Учет расчетов с подотчетными лицами

    Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

    - оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления ссуды)

    Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

    - отражена курсовая разница при  возвращении подотчетного лица  из загранкомандировки;

    Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

    Дебет 10 «Материалы» Кредит 71

    - отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

    Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71

    - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре  по приобретенным запчастям;

    Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71

    - приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

    Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

    - приобретены канцелярские принадлежности  подотчетным лицом;

    Дебет 50 «Касса» Кредит 71

    - на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

    Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71

    - отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

    Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71

    - на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

    Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71

    - если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

    Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71

    - если командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

    Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

    - если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя  возместить.

    Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

    - если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;

    Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71

    - приобретена лицензия на осуществление  деятельности подотчетным лицом.⁹

    Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

    Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

            Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. 

    Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с  подотчетными лицами 

    2.1. Порядок списания подотчетных  сумм в бухгалтерском и налоговом  учете 

    Передача  денег под отчет сотруднику практикуется в большинстве организаций. Но инспекторы ФНС часто признают эти расходы доходом сотрудника. Как избежать санкций налоговиков?

      Деньги, выданные под отчет сотрудникам,  помогают решить множество хозяйственных  вопросов. Но отчетность по этим  суммам должна быть составлена  безукоризненно – любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты стоит обратить внимание?

    Налоговые органы очень пристально относятся  к авансовым отчетам при проверке организации. Для многих бухгалтеров  данный вопрос кажется простым, однако в нем кроется множество нюансов и споров. Причем некоторые из них решаются только в суде. Заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, а с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко.

    Часто организации, у которых мало машин, выдают денежные средства водителям для приобретения топлива. Стоит обращать внимание на время заправки, указанное в чеке. Если налоговые инспекторы в ходе проверки установят, что автомобиль заправлялся в выходной день (либо ранее выезда из гаража, либо по окончании рабочего времени), то затраты на ГСМ исключаются из состава налоговых расходов и признаются доходом водителя со всеми последующими доначислениями в виде «зарплатных» налогов. Чтобы избежать этой ситуации, организации необходимо разработать и представить в инспекцию Правила внутреннего распорядка, утвержденные приказом руководителя, предусматривающие сменную работу водителей, или приказ о передаче автомобилей сотрудникам (водителям) на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. В данном приказе необходимо предусмотреть, что работникам возмещаются расходы, связанные с приобретением ГСМ во внерабочее время, для беспрепятственного выезда на линию в этот день или на следующий. Об этом свидетельствует арбитражная практика: постановление ФАС МО от 3 февраля 2009г. № КА-А40/96-09; постановление ФАС МО от 4 декабря 2008 г. № КА-А40/13427-07-2.

    В настоящее время организации  широко используют корпоративные карты, это помогает решить проблему с выдачей  подотчетных сумм. Ведь денежные средства на счетах находятся в собственности организации, а сами карты оформляются на конкретных сотрудников.¹⁰

      Казалось бы, нюансов в данном  вопросе нет. Но это не так!  Виной тому разъяснение ЦБ  РФ, в котором говорится о том,  что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Таким образом, корпоративные карты могут использоваться сотрудниками только для оплаты командировочных и представительских расходов.

    При отсутствии корпоративных карт многие организации возмещают понесенные сотрудниками расходы путем перечисления сумм задолженности на зарплатные карты. В данном вопросе у организации и у сотрудника возникают риски. Налоговые органы расценивают это как заработную плату или премию со всеми вытекающими последствиями (или переквалифицируют эти операции в приобретение у работника материальных ценностей по договору купли-продажи). Налоговики ссылаются на то, что задание на приобретение материальных ценностей сотруднику не давалось. Получается, что работник приобретал товары для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. НДФЛ у сотрудника удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит его совокупный доход. Покупка имущества у работника является объектом обложения НДС. При этом зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара является физическое лицо, которое НДС не платит. Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 НК РФ, в частности не имеет документального подтверждения.

    Возмещение  задолженности сотруднику по авансовому отчету налоговые органы расценивают  как получение дополнительного  дохода. По окончании года работнику  необходимо сдать декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ). Вероятнее всего, ему придется заплатить НДФЛ. Доход в дальнейшем можно уменьшить на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).¹¹

    Командировочный конфликт

    Организация может направить своих сотрудников в командировку.¹² Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Первым нюансом являются разногласия организации с налоговыми органами по перечню командировочных документов. Столичные налоговики в целях признания расходов при налогообложении прибыли определяют перечень необходимых командировочных документов в письме от 22 июня 2009 г. № 16-15/062978@. Вот он:

    приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;

    командировочное удостоверение – форма № Т-10;

    служебное задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении по форме № Т-10а;

    авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

      Однако специалисты финансового  ведомства более лояльны. Организации  достаточно наличие следующих  оправдательных документов: командировочного  удостоверения, оформленного надлежащим  образом (форма № Т-10); о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду; об иных расходах, связанных с командировкой (письмо Минфина от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).

    По  мнению инспекторов-налоговиков, если «подотчетник» подтвердил расходование денег «неправильными» документами (не типографским БСО; БСО, в котором отсутствуют обязательные реквизиты; ПКО без чека), или не предоставил их вовсе, то подотчетные деньги – это его доход, облагаемый НДФЛ. В отношении суточных облагаемый НДФЛ доход у работника не возникнет, даже если он вообще не представит документы, при условии, что расходы не превысили: 700 руб. в сутки – для командировок по России; 2500 руб. в сутки – для заграничных командировок (п. 3 ст. 217 НК РФ).¹³

    А для целей начисления взносов  в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще. Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.

    Практика  показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация  не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами.¹⁴

      Работодатель вправе принять  решение об удержании из заработной  платы работника неиспользованного  подотчетного аванса не позднее  одного месяца со дня окончания  срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника.

    Срок  для осуществления операций по удержанию  неограничен. Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. Сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может превышать эту величину. В таких случаях задолженность погашается сотрудником частями.¹⁵

    Нюансом в этой ситуации является пропуск  месячного срока на удержание  подотчетной суммы. Если работодатель пропустил его, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы  неиспользованного остатка подотчетного аванса. Такой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке. Налоговики же в данной ситуации считают, раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС).¹⁶ При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло. 
 

    2.2. Учет выдачи и списания подотчетных  сумм 

    При выдаче наличных денежных средств под  отчет должны соблюдаться общие  требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.

    Выдача  наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.