Учет расчетов с подотчетными лицами

    Содержание 

    Введение…………………………………………………………………….…..3

    Глава 1. Организация расчетов с подотчетными лицами……………..……..5

1.1. Порядок оформления расчетов  и выдачи подотчетных сумм..5

1.2. Документальное оформление расчетов  с подотчетными лицами…………………………………………………………….…11

    Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с  подотчетными лицами……..……19

2.1. Порядок списания подотчетных  сумм в бухгалтерском и налоговом  учете……………………………………………………..19

2.2. Учет выдачи и списания подотчетных  сумм…………………24

    Заключение………………………………………………………………….…36

    Список  использованных источников…………………………………….…..37

    Практическая  часть

    Приложение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает  необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

    Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

    При этом расчеты наличными денежными  средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.

    Но  в то же время широкое использование  наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми  организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

    Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

    С этих позиций выбранная тема курсовой работы является весьма актуальной.

    Цель  курсовой работы – рассмотреть учет с подотчетными лицами.

    Задачи  курсовой работы:

    - изучить организацию расчетов  с подотчетными лицами;

    - охарактеризовать бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1. Организация расчетов с подотчетными лицами 

    1.1. Порядок оформления расчетов и выдачи подотчетных сумм 

    При выдаче денежных средств организация  обязана:

    - определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

    - получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

    - выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

    - запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

    - определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

    Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

      Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

    В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

    Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

    Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.¹

    При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

    Учет  представительских расходов

    Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.²

    Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

      К представительским расходам  относятся затраты: по проведению  официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

    Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ.³ По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

    Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

    Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

    Учет  расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

    Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

    В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

    Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при  осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

    - цель командировки;

    - кто направляется в командировку;

    - место командировки;

    - срок командировки;

    - какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

    - условия командировке за пределами России;

    - порядок оформления командировки;

    -порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.⁴

    Цель  командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

    Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

    Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

    - для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

    - наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

    - командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

    - фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

    - днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

    - перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;