Управленческий учет финансово-сбытовой деятельности

     Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, состоят из расходов на: проведение официальных приемов представителей других предприятий и организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров для организации мероприятий, связанных с установлением и поддержанием взаимовыгодного сотрудничества; оплату услуг лиц для переговоров, не состоящих в штате; транспортное обеспечение во время мероприятий.

     В состав других расходов входят затраты  на: содержание финансово – сбытового  отдела – заработная плата работников с начислениями, командировочные, почтовые, телефонные расходы и др.; содержание торговых представительств – заработная плата сотрудников с начислениями, аренда помещений, телефаксные и другие расходы; износ нематериальных активов – торговых марок, знаков и т.п.; другие расходы.

     Специфика финансово – сбытовой деятельности выдвигает в качестве основного  признака классификацию затрат для  принятия решений и планирования. Затраты в этом случае подразделяют на:

     - релевантные (принимаемые в расчет);

     - иррелевантные (не принимаемые в расчет) [1, с.98].

     Такое деление затрат необходимо для принятия решений о цене реализации, расформировании  сегментов рынка, об увеличении объемов  продаж. Релевантные финансовые затраты  представляют собой будущий прирост  денежной наличности, величина которого зависит от рассматриваемого решения. Практика показывает, что в разных ситуациях одни и те же затраты могут выступать и как релевантные, и как иррелевантные, а поскольку невозможно привести перечень релевантных затрат, то он будет различен для каждого конкретного случая. Однако в определенной ситуации нужно руководствоваться принципом: релевантные издержки – это затраты, которые изменяются в зависимости от выбранного варианта решения.

     Таким образом, цель производственной деятельности предприятия – выпуск продукта, его реализация и получение прибыли. И важным моментом обобщения информации о деятельности предприятия является наблюдение за непрерывностью прямой связи между производственной и финансово – сбытовой деятельностью. Это наблюдение ведется в правленческом учете с помощью группировки и выделения из общей системы издержек расходов по финансово – сбытовой деятельности.

      5. Контрольная система сбытовой деятельности 

     Система внутреннего контроля сбытовой деятельности – это основа функционирования управленческой информационной системы, то есть системы обработки и интеграции разнообразной внутренней и внешней информации, необходимой для принятия решений на всех уровнях управления сбытом.

     Функционирование  системы внутреннего контроля сбыта призвано сводить к минимуму различного рода риски в сбытовой деятельности организации (риск — возможность неблагоприятных событий в деятельности организации: хищений, порчи ценностей, недополучения доходов, потери рыночных долей и другое).

     Достижение целей системы внутреннего контроля обеспечивается реализацией задач, в которых от взаимосвязи и взаимодействия различных ее элементов требуется достичь общие или конкретные показатели (рубежи), по которым с различных сторон можно судить об эффективности управления и развитии организации. Основные задачи системы внутреннего контроля (аудита) сбытовой деятельности заключаются в достижении следующих показателей эффективности управления организацией:

1. Соответствие сбытовой деятельности организации принятому курсу действий (целевым установкам и ориентирам) и стратегии.
2. Устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения.
3. Сохранность ресурсов и потенциала организации (внеоборотных активов и оборотных средств), в том числе сохранность систематизированных и обобщенных данных для их использования в управлении.
4. Должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений по сбыту продукции.
5. Безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности.
6. Рациональное и экономное использование всех видов ресурсов.
7. Соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур – положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, приказа об учетной политике и иных приказов и распоряжений.

     Одной из форм внутреннего контроля сбытовой деятельности является внутренний аудит. Внутренний аудит — это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю различных элементов управления сбытовой деятельностью, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации. Цель внутреннего аудита сбытовой деятельности — помощь органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями системы сбыта. Под главной задачей внутренних аудиторов следует понимать обеспечение удовлетворения потребностей органов управления сбытовой деятельностью в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам. Аудит видов деятельности по сбыту продукции предполагает объективное обследование и всесторонний анализ определенных видов сбытовой деятельности, бизнес-проектов с целью выявления возможностей улучшения хозяйственной деятельности. Кроме того, внутренними аудиторами может проводиться более глубокий контроль организации, который выражается в совокупности организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой, например, системы внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей и др. Здесь определяются все сильные и слабые стороны деятельности организации, оценивается устойчивость ее положения в социальных системах более высокого порядка, а также перспективы ее развития.

      6. Сбытовая политика организации 

     Под сбытовой политикой организации (предприятия) в наиболее широком смысле следует  понимать выбранные ее руководством совокупность сбытовых стратегий маркетинга (стратегии охвата рынка, позиционирования товара и т.д.) и комплекс мероприятий (решений и действий) по формированию ассортимента выпускаемой продукции и ценообразованию, по формированию спроса и стимулированию сбыта (реклама, обслуживание покупателей, коммерческое кредитование, скидки), заключению договоров продажи (поставки) товаров, товародвижению, транспортировке, по инкассации дебиторской задолженности, организационным, материально-техническим и прочим аспектам сбыта.

     Сбытовая  политика предприятия должна ориентироваться  на:

1. получение предпринимательской прибыли в текущем периоде, а также обеспечение гарантий ее получения в будущем;
2. максимальное удовлетворение платежеспособного спроса потребителей;
3. долговременную рыночную устойчивость организации, конкурентоспособность ее продукции;
4. создание положительного имиджа на рынке и признание со стороны общественности.

