Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

gn="justify">    НД  структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.

     При наличии в организации общественной организации (профсоюза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур  дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

     При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о  ней), положения о структурных  подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

     В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в  том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

     В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных  органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

     В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

     Номенклатура  дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе  бумаги формата А4. 
Наименование организации 

Наименование  структурного

подразделения

(общественной  организации) 

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ 

00.00.0000  №  

_________________________________

(место составления) 

на год 

_________________________________________________________________________

Название  раздела 

 
 

Наименование  должности

руководителя  структурного

подразделения (общественной

организации)    Подпись  Расшифровка подписи 

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи

00.00.0000 

СОГЛАСОВАНО¹

Протокол ЭК 

Наименование  структурного подразделения 

00.00.00000 №  
 

Итоговая  запись о категории  и количестве дел,

заведенных  в_________году в________________________________________

      Наименование структурного подразделения или обществоенно организации 
 

 
 

Руководитель  структурного

подразделения (общественной

организации)    Подпись  Расшифровка подписи

00.00.0000 

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ 

Наименование  должности,

передавшего сведения Подпись  Расшифровка подписи

00.00.0000 
 
 

 

   22. Раскройте понятие  «формирование дел». Опишите особенности формирования в дела распорядительных документов, приложений к документам, организационных документов, переписки, протоколов, копий документов, плановой документации. 

    Формирование  дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных  подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации  осуществляется службой ДОУ.

    Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

    В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

    Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные  дела. Допускается временная группировка  в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

    В дело включается только один экземпляр  каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

    Приложения  формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При  значительном объеме приложений они  группируются в отдельные дела.

    Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

    Документы в деле систематизируются по следующим  принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

    Распорядительные  документы группируются в дела по видам и систематизируются в  порядке возрастания номеров.

    Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

    Приказы и распоряжения по личному составу  группируются в отдельные дела в  зависимости от сроков их хранения:

    о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

    о предоставлении отпусков, наложении  взысканий, назначении дежурных, командировках.

    Распорядительные  документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 149.3 и 149.4 настоящей Инструкции группируются в отдельные дела.

    Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания  номеров.

    Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

    Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления. Например, план на 2005 год, составленный в 2004 году или отчет  за 2005 год, составленный в 2006 году, должны быть отнесены к 2005 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

    Дела  с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.

    Документы личного дела систематизируются  в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

    Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные  дела и систематизируются в хронологическом  или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

    Лицевые счета группируются в самостоятельные  дела в пределах года и систематизируются  по алфавиту фамилий.

    3.5. Формирование дел

    3.5.1. Формированием дел называется  группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.

    3.5.2. Документы группируются в дела  в соответствии с номенклатурой  дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

    3.5.3. Документы постоянного и временного  срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

    3.5.4. В дела включается только один  экземпляр каждого документа.  Не подшиваются документы, подлежащие  возврату, черновые и дублетные  экземпляры, проекты документов, размноженные  копии.

    3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год (исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиесяза период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.).

    3.5.6. Приложения к документам при  их значительном объеме группируются  в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым  они относятся.

    3.5.7. Документы в деле систематизируются  в хронологическом порядке, в  соответствии с ходом решения  излагаемого в нем вопроса,  по алфавиту, нумерации, а также  на основании других принципов,  которые могут варьироваться  в зависимости от особенностей  документов.

    3.5.8. Распорядительные документы (приказы,  распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам  в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют  самостоятельные дела, если они  не являются приложениями к  утвердившим их распорядительным документам.

    3.5.9. Приказы по основной деятельности  и приказы по личному составу  формируются в отдельные дела  в соответствии с установленными  сроками их хранения. Приказы  по личному составу делятся  на две группы: