Учет расчетов с подотчетными лицами

    4. Отсутствие подписи руководителя  организации, утверждающего авансовый  отчет, а также суммы в указанной  строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных  средств должны расцениваться  как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).

    Согласно  п. 11 Порядка ведения кассовых операций организация вправе выдавать под  отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные  расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами.²⁰ Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета.

    Наличные  денежные средства выдаются под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

    При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    Если  подотчетные средства были выданы работнику  организации без установления срока  их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для  включения в налогооблагаемый доход  работника этих сумм не имеется.

    Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

    Таким образом, в оправдание расходов, произведенных  подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно  оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).²¹

    Если  даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

    При неполном израсходовании подотчетной  суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России. Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»²² (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

    Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

    При приеме банкнот и монет кассиры  организаций обязаны руководствоваться  установленными Банком России признаками и правилами определения платежности  банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

    При приеме денежных средств выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или  лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.

    Таким образом, в обязанности кассира при приеме наличных денежных средств входит:

    – проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

    – проверка платежеспособности сдаваемых  банкнот.

    При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует  учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

    – приходный кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

    – приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

    – квитанция к приходному кассовому  ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. 
 

    Заключение 

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

    Основным  первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

    Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ.

    Проанализировав ситуацию по авансовым отчетам, можно  сделать вывод, что несмотря на встречающиеся  попытки налоговиков приравнять подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму налоги, суды требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы. 
 

    Список  использованных источников 

    Нормативно-правовые акты

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ // СЗ РФ, 2000, №32,ст. 3340 (с изм. на 07.03.11 №23-ФЗ // СЗ РФ, 2011, №11, ст.1492).
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 1.02.2002 г. (принят ГД РФ 21.12.2001 (в ред. 22 июля 2011, одобрен Советом Федерации 13 июля 2011 года // СЗ РФ, 2002, № 1, ст. 3; 2004, № 35, ст. 3607; 2006, № 27, ст. 2878; 2009, № 30, ст. 3732.
3. Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ. «О бухгалтерском учете».
4. «О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках». Письмо Минфина РФ от 26.04.93 № 52 (ред. от 01.08.94).
5. «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ.
6. «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость». Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 № 39 (ред. от 07.08.98).
7. «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Положение ЦБР от 25.06.97 № 62.
8. «О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. № 14.
9. «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 27.12.96 № 110.
10. «О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Письмо Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02/49 (ред. от 29.03.96).
11. Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 № 35 (ред. от 28.04.99). По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц».
12. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено постановлением Правительства РФ от 05.08.92 № 552 (ред. от 31.05.2000).
13. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Литература

14. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух. - 2009.-№4. - С.72-78.
15. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учеб. пособ. для студентов вузов. - М., 2010. – 315 с.
16. Беспалов М. Особенности учета расчетов с подотчетными лицами // Российский бухгалтер. – 2010. - № 9. – С.11 – 12.
17. Богатая И.Н., Хахонова Н.И. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – 608 с.
18. Бухгалтерский учет. Учебник / Под ред. Бабаева Ю.А. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 652 с.
19. Бухгалтерский финансовый учет / Под ред. Ю.А. Бабаева. – М.: Вузовский учебник, 2008. – 650 с.
20. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух. - 2011.-№ 5. - С.47-58.
21. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет. - 2009. - №3. - С.43 - 44.
22. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух. - 2010. - №20 . - С.36 - 41.
23. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. – 6-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Питер, 2011. – 320 с.
24. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций // Главбух. – 2011. - № 9. – С.22 – 23.
25. Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. – М.: Налог ИНФ, 2007. – 241 с.
26. Клонотовская С.Г., Чепуренко А.В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам // Главбух. – 2010. - № 8. – С.37 – 38.
27. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. - М.: Инфра-М, 2009. – 720 с.
28. Костюкова И. Командировки. Некоторые вопросы налогообложения // Аудит. – 2009. - № 5. – С.8 – 12.
29. Ларионов А.Д., Нечитайло А.И. Бухгалтерский учет. – М.: Проспект, 2009. – 368 с.
30. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами // Главбух. – 2009. -№ 2. – С.14 – 15.
31. Талье И.К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 2011. — 112 с.

Практическая  часть (Вариант 3)

      Задание 1. Открыть журнал учета хозяйственных операций за февраль 2009 г.²³ Составить бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям и произвести необходимые расчеты.                                                            Таблица 4