Учет денежных средств ,расчетных и кредитных операций

В течение года лимит остатка  по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.

2.1.3. Документальное оформление  движения наличных денежных средств  в кассе.

В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в РФ кассовые операции должны оформляться типовыми формами первичной учетной документации, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ.

Помимо типовых форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать и другие необходимые типовые документы, формы которых установлены Центральным банком РФ (далее - ЦБ РФ).

Для оформления и учета движения наличных денежных средств постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 предусмотрены  следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

 

№ формы	Наименование  формы
КО-1	Приходный кассовый ордер
КО-2	Расходный кассовый ордер
КО-3	Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов
КО-4	Кассовая  книга
КО-5	Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств

Помимо указанных форм при осуществлении операций с наличными денежными средствами необходимо использовать следующие типовые формы, утвержденные ЦБ РФ:

• кассовая заявка (форма № 0408027);
• заявление на выдачу чековых книжек (форма №0401017);
• денежный чек.

Для получения наличных денег с расчетного счета в банке на заработную плату и иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслуживающие банки кассовые заявки.

До наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем  квартале составляет и подает в банк кассовую заявку, в которой показываются источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала.

Поступление и расход наличных денег  раскрываются с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал.

Кассовая заявка подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и заверяется печатью организации.

Заявка подается в банк в 2-х экземплярах, один из которых с отметкой банка затем возвращается организации и хранится в бухгалтерии.

Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам.

Обслуживающий банк выдает организации  чеки в виде чековой книжки, содержащей, как правило, 25 или 50 чеков.

Банк осуществляет выдачу организации  чековой книжки на основании заявления установленной типовой формы № 0401017 и взимает определенную плату за каждую выданную чековую книжку.

Выданные чековые книжки и номера чеков фиксируются в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати» организации.

Денежный чек представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в чеке суммы наличных денег.

Каждый отдельный чек состоит  из корешка чека и отрезной части чека (собственно чека) с контрольной маркой, расположенной в верхнем правом углу чека. Всё эти части одного конкретного чека имеют одинаковый порядковый номер (буквенные и цифровые коды), например, чек АЛ 1233598.

При выдаче чековой книжки банк на лицевой стороне каждого чека указывает данные о чекодателе (наименование организации и номер расчетного счета организации) и ставит штамп с названием банка на месте реквизита «наименование учреждения банка».

2.1.3.1. Поступление наличных денежных средств в кассу организации.

2.1.3.1.1. Приходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер  выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.                                         

При выписке приходного кассового ордера нужно указать  в специальной строке основание  для принятия денег в кассу. Это  может быть возврат неиспользованной, подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.             

   Обязательно указывается,  от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название (например, ЗАО «Paccвета»), если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются  документы, па основании которых составлен  приходный кассовый ордер, с указанием  их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № ... от ...). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Оформленный приходный кассовый ордер  регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.

Запрещается выдавать приходный  кассовый ордер на руки лицу, которое  вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счет и банке, также  оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены (например, заработная плата за апрель 2000 г. или на командировочные расходы).

 

Поступление наличных денежных средств по чеку из банка.

 

Пример 1. Организация 12 августа 2004 г. получила из банка по чеку АЛ 1233598 маличные денежные средства в сумме 25 000 руб. 

Поступление средств  по чеку отражено в приходном кассовом ордере № 103 от 12.08.2004 г. ив квитанции к данному приходному кассовому ордеру.

Здесь и далее все  оформленные приходные кассовые ордера с прилагаемыми к ним документами  должны скрепляться с копией соответствующего листа кассовой книги и храниться  в кассе как отчет кассира.

Квитанция после заполнения и проставления на ней оттиска печати должна быть отрезана и приложена к выписке из банка за 12.08.2004 г.

Во всех остальных  случаях квитанции к приходным  кассовым ордерам выдаются на руки лицам, внесшим денежные средства в  кассу организации.

Полученная по чеку сумма  включает в себя расходы на заработную плату (в сумме 20 000 руб.), командировочные расходы (в сумме 4 000 руб.) и хозяйственные расходы (в сумме 1 000 руб.), которые могут быть отражены по строке «В том числе» приходного кассового ордера.

Оправдательные документы  к данному приходному кассовому  ордеру не прилагаются. Подтверждением выдачи чека и получения по нему наличных денег являются выписка из банка за 12.08.2004 г. и корешок чека, на оборотной стороне которого указывается номер и дата приходного кассового ордера № 103 от 12.08.2004 г., по которому оприходованы полученные по чеку наличные деньги.

Оборотная сторона корешка  чека заполняется и подписывается  главным бухгалтером организации.

Заполненный по данным примера 1 приходный кассовый ордер № 103 от 12.08.2004 г. вместе с квитанцией к нему приведен на следующей странице.

 

Возврат подотчетными лицами неизрасходованных  подотчетных сумм.

 

Пример 2. 12 августа 2004 г. в кассу организации на основании данных, отраженных в авансовом 
отчете № 19 от 12.08.2004 г. работника Максимова Федора Михайловича, возвращена часть неизрасходованной им подотчетной суммы в размере 207 руб. 50 коп. 

Возврат в  кассу неизрасходованного остатка  подотчетной суммы отражен в  приходном кассовом 
ордере № 105 от 12.08.2004 г. и в квитанции к данному приходному кассовому ордеру. 

Заполненной по данным примера 2 приходный кассовый ордер № 105 от 12.08.2004 г вместе с квитанцией к нему приведен ниже.

 

Требования к оформлению Приходных  кассовых ордеров.

         

Приходные кассовые ордера и квитанции к приходным  кассовым ордерам должны быть заполнены 
бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. :

Подчистки, помарки  или исправления в этих документах не допускаются.  

 Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные кассовые ордера) не допускается.

 Если допущена ошибка в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, то они уничтожаются и вместо них составляются новые документы.

2.1.3.2. Выдача наличных денежных средств.

2.1.3.2.1.. Расходный кассовый ордер.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации  производится, как правило, по расходным  кассовым ордерам.

Расходный кассовый ордер (см. приложение 2) выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № ... от...). Документ, являющийся, основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».                                      

Сумма проставляется цифрами в  соответствующей рамке в верхней  части документа и прописью в  строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).                    

Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  организации, главным бухгалтером  или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).                      

Расходный кассовый ордер  регистрируется в специальном журнале  в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена. 

При получении денег предъявляется  паспорт или заменяющий его документ (например, при выдаче денег на предприятии  может предъявляться удостоверение, выданное данным предприятием), но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.

Получатель собственноручно чернилами  или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки —цифрами, ставит дату получения, (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля) и свою подпись.

Деньги могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, то по строке «Выдать» работником бухгалтерии сначала указывается фамилия, имя, отчество получателя, затем фамилия, имя, отчество лица, по которому доверено получение денег (например, Иванову Николаю Васильевичу по доверенности Петрову Сергею Васильевичу). Доверенность должна быть оформлена в установленном порядке, она остается у кассира как приложение к расходному кассовому ордеру.   

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным  документам, приложенным к расходному кассовому ордеру кассир должен проставить на них штамп «получено» или «оплачено» с указанием числа, месяца, года (это называется гашением документов).

По расходным ордерам производятся разовые выплаты денег. Как правило, это выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, а также по результатам авансового отчета, выдача ссуд или материальной помощи отдельным работникам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например, депонированная заработная плата, т.е. заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полученная и сданная в банк).             

Таким образом, расходный  кассовый ордер оформляется при  разовой выдаче денег одному лицу. В том случае, когда те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость (см. приложение 3).

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию  и стипендии выдаются только по платежным  или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового  ордера на каждого получателя.