Учёт и аудит материально – производственных запасов (на примере ООО «Сандалики»)

Следует отметить, что наиболее длительный период на складах предприятия находятся материально – производственные запасы, что приводит к выводу из оборота денежной наличности. Сокращение срока хранения производственных запасов является резервом высвобождения денежных средств из оборота предприятия.

В ходе проведённого аудита были сделаны  обнаружены следующие нарушения порядка ведения учёта материально –производственных запасов:

1) актом № 12 от 26.03.09г. неверно отражено списание светильников для освещения здания не производственного назначения (офис ООО «Сандалики») на сумму 1753р. В учете ООО «Сандалики» сделана корреспонденция

Дт 20 -  Кт 10

- списаны светильники на затраты основного производства 1753р.

Бухгалтеру материального стола следует дать исправительную корреспонденцию:

Дт 20  - Кт 10  - красное сторно 1753 р.

Дт 26  - Кт 10  - правильная корреспонденция 1753 р.

3) на ООО «Сандалики» за проверяемый период были обнаружены документы, оформленные ненадлежащим образом:

- в акте на списание материалов от 12.05.09г. отсутствует номер и подпись одного из членов комиссии;

- в накладной на отпуск материалов № 95 отсутствует единица измерения материала и подпись получившей стороны;

-в материальном отчете кладовщика за апрель месяц неверно подсчитаны итоги по поступлению материалов.

4) на ООО «Сандалики» учет ГСМ ведется на счете 10/3 «ГСМ», списание производиться на основании путевых листов. Списание ГСМ производится на основе линейных норм расхода жидкого топлива для автомобильного транспорта на 100 км. пробега, утвержденных директором ООО «Сандалики». В ходе инвентаризации выявлено, что списание ГСМ в летнее время проводилось по зимним нормам, что неправомерно увеличивает себестоимость продукции, так как зимние нормы выше летних норм. Предприятию необходимо пересчитать превышение нормы списания ГСМ и на полученную сумму дать корректировку по налогу на прибыль, в учете отразить следующее:

Дт 20 - Кт 10 

- на сумму неправомерно списанного ГСМ сторнируем 8920 р.

Дт 99 - Кт 68

- начислить налог на прибыль с суммы неправомерного списанного ГСМ 1784 р.

5) по счете – фактуре № 96 от 12.07.09 от ОАО «Галс» бухгалтер неверно отнес суммы НДС в платежных документах выделена отдельной строкой, то она в стоимость материалов не включается, а учитывается на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям» и при выполнении условий:

- сумма НДС выделена отдельной строкой;

- материально – производственные  запасы производственного характера;

Организация имеет право поставить сумму НДС на возмещение из бюджета.

В учете ООО «Сандалики» отражено:

Дт 10 - Кт 60

- отражена стоимость материально – производственных запасов вместе с НДС на счёт 10 «Материалы» 1770 р. (НДС 270 р.)

Следовало отразить

Дт 10 - Кт 60

– отражена договорная стоимость материально – производственных запасов 1500 р.

Дт 19 - Кт 60 

– отражена сумма НДС по приобретенным материалам 270 р.

В ходе аудита проведена сверка остатков синтетического, аналитического учета, на ООО «Сандалики» соблюдено тождество данных главной книги, баланса и журнала – ордера по счетам учёта материально  - производственных запасов.

2.      Разработка предложений по совершенствованию учёта и устранению нарушений в учёте материально – производственных запасов ООО «Сандалики»

3.1 Совершенствование учёта материально – производственных запасов ООО «Сандалики»

ООО «Сандалики» располагает большой номенклатурой материалов, значительную часть из которых составляют запасные части, специальная оснастка и спецодежда. Для усовершенствования учёта и контроля за использованием материальных ценностей я рекомендую:

Разработать нормы расхода материалов отделом снабжения, что позволит избежать неправомерного списания материалов на себестоимость продукции и искажения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.  В соответствии с Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учёте» основными задачами бухгалтерского учёта являются обеспечение информацией, необходимой внутренним м внешним пользователям бухгалтерской отчётности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами и сметами. Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учёту материально – производственных запасов, утверждённых приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001г. отпуск материалов на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учётом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода. Для примера приведём расчёт норм эксплуатационного пробега шин автотранспортных средств. Норма эксплуатационного пробега шин (Нi) получается умножением среднестатистического пробега шины на поправочные коэффициенты:

Нi = Н * К1 * К2, где

Н – среднестатистический пробег шины, тыс.км;

К1 – поправочный коэффициент, учитывающий категорию условий эксплуатации автотранспортного средства;

К2 – поправочный коэффициент, учитывающий условия работы автотранспортного средства.

При этом норма эксплуатационного пробега шины не должна быть ниже 25 % от среднестатистического пробега шины.

Так же следует отметить что расходы признаются обоснованными лишь при их документальном подтверждении.

Во-вторых, необходимо упрощать оформление операций по расходу товарно-материальных ценностей.

Оформление отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. Упрощает учет и повышает контроль за использованием материалов отпуск их по раскройным листам и комплектовочным ведомостям. При этом бракованные детали заменяются этой кладовой без документального их оформления. На данном предприятии комплектовочные ведомости не применяются, но их внедрение могло бы стать шагом к упрощению и совершенствованию учета.

В целях сокращения числа первичных документов там, где это целесообразно можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Наибольший эффект в организации учета отпуска материалов достигается при применении автоматизированной формы бухгалтерского учета, использовании персональных компьютеров и прогрессивных программ.

