Учет кассовых операций

    Основным  документом, определяющим правила ведения  кассовых операций, являются Правилами  ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в РБ, утвержденные постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 №57 [30].

    Согласно  Правил, к кассовым операциям относят  операции, связанные с оприходованием в кассу наличных денег, выдачей  их из касс; оформлением кассовых документов; порядком использования выручки; порядком целевого использования наличных денег, полученных из касс банков; ведением кассовой книги, и хранением наличных денег и других ценностей.

    Предприятие может иметь в своей кассе  наличные деньги в пределах лимита, установленным банком, в котором  открыт расчетный счет.

    Лимит - это предельный остаток, т.е. максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе предприятия по состоянию на конец дня.

    Для определения лимита остатка кассы  организация подает в обслуживающее  учреждение банка заявку утвержденной формы. Согласно Правил организации  наличного денежного обращения в РБ, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.10.2002 № 213 [31], приводится порядок представления Заявки на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу, а также форма этого документа.

    Лимит остатка наличных денег в кассе  хозяйства банк устанавливает ежегодно но согласованию с руководителем  хозяйства. Предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка Заявку на установление предельного размера остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу.

    В соответствии с лимитом остатка  кассы, в кассе ПСК «Колхоз  Гигант» можно хранить небольшие  денежные суммы, не сдавая их в учреждение банка. Для данного хозяйства лимит кассы на 1.01.2007г. составляет – 312000 рублей. Превышение лимита кассы допускается в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий на срок, не выше 5 рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Если в кассе кооператива по истечении этих 5 рабочих дней остались суммы, превышающие лимит остатка кассы, то они подлежат сдаче в банк. Это касается и постоянной денежной выручки, расходование которой согласовано с обслуживающим учреждением банка для оплаты труда, выплаты пособий, закупки сельскохозяйственной продукции. При необходимости рассчитаться с работниками банк выдает необходимую сумму по первому требованию предприятия.

    Источниками поступления денежных средств в  кассу является:

• выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг, топлива, материалов;
• возврат подотчетных сумм;
• вносимая квартплата и др.

    Перед бухгалтерским учетом учета денежных средств и кассовых операций стоят следующие задачи:

1. Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств.
2. Обеспечение сохранности денежных средств в кассе организаций и их целевым использованием.
3. Контроль за расходом денежных средств строго по целевому назначению.
4. Строгое соблюдение установленных правил ведения банковских и кассовых операций.
5. Своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2. Документальное оформление  кассовых операций 

    Наличные  денежные средства могут быть получены субъектами хозяйствования в учреждениях  банков, в которых открыты соответствующие  счета, на цели, установленные законодательством  РБ.

    Для приема, хранения и расходования, необходимых для текущей хозяйственной деятельности наличных денег ПСК «Колхоз Гигант» имеет кассу.

    Все кассовые операции выполняются в  кооперативе в соответствии с  Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в РБ, утвержденные постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 [30]. Правила определяют порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег, порядок проведения инвентаризации кассы и другие вопросы.

    Все кассовые операции оформляются утвержденными  формами первичной учетной документации в соответствии с Постановление  Минфина РБ от 19.04.2001 № 43 «Об утверждении  бланков унифицированных форм первичной  учетной документации» [27]. Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными (Приложение 4). Когда банк принимает денежные средства от предприятия, он выдает квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе.

    В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам (Приложение 5), который является приказом предприятия банку о выдаче с его расчетного счета указанной в нем суммы наличных денег.

    Чековые книжки предприятие получает в учреждении банка на основе специального заявления, и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Чеки в чековых книжках заранее пронумерованы, на каждом проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывается назначение полученной суммы (на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д.). Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности на которые они получены. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты заполняются в организации. Не разрешается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков для заполнения их в банке. Чек выписывают, как правило, на кассира; не допускается выдавать чеки на предъявителя. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются председателем кооператива «ПСК Колхоз Гигант» и главным бухгалтером и скрепляются печатью.

    Прием наличных денег в кассу оформляется  приходным кассовым ордером ф. №  КО-1 (Приложение 6). Бланки приходных кассовых ордеров являются бланками строгой отчетности, перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах. Информация об их изготовлении и реализации подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов.

    Приходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре и считается действительным в течение одного дня (дня выписки). Выписанный приходный кассовый ордер  подписывается главным бухгалтером  организации (или уполномоченным им лицом). До передачи его в кассу регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение 7). В нем не допускаются исправления, в том числе оговоренные. В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели и за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, налог на добавленную стоимость. После получения денежных средств кассовый ордер подписывается кассиром. Лицу, внесшему денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная штампом. При получении денег из банка квитанцию можно не заполнять или заполнить и приложить ее к выписке по расчетному счету.

    При приеме в кассу иностранной валюты выписывается приходный кассовый ордер ф. № КО-1в, который составляется в том же порядке, что и приходный кассовый ордер ф. КО-1. Отличительной особенностью является указание в нем номинала принятой валюты, курса Национального банка, действующего на дату внесения валюты, рублевого эквивалента принятой валюты.

    Сдача денег в банк, выдача: заработной платы (общая сумма согласно расчетно-платежной  ведомости); денег на командировочные  и хозяйственные расходы; материальной помощи; депонированной заработной платы и т.д., оформляется расходным кассовым ордером ф. КО-2 (Приложение 8). Он выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. До передачи в кассу он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение 7). Исправления в этом документе не допускаются. В нем указывается: на какие цели, и какая сумма выдана. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир проверяет у получателя документ, удостоверяющий его личность. Номер этого документа, дату выдачи в обязательном порядке фиксируют в расходном кассовом ордере. Получение денежных средств подтверждается росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Если деньги выплачиваются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня - дня выписки.

    При выдаче из кассы организации иностранной  валюты оформляется расходный кассовый ордер ф. КО-2в, в котором укалываются  номинал выдаваемой валюты, курс Национального банка по данной валюта действующий на день ее выдачи, сумма рублевого эквивалент выданной иностранной валюты. В остальном порядок составления тот же, что и для входного кассового ордера ф. КО-2.

    Расходные и приходные кассовые ордера нумеруются раздельно в порядковой последовательности с начала года.

    Выплата заработной платы, пенсий, стипендий  предприятию, производится в сроки, установленные в соответствии с  законодательством РБ, коллективным договором, В коллективном договоре ПСК «Колхоз Гигант» срок оплаты труда предусмотрен 21-го числа каждого месяца.

    Выдача  заработной платы, премий, пособий и  др. выплат производится по расчетно-платежной  ведомости (Приложение 9). На титульном  листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью. Выплаты производятся в течение пяти дней, после чего ведомости закрывается, кассир указывает сумму выданных и не выданных денег. По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, делает отметку от руки «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. После этого в кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма и на ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ...». На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на депонирование зарплаты составляется опись депонентов и наличные деньги сдаются на расчетный счет до первого требования их депонентами. Затем выдача идет по расходному кассовому ордеру.

    Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны заполняться бухгалтерией 

    На  каждом предприятии используются денежные документы, первичному учету которых должно уделяться большое внимание. К денежным документам относят марки госпошлины, почтовые марки, почтовые карточки и конверты с марками, путевки в санатории и дома отдыха, оплаченные железнодорожные и авиабилеты и др. Из перечисленных денежных документов в ПСК «Колхоз Гигант» чаще всего используются почтовые марки и конверты с марками.

    По  своей экономической сущности денежные документы близки к бланкам строгой  отчетности. Исходя из этого, для учета денежных документов можно использовать приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности типовой формы № 2. Основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные учетные документы, предоставленные поставщиком (продавцом) денежных документов.

    Основанием  для отражения операций по расходу  денежных документов будут первичные  учетные документы, составляемые ответственным  работником организации (реестр, требование-накладная  и др.).

    Для организации аналитического учета денежных документов следует завести регистр аналитического учета. В настоящее время типовой формы такого регистра нет. Поэтому организациям приходится самостоятельно разрабатывать его. В большинстве случаев используется форма приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности. Денежные документы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам.

    В том случае, если находятся в подотчете у кассира организации, сроки и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком проведения инвентаризации денежных средств в кассе. Инвентаризация тогда будет проводиться одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным лицом является иной работник организации (например, секретарь-референт), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а также заключить с ним договор о полной индивидуальной ответственности работника.

    Для проведения инвентаризации руководителем  организации утверждается инвентаризационная комиссия. В некоторых случаях вместо инвентаризационной комиссии утверждается постоянно действующая комиссия по движению денежных документов. Состав такой комиссии, ее права и обязанности закрепляются в Положении о постоянно действующей комиссии по движению денежных документов. Как правило, такая комиссия проводит инвентаризацию денежных документов и их списание по различным причинам (использование, порча, утеря и т.п.).