Учет кассовых и банковских операций

Кроме лимита остатка  денежных средств в кассе банком устанавливаются сроки сдачи  наличных денег:

• для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки или эксплуатационные предприятия Министерства связи – ежедневно независимо от дня поступления выручки;
• для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет банков или эксплуатационных предприятий Министерства связи, а также находящихся на отдаленном расстоянии от них, и для организаций имеющих незначительные поступления наличных денег в кассу – один раз в несколько дней, но не реже одного раза в 7 календарных дней.

Могут быть установлены  и другие сроки сдачи выручки. В том случае, если у организации в кассе образовались сверхлимитные остатки наличных денег, независимо от установленных банком сроков сдачи наличных денег, они должны быть сданы в банк. Денежные средства, находящиеся в кассе считаются сверхлимитными в случае непредставления в банк заявки на установление лимита в установленные сроки.

Наличная иностранная  валюта может находиться в кассе  организации также в пределах лимитов, установленных банком.

Организации имеют право  хранить наличную валюту сверх установленного лимита только на оплату труда не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. По истечении установленного срока не использованная валюта должна быть сдана в банк.

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами необходимо учитывать установленные ограничения.

Все осуществляемые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами.

Прием наличных денежных средств осуществляется с использованием приходного кассового  ордера формы № КО-1.

Приходный кассовый ордер формы КО-1 используется для приема денежных средств организацией.

Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером и до передачи в кассу  должен быть зарегистрирован в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров в белорусских  рублях.

Выписанный приходный кассовый ордер подписывается главным  бухгалтером организации или  уполномоченным им лицом.

При получении денежных средств  их вносителю выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру. Квитанция  должна быть подписана главным бухгалтером, кассиром и заверена печатью (штампом).

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и действителен в течение одного дня (дня выписки).

После получения денежных средств  кассовый ордер подписывается кассиром.

В приходном кассовом ордере не допускаются исправления, в том числе и оговоренные.

Сельскохозяйственные организации  для приема денежных средств от реализации ценностей за наличный расчет могут  использовать накладную-приходный  ордер на отпуск ценностей за наличный расчет формы РП-4. Документ является бланком строгой отчетности, имеет учетную серию и номер. Выписывается он в трех экземплярах:  первый экземпляр вручается покупателю (заказчику) и служит сопроводительным документом груза;  второй экземпляр остается на складе и служит основанием для списания товарно-материальных ценностей; третий экземпляр передается в кассу организации и заменяет приходный кассовый ордер.

При приеме в кассу  иностранной валюты выписывается приходный  кассовый ордер формы № КО-1в, который составляется в том же порядке, что и приходный кассовый ордер формы № КО-1. Отличительной особенностью является указание в данном кассовом ордере номинала принятой валюты, курса Национального банка, действующего на дату внесения валюты,  рублевого эквивалента принятой валюты.

В случае реализации продукции, работ, услуг, товаров за наличный расчет через стационарные торговые (обслуживающие) пункты согласно установленному перечню, организации в обязательном порядке должны использовать кассовые суммирующие аппараты или  компьютерные системы. Используемые кассовые суммирующие аппараты и компьютерные системы должны быть зарегистрированы в налоговом органе по месту постановки организации на учет в качестве плательщика налогов.

Выдача наличных денежных средств  из кассы организации осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным и платежным ведомостям с наложением на них реквизитов расходного кассового ордера, либо приложением расходного кассового ордера, выписанного на общую сумму выданных средств.

Расходный кассовый ордер формы № КО-2 выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Он должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. До передачи в кассу расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления получателем документа, удостоверяющего его личность. Получение денежных средств должно быть подтверждено росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер должен быть подписан кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня – дня выписки.

В том случае если денежные средства выдаются по доверенности, в  расходном кассовом ордере после  фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер пишет фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить денежные средства и указывает, что получение денег осуществляется по доверенности.

Выдача заработной платы  работникам, пособий, сумм под отчет  на командировочные расходы может осуществляться по ведомости. Расходные кассовые ордера выписанные на основании расчетно-платежных (платежных) ведомостей регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях только после закрытия ведомостей. Поскольку на титульном листе ведомости должна быть разрешительная надпись руководителя организации на выдачу наличных денежных средств, при оформлении к этой ведомости расходного кассового ордера разрешительная подпись руководителя организации не обязательна.

При выдаче денежных средств  по доверенности в ведомости перед  росписью получателя кассиром делается запись «По доверенности». Доверенность после выдачи денег подкладывается к ведомости как приложение.

По истечении срока, установленного для выдачи заработной платы, стипендий, пенсий, пособий и т.п. кассир должен:

• в расчетно-платежной, платежной ведомостях напротив лиц, не получивших суммы, сделать запись «депонировано» или поставить штамп;
• составить реестр депонированных сумм;
• в ведомости прописью указать сумму фактически выданных денежных средств и депонированных, сверить общую их сумму с суммой по ведомости, подписать ведомость;
• поставить на ведомости реквизиты расходного кассового ордера или составить отдельный расходный кассовый ордер на общую сумму выданных денежных средств;
• сделать запись в кассовую книгу о фактически выданных суммах денежных средств;
• на общую сумму депонированных средств составить расходный кассовый ордер, поскольку эти суммы подлежат сдаче в банк.

При выдаче из кассы организации иностранной валюты должен быть оформлен расходный кассовый ордер формы № КО-2в. В расходном кассовом ордере указываются номинал выдаваемой валюты, курс Национального банка по данной валюте, действующий на день ее выдачи, сумма рублевого эквивалента выданной иностранной валюты. В остальном порядок составления данного расходного кассового ордера не отличается от порядка составления расходного кассового ордера № КО-2.

Приходные и расходные  кассовые документы, оформляющие кассовые операции должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал может открываться отдельно для регистрации приходных документов и расходных либо один для регистрации и приходных и расходных документов. Данный журнал может вестись  и с помощью технических средств. В аналогичных журналах регистрируются приходные и расходные кассовые ордера в иностранной валюте.

Все поступления денежных средств в кассу организации  и выдача денежных средств должны быть зафиксированы в кассовой книге формы КО-4.

До передачи в кассу  кассовая книга должна быть оформлена  соответствующим образом, а именно ее листы должны быть пронумерованы, книга – прошнурована, скреплена  печатью, количество листов в ней  должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Сразу после получения  или выдачи денежных средств по приходным  и расходным кассовым ордерам  кассир делает записи в кассовую книгу. Каждый лист кассовой книги состоит  из двух частей, одна из которых (неотрывная) остается в кассовой книге, а вторая служит отчетом кассира. Поэтому записи ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир выводит обороты за день по поступившим и выданным денежным средствам и определяет сальдо на конец рабочего дня.

Имеет особенности порядок  записи выданных сумм по расчетно-платежной, платежной ведомостям в кассовую книгу. Сумма выданных за день наличных денежных средств по ведомости не отражается в колонке «Расход» кассовой книги. Но по строке «В том числе  на оплату труда» кассовой книги указывается сумма невыплаченных денежных средств по ведомости. Расчетно-платежная, платежная ведомости должны храниться в кассе до окончания срока выдачи денежных средств по ним, подтверждая отсутствие недостачи денежных средств в кассе организации. После закрытия ведомости общая сумма выданных денежных средств должна быть отражена в колонке «Расход» кассовой книги.

При необходимости отдельные  кассовые книги могут вестись  подразделениями организации.

Отдельная кассовая книга  формы № КО-4в используется организациями при ведении работы с иностранной валютой. Отражение поступления и выдачи иностранной валюты осуществляется в ней в разрезе видов валют по номиналу. В конце рабочего дня кассиром определяются суммы полученной за день и выданной иностранной валюты, остаток на конец дня по каждому виду валюты. После этого рассчитывается эквивалент в белорусских рублях оборота валют за день.

После осуществления  всех записей в кассовую книгу  кассир второй отрывной экземпляр листа  кассовой книги вместе с приложенными к нему документами, подтверждающими поступление и выдачу денежных средств представляет в бухгалтерию организации в качестве отчета кассира. Бухгалтер, принимающий отчет кассира должен проверить правильность записей, наличие всех подтверждающих документов, записать количество принятых приходных и расходных документов прописью, поставить свою подпись в кассовой книге.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге  не допускаются. Исправления должны быть заверены подписями кассира  и главного бухгалтера.

Допускается ведение  кассовой книги и с помощью  технических средств.

В случае использования  организацией кассовых суммирующих  аппаратов или компьютерных систем на каждый кассовый суммирующий аппарат  ведется книга кассира-операциониста, а на каждую компьютерную систему книга кассира-оператора. Книга кассира-операциониста, книга кассира-оператора подлежат регистрации в налоговом органе.

Книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями  руководителя организации и главного бухгалтера, а также подписью должностного лица налогового органа.

Записи в книгах осуществляются ежедневно в хронологическом  порядке без помарок. При исправлении  записей они заверяются подписями  кассира и руководителя организации.

Бухгалтерский учет кассовых операций ведется в бухгалтерии организации на счете 50 «Касса», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» открывается в случае наличия у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями. К ним относятся, в частности, магазины, эксплуатационные участки и другие подразделения.

Субсчет 50-3 «Денежные  документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов, таких например, как почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты и т.д.

Поступление денежных средств  и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом следующих счетов: