Учет кассовых операций

    Считаем, что в качестве совершенствования  по данному участку работы можно  предложить ввести субсчет 50-3 «Денежные  документы». Так как в хозяйстве используются, и почтовые марки и конверты с марками, путевки в санатории и дома отдыха. Денежные документы по своей экономической сущности являются бланками строгой отчетности, их учет нужно вести точно и достоверно. Вследствие этого можно предусмотреть и применение следующих аналитических счетов:

            1. Почтовые марки;

            2. Конверты с марками;

            3. Открытки с марками;

            4. Оплаченные билеты;

             5. Другие денежные  документы.

    Если  движение операций с денежными документами  значительно, то можно провести и дальнейшую детализацию. Например, к счету 50-34 можно предусмотреть аналитические счета:

            1. Оплаченные железнодорожные  билеты;

             2. Оплаченные авиационные  билеты;

    Поскольку аналитический учет должен быть организован  и по местам хранения денежных документов, то можно осуществить и дальнейшую детализацию.

    Например, к счету 50-341 открыть следующие  счета:

  1. Оплаченные  железнодорожные билеты в кассе  организации;

  2. Оплаченные  железнодорожные билеты у подотчетных  лиц.

    Полагаем, что это поможет сделать бухгалтерский учет в ПСК «Колхоз Гигант» более достоверным, точным и в соответствии со стандартами бухгалтерского учета.

50-1 «Касса  организации»). К ним относят:  получение наличных денежных средств с расчетного счета, сдача сумм превышения установленного лимита на расчетный счет, выдача заработной платы, денежных средств в подотчет и др.

    Субсчет 50-2 используется организацией при наличии  в ее составе для выполнения уставной деятельности магазинов, автопарков, эксплуатационных участков и др. подразделений, расположенных вне места организации и не являющихся обособленными подразделениями.

    Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок  госпошлины, оплаченных путевок в  санатории, авиабилетов и др. Денежные документы учитываются по сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

    Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной  валютой, например, при направлении  работников организации в загранкомандировку.

    Регистром учета, в котором отражаются кассовые операции, является журнал-ордер ф. №1-АПК (Приложение 12), в котором фиксируются  кредитовые и дебетовые обороты  по счету 50 «Касса» в разрезе по корреспондирующим счетам. Журнал -ордер  открывается на месяц. На лицевой стороне отражаются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов 51, 55, 57, 71 и др. Записи осуществляются на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов. Оборотная сторона журнала-ордера ф. №1-АПК предназначена для отражения дебетовых оборотов по счету 50 «Касса». Заполнение оборотной стороны также осуществляется на основании отчетов кассира итогами за соответствующий день. Здесь показывается сальдо на начало месяца, а также отражается конечное сальдо по счету 50 «Касса», которое сверяется с конечным сальдо по последнему за отчетный месяц отчету кассира.

    Для отражения операций с наличной иностранной  валютой используется также журнал-ордер  ф. №1-АПК, который составляется на основании отчетов кассира и прилагающихся к ним первичных документов. Записи в журнале-ордере осуществляются в иностранной валюте и рублевом эквиваленте.

    Кредитовый  оборот из журнала-ордера ф. №1-АПК записывается в главную книгу. 
 
 
 
 
 
 

3.5. Инвентаризация денежных  средств и бланков  строгой отчетности 

    Не  реже одного раза в квартал в сроки, установленные руководителем организации, в кассе должна производиться  инвентаризация кассовой наличности и  бланков строгой отчетности. В  ПСК «Колхоз Гигант» такие инвентаризации запланированы ежемесячно.

    Инвентаризация  кассы производится при участии  кассира и главного бухгалтера (или  заместителя главного бухгалтера) предприятия. Если по болезни и другим уважительным причинам кассир не может присутствовать при проверке кассовой наличности, необходимо назначить специальную комиссию в составе руководителя, главного бухгалтера, временно исполняющего обязанности кассира, ревизора и представителя общественности. Кассовые операции во время проведения кассы, как правило, прекращаются; лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии проверяющего они могут выполняться.

    До  пересчета кассовой наличности проверяющий  должен потребовать, чтобы кассир в  его присутствии составил на момент инвентаризации кассовый отчет. После составления отчета кассир дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет и к моменту проверки кассы не оприходованных и неописанных денег нет или же подписывает расписку, приведенную в типовой форме акта. При проверке отчета сопоставляются номера последних приходных и расходных ордеров. Проверяющий производит формальную проверку - отчета и проверку по существу. При этом на отчете и на каждом приложенном приходном и расходном документе он ставит дату и подпись. Это необходимо для того, чтобы исключить возможность исправлений в кассовом отчете с целью сокрытия излишков (недостач). После проверки отчет передается в бухгалтерию предприятия для выведения остатка по счету на день инвентаризации.

    После этого кассир предъявляет имеющие у него наличные деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности для пересчета и проверки. Деньги должны пересчитываться кассиром в присутствии проверяющего.

    Деньги  пересчитываются полистно, начиная  с крупных купюр и оканчивая  мелкими. Все пачки денег, упакованные в банковскую упаковку (по 10 пачек в целлофановой упаковке), следует распаковывать и проверять фактическое наличие денег прямым полистным пересчетом. В случае наличия значительной суммы денег в кассе предприятия рекомендуется составить покупюрную опись, в которой указать достоверность купюры, их количество и общую сумму наличия денег. Такая опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

    В период выплаты заработной платы  в кассе предприятия могут  находиться частично оплаченные платежные ведомости, которые делятся на две группы:

    1. Платежные ведомости, по которым  срок оплаты (3 дня) истек –  они всегда закрываются, независимо  от того, сколько денег по ним  выплачено;

    2. Платежные ведомости, срок оплаты  по которым не истек - в этом случае поступают следующим образом:

    - если по ведомости выплачена  значительная часть денег, то  их рекомендуется закрывать и  проводить по последнему отчету  кассиру;

    - если по ведомости выплачена  незначительная сумма денег, то  их подсчитывает вначале поверяющий, а затем кассир, и выплаченные по такой ведомости суммы указывают в акте, либо выплаченные суммы засчитывают в остаток наличных денег по кассе.

    Установленный при инвентаризации фактический  остаток денег сопоставляется с  остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50 «Касса».

    Если  при инвентаризации установлена  недостача или излишек, проверяющий  вместе с бухгалтером должен проверить  правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации и установить допущенные арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и должна подлежать немедленному погашению, а излишек - оприходованию. При установлении излишка (недостачи) от кассира берется письменное объяснение причин выявленных отклонений.

    По  результатам проверки кассовой наличности составляется акт инвентаризации наличия  денежных средств, в котором указывается  сумма недостачи или излишка  и обстоятельства их возникновения. Акт составляется в двух экземплярах  и подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, принявшему ценности, и для бухгалтерии).

    В конце акта кассир делает запись, что  все ценности, перечисленные в  акте, приняты им на ответственное  хранение и претензий по проведению инвентаризации у него нет.

    В ПСК «Колхоз Гигант» соблюдаются правила ведения кассовой книги, своевременно осуществляются записи и сдаются отчеты кассиром в бухгалтерию. В кооперативе ежемесячно производятся проверки денежной наличности согласно разработанному главным бухгалтером и утвержденному руководителем плану (имеется в наличии и выполняется решение правление кооператива о назначении постоянно действующей комиссии для проведения инвентаризаций, имеются акты внезапных проверок кассы, содержащие всю необходимую информацию).

    На  предприятии в течение года постоянно осуществляется контроль за сохранностью имущества и финансовых обязательств, в том числе денежных средств за правильным их использованием, законностью хозяйственных операций.

    В кооперативе ежегодно разрабатывается  в соответствии с решением правления об учетной политике кооператива план проведения инвентаризаций. Его разрабатывает главный бухгалтер, а затем утверждает руководитель хозяйства. Планом обязательно предусмотрено проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Решением ПСК «Колхоз Гигант» об учетной политике на 2006 год и приложений к нему о периодичности проведения проверки денежных средств (ежемесячно). В результате проведенных в 2006 году ежемесячных инвентаризаций кассы отклонений фактических данных от учетных выявлено не было.

    Проверка  правильности документального оформления и порядка осуществления кассовых операций имеет важное значение и  должна проводиться регулярно и  в соответствии с существующим законодательством. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.6. Особенности учета кассовых операций в условиях автоматизации учета 

    Большие и качественные изменения в организацию  бухгалтерского учета и управления вносит использование современных  ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

    В условиях использования ЭВМ необходимая  информация о движении денежных средств  и состояния расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости по синтетическим  счетам в разрезе корреспондирующих  счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

    С внедрением АРМ бухгалтера появляется возможность значительно повысить производительность труда учетных  работников.

    Переводу  сельскохозяйственных предприятий  на автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета предшествует достаточно трудоемкий период подготовки организации к работе в новых условиях. Начало работ по внедрению автоматизированной формы учета может быть осуществлено по состоянию на первое число любого месяца, хотя наиболее целесообразно эту работу проводить по состоянию на первое число года, когда многие счета закрыты, проведена инвентаризация, выявлен результат производственно-финансовой деятельности организации.

    При подготовке к переходу на автоматизированную форму учета должны быть выполнены следующие подготовительные работы.

    Прежде  всего, проводится упорядочение применяемых  форм первичной документации на сельскохозяйственных предприятиях с перечнем входных  документов, приведенных в типовых  проектах АРМ бухгалтера.