Важной особенностью компьютеризации является возможность использования традиционной журнально-ордерной формы учета.

Учет материалов, как известно, один из наиболее трудоемких участков учетной работы на предприятиях. Поэтому именно здесь относительно широко используется вычислительная техника.

Однако, несмотря на то, что учет товарно-материальных ценностей ведется в бухгалтерии данного предприятия с помощью ПВМ с целью рационализации целесообразно автоматизировать учет материальных ресурсов и на складах. Внедрение автоматизированной системы позволит облегчить ведение текущего складского учета, обеспечит быстрый обмен данными внутри складского хозяйства и с другими отделами предприятия, позволит осуществлять контроль и анализ.

На предприятии нет программного обеспечения для автоматизации учета материальных ресурсов на складе. Программистами предприятия был разработан ряд программ, позволивших автоматизировать отдельные участки учета, но зачастую не связанных друг с другом. Эти программы позволяют осуществлять упрощенное ведение учета материальных ценностей, поскольку они реализуют ограниченный объем операций, формируют небольшой список ведомостей, не предусматривают первичную обработку всего первичного учета. Кроме того, эти программы не предназначены для автоматизации складского хозяйства. Поэтому на предприятии необходимо внедрить программное обеспечение, способное удовлетворить эти требования.

При выборе прикладного программного обеспечения, отвечающего требованию автоматизации складского хозяйства, необходимо учесть  и тот факт, что финансовое положение предприятия в данный момент недостаточно стабильно, поэтому приобретаемое программное обеспечение должно быть сравнительно недорогим.

Учитывая эти обстоятельства, предприятию было бы целесообразно приобрести дополнительно для автоматизации учета производственных запасов  на складах программный продукт 1С: «Предприятие» 8.0., конфигурацию «Товары-Склад».

Система  «Товары – Склад» обеспечивает учет движения материальных ресурсов при осуществлении хозяйственной деятельности, а также ведение учета текущих остатков материальных запасов предприятия не только по местам хранения, но и в разрезе объектов учета. Подсистема “Запасы” обладает следующими функциональными возможностями:

- поддержка произвольного количества мест хранения материальных ресурсов;

- оперативный бухгалтерский учет товарных запасов в стоимостном и натуральном выражении;

- оформление документов товародвижения в любой валюте;

- выделение партионного, сортового и сальдового учета запасов на складах;

- поддержка различных учетных политик и методов оценки при списании материальных запасов в производство;

- расчет фактической себестоимости запасов;

- учет ожидаемого поступления и заказанного количества материалов;

- учет товаров на складе в разрезе собственников.

Учет движения материальных ресурсов производится на основе первичных документов (накладных), которые формируются при поступлении и выбытии материальных ресурсов или их перемещении между местами хранения. Эти документы регистрируются в Журнале движения запасов. По накладной можно сформировать бухгалтерские проводки и счет-фактуру. Налоги в счет-фактуру попадают из соответствующих полей накладной. По счету-фактуре можно сформировать записи в книге покупок или книге продаж. Реализована возможность формирования накладных в любой валюте (для валютных операций).

В реестре Расчеты себестоимости запасов  содержатся ведомости расчета себестоимости. Ведомости формируются помесячно. Расчет себестоимости запасов производится по артикулам, партиям, собственникам и договорам приема на консигнацию в разрезе учетных политик, т.е. учетная политика является основным фактором для определения цены списания при проведении расчета. При этом происходит расчет суммы списания и остатков в ведомости по каждому объекту учета. При соответствующей настройке ведомости расчетные показатели могут попадать в первичные документы и в проводки.

Реестр Картотека складского учета предназначен для просмотра информации о текущих остатках по карточкам складского учета. В карточках содержатся сведения об атрибутах, ценах, остатке, движении материальных ресурсов, для партионных товаров -  информация о партии. Способ хранения (сальдовый, сортовой или партионный) устанавливается при заполнении карточки группы номенклатуры и распространяется на все артикулы, которые относятся к данной группе.

Справочник учетных политик режима Справочники подсистемы предназначен для определения метода учета материальных ресурсов, метода расчета цены списания материальных ресурсов (по средним ценам, ФИФО, по стоимости единицы материала). Здесь же определяется метод расчета цены оприходования (складской цены) материальных ресурсов. На закладке Налоги можно определить налоги, которые будут входить в складскую стоимость.

В подсистеме Запасы настроены следующие виды отчетов:

- Ведомости учета движения (детальная ведомость движения запасов, детальный реестр документов склада, ведомость поступления запасов полная и по поставщикам, ведомость выбытия запасов полная и по покупателям).

- Ведомости учета остатков (ведомость остатков на дату, ведомость текущих остатков, запасы с истекающим сроком годности, ведомость остатков в ценах прейскуранта, картотека складского учета).

- Оборотные ведомости (сводная и сводная по поставщикам, оперативная и оперативная по поставщикам, суммовая оборотная ведомость).

- Реестры документов склада (журнал документов склада, сводный журнал документов склада по статьям затрат, журнал документов по статьям затрат).

- Инвентаризационная опись ТМЦ.

Хотелось, бы чтобы предложенные замечания по усовершенствованию бухгалтерского учета материальных ресурсов на складах и в бухгалтерии привели к наиболее эффективной организации учета на исследуемом предприятии ООО «Сандалики», что уменьшило бы долю материальных затрат, а это позволило бы снизить себестоимость продукции предприятия и получить нормальный уровень прибыли.