Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб

Графики отпусков (форма  №Т-7) применяются для отражения  сведений о времени распределения  ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений  организации на календарный год  по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем  организации с учетом мотивированного  мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При  переносе отпуска на другое время  с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие  изменения с разрешением лица, утверждающего график. 

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляются  работникам под расписку в порядке, установленным законодательством  РФ. ⁴

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для  составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после  соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. 

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной  форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В  заявлении следует указывать  следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку  подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело. 

 

2. Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации.

Приказ по личному составу  фиксирует сведения о кадрах (прием  на работу, перемещение по работе, увольнения с работы, установление должностных  окладов, отпуска, командировки, изменение  фамилий, поощрения, взыскания и  т.д.). Приказы по личному составу  являются основанием для внесения соответствующих  записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). 

Особенности приказа по личному  составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).
2. Номер (индекс) пишется с буквой «К», что значит приказ по кадрам.
3. Заглавие – «По личному составу».
4. Констатирующей части в приказе может и не быть.
5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью.
6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.д.).
7. В пункте приказа о приема на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода – его длительность. В основании приказа дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указываются причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения; в основании к приказу дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации – ссылка на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. 

Приказы по личному составу  готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы  по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы  вступают в силу с момента их подписания. Нумеруются приказы в течение  календарного года. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дату ознакомления. 

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными  соображениями продолжительности  работоспособности и самой жизни  человека и составляет 75 лет; ⁵

По требованию работника  работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. 

 

3. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников.

Должностная инструкция это  организационно-правовой документ, в  котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности. 

Она составляется по каждой штатной должности организации, несет обезличенный характер и объявляется  сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе  при перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности).

Порядок разработки должностных  инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура  текста унифицированы.

Оформление должностной  инструкции: для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать:

- наименование организации,

- наименование документа,

- дату и место его  подготовки,

Справа над текстом располагают гриф утверждения. Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже - с наименованием документа (как и в других управленческих документах). 

Так же формулируют заголовок  и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая  для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных  подразделений, делопроизводителей и  др.). 

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией  под расписку, которую располагают  на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией  ознакомлен (на)", личную подпись  работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. 

Структура текста должностной  инструкции включает следующие разделы: 

1. Общая часть (общие  положения).

Содержит наименование должности  в соответствии со штатным расписанием  и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность  данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок  замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и  квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: - уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное),

- практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности.

Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако, каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом. 

В этом же разделе отдельным  пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных  и распорядительных документов, которые  должны быть известны работнику, занимающему  ту или иную должность (устав, приказы  и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового  распорядка и др.).⁶

2. Функции.

Формулируется основная задача работника данной должности, предмет  его ведения, участок работы. Далее  перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.  В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений. 

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа.

3. Должностные обязанности. 

В этом разделе устанавливается  порядок исполнения функций, видов  работ, отдельных поручений, а также  этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

4. Права.

Закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также  порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

- доступ работника к определенной информации,

- принятие решений,

- получение данных, необходимых в работе,

- право визирования определенных видов документов,

-контроль (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).

Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором  функций. Он устанавливает компетенцию  конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.  
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5. Ответственность.

Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности  должностного лица за результаты и  последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных  мер или действий, относящихся  к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются  в соответствии с действующим  законодательством и с учетом специфики работы организации. При  подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в  соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

6. Взаимоотношения (связи  по должности). 

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных  подразделений организации, устанавливается  круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться  связи со сторонними организациями. 

Для повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником отчетов, планов и других документов. 

Основные требования к  тексту должностной инструкции - это  полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности  сформулированы в общем виде, неконкретно  и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет  своего назначения. 

При составлении должностных  инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных  категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно  облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная  инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в  конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием. 

Несмотря на то, что должностная  инструкция – документ, унифицированный  по правилам оформления и структуре  текста (разделов), в дополнение к  основным разделам в должностную  инструкцию могут быть включены и  иные разделы.

Порядок утверждения должностной  инструкции:

1. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом.
2. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.
3. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения. 
4. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для работника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  делается запись в соответствующей  графе листа ознакомления.

 

4. Правовые аспекты приема и высвобождения работников.

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). 
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ.⁷

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись  с правилами внутреннего трудового  распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).

Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах  и подписывается сторонами. Трудовой договор считается заключенным, даже если он не оформлен надлежащим образом, если работник фактически приступил  к работе с ведома или по поручению  работодателя, и работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех дней с момента приступления работника к своим обязанностям.