     Сбытовая  политика зависит от внутренних и  внешних условий функционирования предприятия (организации) и для ее разработки необходим их детальный анализ, а также возможностей организации. Рынок представляет конкретному производителю разные возможности для сбыта и одновременно накладывает определенные ограничения. Производитель, заинтересованный в эффективности сбыта своей продукции, должен знать реальное положение дел на рынке и на этой основе принимать обоснованные решения по реализации товаров. Сбытовая политика строится на основе упорядоченного анализа потребностей и запросов, восприятий и предпочтений, свойственных потребителям продукции организации. Потребности и запросы покупателей постоянно меняются. Эффективная сбытовая политика должна быть направлена на постоянное обновление ассортимента и повышение разнообразия предлагаемых покупателям услуг (гарантийное обслуживание, консультации по эксплуатации, обучение пользователей и т.д.).

     В рамках этих представлений организация  должна перестраивать свою деятельность быстрее и эффективнее чем  конкуренты, учитывая интересы, связанные  с сохранением и повышением благополучия, как самой организации, так и потребителей, общества. Сбытовая политика организации должна служить базой для разработки ее снабженческой, производственно-технологической, инновационной и финансовой политики. Выбор оптимального варианта осуществляется на основе глубокого всестороннего анализа с проведением необходимых расчетов и сопоставлением с вариантами по другим пунктам политики для их увязки.

     Следует отметить, что неумение управлять сбытом в современных условиях хозяйствования рождает цепочку: переполненные склады, неплатежи, отсутствие оборотных средств на закупку сырья, остановка производства. Детально проработанная и документально закрепленная сбытовая политика становится эффективным инструментом предварительного, текущего и последующего контроля за сбытовой деятельностью организации и ее положением на рынке. Обоснованное формирование и эффективный контроль сбытовой политики руководством организации обеспечивают конкурентоспособность организации (предприятия) и, следовательно, само ее существование в современных жестких условиях конкурентной борьбы. 

      7. Эффективность  финансово-сбытовой  деятельности 

     В основе контроллинга сбытовой деятельности лежат доходы от сбытовой деятельности и продвижения продаж, а также  затраты на сбытовую деятельность. И те, и другие зачастую трудно проследить и выделить.

     Обязательными формами стратегического плана  сбыта являются таблицы доходности и прибыльности по сегментам рынка, на которых действует компания. Такие  формы являются также стандартными в международном бухгалтерском учете. Это означает, что соответствующим образом должен быть организован управленческий учет на предприятии.

     На  практике очень многие фирмы не представляют себе, какая часть общих косвенных  затрат реально уходит на конкретный товар, территорию или целевую группу потребителей (сегменты рынка). Это происходит из-за неясности при отнесении определенных видов издержек. Например, затраты на упаковку можно с одинаковой обоснованностью отнести к затратам на продвижение, сбыт или производство продукции. В связи с этим многие авторы констатируют следующие ошибки предприятий: бюджеты на сбытовую деятельность для отдельных товаров чрезмерно велики, бюджеты других товаров чрезмерно малы.

     Многие  затраты на сбытовую деятельность, относящиеся к конкретным сегментам рынка, не распределяются и классифицируются как неразносимые.

     Кроме того, целесообразность многих затрат на сбытовую деятельность вызывает очень  много вопросов. Многие западные методики и техники продвижения продаж в российских условиях просто не работают или дают отрицательный результат. Руководство компаний волнуют также вопросы об оптимальности рекламного бюджета и других затрат на сбытовую деятельность. Так что своевременность и размер затрат на маркетинг каждый определяет для себя сам.

     Эффективность сбытовой деятельности рассматривается  как отношение дополнительной прибыли, полученной в результате проведения мероприятий, к затратам на эти мероприятия. Однако, таким определением не всегда удобно пользоваться: дополнительную прибыль трудно выделить; кроме того, при таком расчете эффективность будет большей для предприятия, минимально использующего маркетинг (затраты минимальны, привлечение даже одного клиента будет свидетельствовать о высокой эффективности) [15, с.12]

     Для целей контроллинга сбытовой деятельности можно рассматривать результативность маркетинговых мероприятий скорее как величину качественную, а не количественную (ее численный расчет не производится). Результативность рассматривается с двух точек зрения:

• возможность достижения тех же результатов при снижении затрат на мероприятия финансово-сбытовой деятельности;
• возможность достижения большего результата при тех же затратах.

     С одной стороны, результативность определяется применяемыми методами и подходами  к продвижению и сбыту, с другой — структурой предприятия и сбытовых служб, проработкой маркетинговых стратегий и планов.

     Сузить решаемую задачу можно, используя методику сегментного анализа. В сегментном анализе особую роль могут играть:

     1. естественные затраты на сбытовую деятельность — затраты, постоянно фигурирующие в обычных финансовых документах предприятий (зарплата службы сбыта, аренда, если таковая есть, амортизация и др.);

     2. функциональные затраты на сбытовую деятельность — затраты, связанные с каким-либо видом маркетинговой деятельности и являющиеся основой для перенесения издержек на конкретный сегмент;

     3. специальные затраты на сбытовую деятельность — затраты, непосредственно связанные с объектом маркетингового учета (сегмента рынка) или с конкретным мероприятием или группой мероприятий и исчезающие при удалении этого объекта или мероприятий [15, с.13].

     Процесс сегментного анализа начинается с перегруппировки «естественных» статей затрат, не переносимых непосредственно  на объект учета в функциональные статьи затрат. После этого выбирается и рассчитывается база каждого вида деятельности. Далее по выбранной базе в зависимости от числа таких затрат функциональные статьи затрат переписываются на выбранные объекты учета: (сегменты рынка по видам товаров и услуг). Одновременно на эти же объекты переносятся специальные затраты, легко относимые к выбранным объектам учета. Полученная сумма затрат для каждого объекта учета вычитается из доходов этого сегмента и получается искомая прибыль сегмента. А отношение этой прибыли к затратам на сбытовую деятельность и будет искомой эффективностью этих затрат.