы денежных средств на заработную плату.

 

Выплаты, носящие регулярный характер, - заработная плата, пособия  по социальному страхованию, стипендии и др., - производятся кассиром организации по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Каждый работник, получающий зарплату должен расписаться непосредственно в расчетно-платежной ведомости.

Пример 2. Организация 12 августа 2004 г. осуществила выплату заработной платы работникам в сумме 20 000 руб. за июль 2003 г. по расчетно-платежной ведомости № 16 от 12.08.2004 г.

Выплата общей суммы  заработной платы работникам оформлена  одним расходным кассовым ордером № 117 от 12.08.2004 г., к которому прилагается оформленная в установленном порядке расчетно-платежная ведомость.

 

Погашение организацией наличными денежными  средствами задолженности по краткосрочному займу, ранее полученному от работника организации.

 

Пример 3. Организация 12 августа 2004 г. осуществила погашение краткосрочного займа в сумме 4 500 руб., ранее полученного от своего работника Лаптева Алексея Михайловича. Заем был получен сроком на 2 месяца согласно договору займа № 4 от 13.06.2004 г. Возврат денежных средств по указанному договору займа оформлен расходным кассовым ордером № 121 от 12.08.2004 г.:

2.1.3.2.2.. Объявление на взнос наличными

Объявление на взнос  наличными составляется по установленной  ЦБ РФ форме № 0402001 и подписывается  лицом, вносящим деньги в банк.

Объявление на взнос  наличными представляет собой комплект из трех документов (частей): непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера, которые заполняются практически одинаково. 

Операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявление на взнос наличными в кассу банка.

 Получив объявление  на взнос наличными, кассовый  работник приходной кассы проверяет  наличие и тождественность подписи  операционного работника имеющемуся  образцу, сличает соответствие  суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него денежные средства.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную  в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление на взнос наличными кассовый работник оставляет у себя, а ордер передает соответствующему операционному работнику.

Полученная вносителем денег квитанция представляется им в кассу организации и служит подтверждением получения банком наличных денежных средств от организации.

В кассе организации  квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк. Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка и служит подтверждением поступления сданных денежных средств на расчетный счет организации.

Операции по выдаче наличных денежных средств из кассы организации  должны отражаться в кассовой книге. Оформленные расходные кассовые ордера с прилагаемыми к ним документами скрепляются с копией соответствующего листа кассовой книги и хранятся в кассе как отчет кассира.

2.1.4. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Журнал регистрации (форма № КО-3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера приходным и расходным кассовым ордерам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, в графе «Примечание» указывается основание получения (выдачи) денежных средств.

Журнал заполняется  кассиром или другим работником бухгалтерии. 

Ha титульном листе журнала  указываются:

• присвоенный организации код ОКПО/(например, «51190611»);
• наименование организации (например, «ЗАО «Актив»»); 
• наименование структурного подразделения организации и его код (номер), присвоенный ему организацией (при отсутствии структурных подразделений по данной строке и вместо кода ставятся прочерки); 
• период (год) на который заводится журнал (например, «2004 год»); .
• должность фамилия, имя Отчество работника, ответственного за ведение журнала (например, 
  «кассир Смирнова Людмила Ивановна»).

В рабочих  листах журнала в столбцах 1 и 5 указываются  даты составления приходных и  расходных кассовых ордеров соответственно. В столбцах 2 и 6 указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров соответственно. В столбцах 3 и 7 указываются суммы наличных денежных средств (рубли и копейки цифрами) поступивших в кассу или выданных из кассы соответственно.

В столбцах 4 и 8 указываются краткие описания хозяйственных операций по приему и  выдаче денежных средств соответственно.

Ниже представлен  лист журнала, заполненный в соответствии с данными приходных и расходных  кассовых ордеров, ранее приведенных в параграфах 5 и 6.

2.1.5. Кассовая книга

Каждая организация  ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

По мере поступления  приходных и расходных кассовых ордеров с прилагаемыми документами  информация о совершенных кассовых операциях заносится кассиром в кассовую книгу.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. Первые экземпляры листов, остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

3аписи в кассовой  книге вносятся за каждый день, в котором были совершены операции  с наличными денежными средствами. Записи кассовых операций в кассовой книге начинаются со строки «Остаток на начало дня». Остаток денежных средств в кассе на начало дня равен остатку денежных средств на конец предыдущего дня кассовой книги (отчета кассира), который определяется на конец рабочего дня после отражения всех совершенных в этот день кассовых операций.

По строке «в том числе  на заработную плату, выплаты социального  характера и стипендии» показывается сумма по платежным ведомостям на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии, не списанные в расход кассы.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу  же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Остаток на конец дня  определяется по следующей формуле:

Остаток на конец  дня = Остаток на начало дня + Приход (дебетовый оборот по кассе за день) - Расход (кредитовый оборот по кассе за день).

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.                              

Для обеспечения сохранности  денежных средств в кассе периодически должна проводиться ревизия кассы в сроки, установленные руководителем организации. Кроме того, ревизия проводится и при смене кассира. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт.

Ниже приводится пример заполнения листа кассовой книги.

Величина лимита остатка кассы ЗАО «Актив» составляет 4 000 руб.

При этом допустим, что остаток денежных средств  на начало дня (12.08.2004 г.) составляет 2 545 руб. 44 коп.

При использовании автоматизированной формы бухгалтерского учета все  данные, отраженные по кассе, автоматически регистрируются в журнале учета проводок или хозяйственных операций.

Приведенные выше данные кассовой книги  за 12.08.2003 г. могут быть отражены в  учетных регистрах, например, в книге учета хозяйственных операций, следующим образом:

 

№ п/п	Содержание  хозяйственных операций	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
1	Получено из банка  по чеку АЛ 1233598 за заработную плату, хозяйственные  и командировочные расходы	50	51	25 000-00
2	Выдана зарплата работникам за июль 2004 г.	70	50	20 000-00
3	Выдано под отчет  Селезневу И.М. на приобретение канцелярских товаров	71	50	1 000-00
4	Выдано под отчет  Степанову А.П. на командировочные  расходы	71	50	4 000-00
5	Получен краткосрочный  заем от ООО «Штатив»	50	66	5 000-00
6	Отражен возврат Максимовым Ф.М. неизрасходованного остатка подотчетной суммы	50	71	207-50
7	Выдан краткосрочный  заем работнице Сидоровой А.Н.	73-1	50	1 200-00
8	Выдано Лаптеву А.М. в счет погашения задолженности	73-1	50	4 500-00
9	Получено от Васильева  Д.А. в счет погашения задолженности по краткосрочному займу, ранее выданному ему	50	73-1	1 000-00
10	Выданы за июль 2004 г. алименты Красновой Е.А. по исполнительному  листу	76	50	300-00