Учет и анализ движения денежных средств

Схема ведения кассовых операций на предприятии ООО «Промстрой» представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Ведение кассовых операций в ООО «Промстрой»

 

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено  законодательством.

Первичные документы  в ООО «Промстрой» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Поступление наличных денег  в кассу ООО «Промстрой» оформляют приходным кассовым ордером (Приложение 5). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

При выписке  приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица – фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются  первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру,  которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Отрывную квитанцию  заверяют печатью организации, регистрируют  в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам. Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 6). Ордер выписывается  в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

Для выписки расходного кассового ордера у работника  бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы – при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумма проставляется  цифрами в соответствующей рамке  в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Ордер также подписывает человек, получивший наличные деньги.   Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после  слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью,    копейки – цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца    пишется словом, например, 19 ноября) и свою подпись.

Кассир записывает в  соответствующей графе его паспортные данные.

При работе с кассовыми  документами кассиром ООО «Промстрой» соблюдать следующие требования:

1. приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко шариковой ручкой;
2. в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);
3. прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только в день их составления;
4. в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Срок хранения приходных  и расходных кассовых ордеров, журнала  регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и отрывных листов  в архиве организации – 5 лет.

Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица – руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

Ежедневно формируется отчет кассира, в который входят определенные документы:

• Х-отчет на начало дня;
• Z- отчет на конец дня;
• Справка отчет кассира-операциониста (Форма КМ-6) (Приложение 7);
• акт о возврате денежных сумм покупателям (Форма КМ-3);
• расходно-кассовые ордера на возвраты (форма КО-2), накладные к возвратам;
• заявления покупателей на возврат;
• копия препроводительной ведомости к сумке с рублевой денежной наличностью;

В справке отчета кассира-операциониста (форма КМ - 6) указывается:

• название организации;
• № ККМ;
• дата составления;
• показания ККМ на начало дня и на конец;
• сумма выручки за день (общая);
• сумма наличных денег;
• сумма безналичных денег;
• фамилия кассира работавшего в данный день по данной ККМ.

Проверив предоставленный  отчет кассира, бухгалтер заносит  данные о выручке, возвратах и  инкассации в 1С:Предприятие.

 

2.3 Синтетический и аналитический  учет денежных средств

 

Бухгалтерский учет денежных средств на расчетном счете в ООО «Промстрой» осуществляется на главном счете 51 «Расчетные счета», который по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье «Расчетные счета (51)». По дебету счета учитываются остаток и поступление денежных средств на расчетные счета, а по кредиту – их списание (расходование). Синтетический учет осуществляется в Главной книге, а аналитический учет при мемориально-ордерной форме учета – в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме – в журнале-ордере № 2, форма которого аналогична журналу-ордеру № 1.

На лицевой стороне  журнала-ордера записи производятся по кредиту счета 51 «Расчетные счета» (при перечислении и выдаче денег с расчетного счета) в корреспонденции с дебетом других счетов.

На обратной стороне  журнала-ордера записи производятся по дебету счета 51 «Расчетные счета» (при поступлении денег на расчетный счет) в корреспонденции с кредитом других счетов. Эту часть журнала-ордера принято называть ведомостью. В журнале-ордере № 2 записи производятся в течение месяца. Журнал-ордер № 2 с ведомостью открываются отдельно на каждый расчетный счет.

В ведомости указывается  сальдо на первое число, и производятся записи при поступлении денежных средств на расчетный счет (по дебету счета 51 «Расчетные счета» с кредита различных счетов):

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счетов 50 «Касса» – при взносе наличных денег на расчетный счет (депонированная заработная плата, выручка от продажи продукции, работ, услуг и пр.);

55 «Специальные счета в банках» – зачисление на расчетные счета неиспользованных остатков денежных средств по аккредитивам и чековым книжкам;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – поступление выручки за проданную продукцию от заготовительных организаций и других покупателей и заказчиков;

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» – при зачислении на расчетные счета краткосрочных кредитов и займов, полученных организацией на срок не более 12 мес.;

76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» – перечисление страховыми компаниями страховых возмещений за погибшие в результате стихийных бедствий посевы и другое застрахованное имущество;

76-2 «Расчеты по претензиям» – поступление денежных средств на расчетный счет от организаций в порядке удовлетворения претензий и др.

В журнале-ордере производятся записи на выдачу и перечисление денежных средств с расчетного счета (по кредиту  счета 51 «Расчетные счета» в дебет других счетов):

Дебет счетов 50 «Касса» – выдача с расчетного счета наличных денег;

55 «Специальные счета в банках» – выставление с расчетного счета аккредитивов, приобретение клиентами чековых книжек;

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – оплата счетов поставщиков за поставленные товарно-материальные ценности, подрядных организаций – за выполненные работы по основной деятельности и вложениям во внеоборотные активы;

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» – при погашении с расчетного счета краткосрочных кредитов и займов, полученных организацией на срок до 12 мес.;

68 «Расчеты по налогам и сборам» – при перечислении с расчетного счета платежей в бюджет (налога с доходов физических лиц, отчислений от прибыли и др.) и сборов;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – при перечислении с расчетного счета платежей в Фонд социального страхования. Пенсионный фонд и фонды обязательного медицинского страхования;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – перечисление причитающейся оплаты труда работников на их лицевые счета в банках и другие счета;

Кредит счета 51 «Расчетные счета».

В настоящее время клиент может  предъявлять претензии к банку.

Так, за несвоевременное (позднее следующего дня получения соответствующего документа) или неправильное списание средств со счета клиента-плательщика, а также за несвоевременное или неправильное зачисление банком сумм, причитающихся клиенту-получателю, владелец вправе потребовать от банка уплатить штраф в размере 0,5% от несвоевременно зачисленной (списанной) суммы за каждый день задержки (просрочки) платежей, отразив в учете предъявленную претензию проводкой:

Дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям»

Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы».

Ежемесячно эти учетные  регистры закрываются путем подсчета итогов на поступление и расходование денежных средств по расчетным счетам. В ведомости выводится сальдо на первое число следующего месяца. Для этого к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу.

Синтетический и аналитический учет операций денежных средств, хранящихся в кассе, ведется на основании первичной документации (ПКО, РКО).

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) повсеместно введен в практику бухгалтерского учета в 1973г. и предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один – для регистрации приходных кассовых ордеров, другой – расходных кассовых ордеров.

По мере составления  приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в  журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Форма кассовой книги приведена в Приложении 8.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) – служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

Главный бухгалтер, получив  отчет кассира, должен проверить  правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и  своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров – прописью).

На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных  регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр: журнал-ордер № 1.

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами  за день (при незначительном количестве операций по кассе за 3–5 дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.

На лицевой стороне  журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 «Касса» (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса» (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера № 1 в корреспонденции с кредитом других счетов.