Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб

 

7. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими  служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Заполненный приказ о приеме на работу одновременно служит направлением на переговоры и пропуском на ознакомление на месте с условиями работы. Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу и  указывает условия работы. После  прохождения медицинского осмотра  приказ подписывается руководителем  предприятия или его заместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номер приказа  и дату. Приказ объявляется работнику  под расписку до начала работы с  целью проверки им правильности оформления условий заключенного трудового  договора и получения его согласия со всеми положениями приказа. (приложение 8 приказ о приеме на работу форма Т-1)

Фамилия, имя, отчество в приказе  по личному составу указываются  полностью, а наименование должности  должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения  предприятия.

Круг работников, которым предоставляется  право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем  предприятия. В отсутствии основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а  также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию  предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении  должности или полного расчета  при увольнении.

На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет  личную карточку (форма № Т-2) и  делает запись в трудовой книжке.

Приказ о прекращении трудового  договора заполняется при увольнении работником. На основании данного  приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

 

8.  Порядок ведения трудовых книжек в ООО «Адвант».

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок  ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение  ими работодателей устанавливаются  Правительством РФ.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся отделом кадров в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений, и после этого ставится печать предприятия.

В ООО «Адвант» отделом кадров ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

 

9. Оформление и хранение документов кадровой службы ООО «Адвант».

Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел  представляет собой комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками отдела кадров.

Личное дело сотрудника предприятия  – основной документ персонального  учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его  служебной деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личное дело включает в себя следующие  документы: анкета, заявление о приеме на работу или увольнении, копия приказа о приеме на работу или увольнении, трудовой договор, приказы о перемещении сотрудника в другие подразделения (филиалы), представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв, аттестационные листы, характеристики с прежнего места работы и др. Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца, листы документов, подшитых в дело, нумеруются. В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 3*4 см.

В каждом разделе личного дела ведется  внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия  документа и кем изъят, по какой  причине. Внутренняя опись подписывается  ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии  вместо документа вкладывается лист-заменитель. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

Личные дела учитываются  как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета  личных дел», предусматривающей следующие  графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки  и оформляется для передачи на хранение.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного  и временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме листов заверительной  надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту  их формирования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных  предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми  правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и прочее). 

Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления  Правительства и Госкомстата  Российской Федерации. 

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести  заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы. 

Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между  работодателем и работником, начиная  с момента подачи заявления о  приёме на работу и заканчивая выдачей  трудовой книжки после увольнения работника. 

При приёме нового работника  он, как правило, пишет заявление  о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы. 

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными  премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов, он может быть уволен с предприятия. Все эти  и многие другие операции, связанные  с наличным составом предприятия, оформляются  приказами по личному составу. 

На современных предприятиях происходит процесс автоматизации  делопроизводства с использованием усовершенствованных программ, таких  как: "Делопроизводство", "Workflow", "1С: Делопроизводство" и других.

Список использованной литературы

1. Бабурин С., Курбанов Р. (ред.) Трудовое право Учебник Серия: Бакалавр. Базовый курс Издательство: Юрайт Год издания: 2012г
2. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учеб. по спец. «Менеджмент организации», «Упр. персоналом» / Гос. ун-т упр. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 303с.
3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2007. – 314 с. 
4. Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11.
5. Маслова В.М. Управление персоналом предприятия: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 159 с.
6. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2. 
7. Система «Консультант плюс»
8. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. – М.: Дело и Сервис, 2005. – 160 с. 
9. Трудовой кодекс Российской Федерации. По состоянию на 2012 год Издательство: РИД Серия: Закон – навигатор Год издания: 2012

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

Общество с ограниченной ответственностью «Адвант»

ООО «Адвант»

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ         УТВЕРЖДАЮ

  08.06.2009_   №   _218_           Генеральный директор

(дата)  (номер)            (должность руководителя)

                            Су И.З.

(подпись)    (расшифровка подписи)

     08.06.2009

     (дата)

Начальника отдела кадров

 

 

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора организации.

1.2. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

1. 3. Начальнику отдела кадров подчиняются все работники отдела кадров.

1.4. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется действующим законодательством, уставом организации, локальными нормативными актами организации, приказами и распоряжениями генерального директора.

1.5. В период отсутствия начальника отдела кадров (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности временно возлагаются на заместителя начальника отдела кадров.

1.6.  На  должность начальника отдела  кадров назначается лицо, имеющее  высшее профессиональное образование  (юридическое и / или психологическое), а также опыт работы на руководящих  должностях по организации управления  кадрами не менее пяти лет.

1.7. Начальник  отдела кадров должен знать:

– трудовое и гражданское законодательство РФ;

– методические материалы по управлению персоналом;

– структуру организации и перспективы ее развития;

– кадровую политику и кадровую стратегию организации;

– формы, методы и средства обучения сотрудников;

– порядок заключения договоров на обучение с учебными заведениями и финансирования затрат на обучение;

– порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке кадров и повышению их квалификации;

– порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел сотрудников;

– порядок расчета общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий;

– порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности, ведения банка данных о персонале организации;

– единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схемы документооборота;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– порядок контроля за исполнением документов;

– основы экономики, этики, социологии, психологии, правила делового общения;