Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб

Высвобождение персонала  — вид деятельности, предусматривающий  комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно-психологической  поддержке со стороны администрации  при увольнении сотрудников.

При высвобождении персонала  необходимо соблюдать трудовое законодательство, придерживаться четких, максимально  объективных критериев отбора, привязки к рабочим местам, минимизировать затраты и получать экономию, пытаться избежать последующих и связанных  затрат, вести процесс высвобождения  персонала открыто, информируя работников, использовать компенсации и оказывать  помощь в трудоустройстве. 

В соответствии с трудовым законодательством РФ при увольнении по сокращению численности или штата  преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью  труда и квалификацией. В случае равной производительности предпочтение отдается:

- семейным (имеющим двух  и более иждивенцев и тем,  в семье которых нет других  лиц с самостоятельным заработком);

- работникам, имеющим длительный  стаж непрерывной работы в  данной организации;

- получившим в ней увечье  или профессиональное заболевание;

- сотрудникам, которые  повышают свою квалификацию без  отрыва от производства в высших  и средних специальных учебных  заведениях в соответствии с  выполняемой работой, и ряду  других категорий работников. 

Обо всех изменениях в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ работник должен быть поставлен  в известность не позднее, чем  за два месяца, и если он при этом будет возражать против продолжения  работы в новых условиях, трудовой договор прекращается. В течение срока предупреждения работник должен выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать правила трудового распорядка. 

Планирование высвобождения  или сокращения персонала имеет существенное значение в процессе кадрового планирования. Вследствие рационализации производства или управления образуется избыток кадровых ресурсов. Своевременные перемещения, переподготовка, прекращение приема на вакантные рабочие места, а также осуществление социально-ориентированного отбора кандидатов на увольнение (в зависимости от возраста, стажа работы, семейного положения и количества детей, возможности получения работы на внешнем рынке труда и т.п.) позволяют регулировать внутриорганизационный рынок труда в процессе планирования сокращения персонала.

Планирование работы с  увольняющимися сотрудниками базируется на несложной классификации видов  увольнений. Критерием классификации  в данном случае выступает степень  добровольности ухода работника  из организации. По этому критерию можно  выделить три вида увольнений:

- увольнение по инициативе сотрудника (в отечественной терминологии — по собственному желанию);

- увольнение по инициативе работодателя (в отечественной терминологии — по инициативе администрации);

- выход на пенсию.

Относительно, безпроблемным, с точки зрения организации, (если абстрагироваться от последующих проблем по найму и адаптации новых сотрудников) является уход работника по собственной инициативе. Этот переход в большинстве случаев рассматривается самим сотрудником позитивно. Его профессиональная деятельность и социальная среда либо не изменяются существенным образом, либо сотрудник практически готов к подобным изменениям. Поэтому необходимость поддержки со стороны администрации, как правило, мала.

Увольнение по инициативе администрации — чаще всего вследствие сокращения персонала или закрытия организации — является неординарным событием для любого сотрудника. Многие люди, столкнувшись с необходимостью увольнения, испытывают страх, подавленность, растерянность. Проблемы, неизбежно  возникающие при закрытии организаций  или сокращении персонала, становятся, как никогда, актуальными и для  нашей страны.

Увольнение из организации  вследствие ухода на пенсию характеризуется  рядом особенностей, отличающих его  от предыдущих видов увольнений. Во-первых, выход на пенсию может быть заранее  предусмотрен и спланирован с  достаточной долей точности по времени. Во-вторых, это событие связано  с весьма специфическими изменениями  в личной сфере. В-третьих, значительные перемены в образе жизни человека весьма наглядны для его окружения. Наконец, в оценке предстоящего пенсионирования, человеку свойственна некоторая раздвоенность, определенный разлад с самим собой. Поэтому процесс выхода на пенсию, а также нахождение человека в новой социальной роли являются в цивилизованных странах объектом достаточно пристального внимания. Это внимание исходит как от государства, так и от организации, где человек трудился и вносил свой вклад в общее дело. Свое конкретное выражение работа с сотрудниками предпенсионного и пенсионного возраста находит в проведении определенных мероприятий.

Делопроизводство в управлении персоналом – это один самых важных аспектов в деятельности организации. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение  кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит  от того, насколько оперативно и  качественно происходит обработка  необходимой документации.  
Делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения. ⁸

Необходимо учитывать, что  сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера.

Вместе с другими документами  предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения. 

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. 

От технологии организации  работы с документами и от качества создаваемых документов зависит  не только оперативность и эффективность  управленческих решений, но и общие  показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление. 

Таким образом, кадровая документация служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения. 

 

 

 

 

 

 

2. Организация работы кадровой службы  в ООО «Адвант».
1. Характеристика ООО «Адвант».

Рекламное агентство «Адвант» начало  свою деятельность в рекламном  бизнесе в сентябре 2001 года с создания промоотдела на базе отдела продаж дистрибьюторской Компании «Магнат  Трейд Энтерпрайз». Тогда в компании было: 5 штатных и около 30 внештатных сотрудников. Целью нового отдела было осуществление промодеятельности  и увеличение представленности в  точках продаж продукции компании «Procter&Gamble»  на территории Волгоградской, Астраханской, Саратовской, Самарской областей и  Республики Калмыкия. Компания росла  и развивалась, и в 2003 году промоотдел начинает заниматься мерчендайзингом, а в сентябре 2004 года он отделяется от отдела продаж и становится самостоятельным  структурным подразделением компании «Магнат».  После чего начинает оказывать  услуги не только дивизиону продаж «Procter&Gamble», но и другим партнерам  компании и внешним заказчикам, таким  как MARS, BIC, Данон индустрия, Сеть магазинов  Южный Двор, Сеть магазинов Пятерочка, Сеть магазинов Детский Мир, Компания Юнимилк, Компания Gillette, ООО "ЭППП Элика" и многим другим.

В октябре 2005г. отдел становится  самостоятельным рекламным агентством (и юридически и фактически).

Основная деятельность: консультирование потребителей в точках продаж, наружная реклама, аудит торговых точек, разработка и реализация промоакций, мерчендайзинг, еvent-маркетинг, изготовление и размещение POSМ материалов, маркетинговые услуги.

Компания отличается неформальным отношением и индивидуальным подходом к работе с каждым клиентом и предлагает реальные инструменты для достижения цели. Творческий подход к созданию рекламных продуктов сочетается в работе с деловым подходом в  их реализации. Компания самостоятельно, без посредников, покрывает территорию площадью 2,1 млн. кв. км, на которой проживает  почти 69 млн. чел.(48% от населения России).  Полное наименование: Общество с Ограниченной Ответственностью Рекламное агентство «Адвант»,  является коммерческой организацией. Сокращенное наименование: ООО РА «Адвант»

Адреса:  Центральный офис: г. Волгоград , ул. Канунникова дом 11. Телефон:  (8442) 97-43-87, Факс:  (8442) 97-43-87

Представительство на Урале: Екатеринбург, ул. Белинского, д.56 оф 1010. тел.факс: (343) 376–34–78

Главной ценностью Компании являются люди. Важная роль в повышении  эффективности производства принадлежит  проблеме рационального и равномерного использования трудовых ресурсов. От обеспечения трудовыми ресурсами  и от их эффективности зависит  объем и своевременность выполнения всех работ.

Компания имеет оптимальную  структуру распределения трудовых ресурсов, не перегруженную административным аппаратом. (организационная структура приложение № 1) Работа агентства построена таким образом, чтобы оперативно реагировать на изменения конъюнктуры потребительского рынка торговли и рекламы. В агентстве созданы подразделения, специализирующиеся на определенном виде деятельности: DSD-отдел (промоушн), мерчендайзинг и отдел консультирования. Сотрудники подразделений имеют высшее экономическое, гуманитарное, финансовое образование и обладают огромным опытом практической работы.

Основу демографической  политики предприятия составляет политика омоложения коллектива. На настоящий  момент удельный вес молодых сотрудников  среди руководящего персонала составляет 87%.

В ООО РА «Адвант» постоянно  проводится непрерывное, систематическое  и цикличное обучение и развитие Знаний, Навыков и Отношений, что  способствует раскрытию индивидуальных способностей сотрудников Компании и обеспечивает опережающее развитие бизнеса.  Работа с кадрами, с резервами для выдвижения, построена на следующих организационных формах:

• подготовка по индивидуальному плану
• обучение на спецкурсах
• стажировка на соответствующей должности
• поддержка института тренерства и наставничества

Проанализировав действующую  систему  персонала в ООО РА «Адвант» можно сделать следующие  выводы: Компания развивается весьма успешно, ставка делается на эффективное  управление персоналом. По всему разнообразию потребностей сотрудников осуществляется мотивация труда.

В организации трудится около 1800 человек. На протяжении последних  трех лет численность работников организации постоянно растет, текучесть  кадров (штатных сотрудников) практически  отсутствует. Что позволяет говорить об эффективной кадровой работе.

 

2. Анализ структуры кадровой службы ООО «Адвант».

В отделе кадров города Екатеринбурга  работают 2 человека менеджер по персоналу  и ассистент менеджера по персоналу, которые подчиняются начальнику отдела кадров в городе Волгограде.

К организационным документам, регламентирующим управление персонала относятся:

• учредительные документы ( устав и договор);
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о структурных подразделениях;
• должностные инструкции работникам.

Основной целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в ООО «Адвант». В соответствии с данной целью кадровая служба ставит перед собой следующие основные задачи:

- подбор, расстановка и воспитание кадров;

- оформление и учет кадров;

- обеспечение прав, льгот и гарантий сотрудников ООО «Адвант»;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины;

Для решения поставленных задач  отдел кадров осуществляет следующие  функции:

- разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации;

- составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда;