Лекции по «Документационное обеспечение управления»

 

Ответы к Государственному междисциплинарному экзамену

специальность 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

(Теоретический курс)

2010-2011 учебный год

 

Дисциплины  «Документоведение» и «Документационное  обеспечение управления»

 

Содержание

1. Нормативно правовое и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. 2

2. История отечественного делопроизводства. Основные этапы развития и современное состояние. 4

3. Типология документов. Свойства, функции и признаки  документа. Способы документирования, материальные носители информации. 4

4. Общие требования к составлению и оформлению документов. Формуляр и реквизиты документа. 8

5. Особенности языка и стиля служебных документов. 9

Синтаксические особенности языка деловой документации 11

6. Унификация текстов управленческих документов. Совершенствование состава и форм управленческих документов. 12

7. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Система организационно-правовой документации. 13

8. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Система  распорядительной документации. 16

9. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Система справочно-информационной документации. 18

10. Система документации по личному составу. Подсистема организационно-распорядительной документации. 22

11. Унифицированная система договорно-правовой документации. Виды доверенностей. 24

12. Унифицированная система претензионно-исковой  документация. 26

13. Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Понятие «электронный документ». 27

14. Выбор организационной формы работы с документами при создании службы ДОУ организации. 29

15. Задачи и функции службы ДОУ организации. Типовые структуры ДОУ. 30

16. Должностной  и численный состав делопроизводственной службы учреждения. Размещение, оборудование рабочих мест служб ДОУ. 33

17. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения. 34

18. Понятие «документооборот». Правила организации документооборота учреждения. Расчет объема документооборота. 36

19. Этапы движения и порядок обработки документов. Обработка входящих документов. 38

20. Значение и общие правила регистрации документов. Индексация документов. Регистрационные формы. 41

21. Организация справочно-информационной работы учреждений. Построение информационно-поисковых систем в традиционном и автоматизированном режиме. 43

22. Задачи делопроизводственной службы по контролю исполнения документов. Сроки исполнения документов. Ведение контрольных операций  в условиях традиционной и автоматизированной технологий. 45

23. Организация делопроизводства по обращениям граждан. 47

24. Задачи делопроизводственной службы по формированию дел. Принципы систематизации документов внутри дел. Правила формирования в дела документов отдельных категорий. 49

25. Нормативная база кадрового делопроизводства. Состав и виды кадровой документации. Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации. 52

26. Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел. Методика разработки  номенклатуры дел. Требования к составлению заголовков дел. Перечни документов со сроками хранения. 55

27. Организация оперативного хранения документов. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов. Порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях. 61

28. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности документов. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Система экспертных органов (ЦЭК, ЭК, ЭПК, ЭМК). 63

29. Подготовка документов к передаче в архив организации. Оформление дел. Составление и оформление описей дел. Порядок передачи дел в архив. 65

 

1. Нормативно  правовое и нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Вопросы документационного  обеспечения управления регулируются:

• законами РФ;
• государственными и отраслевыми стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

 Законы РФ:

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации"  — содержит базовые понятия   информации,  документа  и  устанавливает  правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон "Об электронной  цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ "О государственной  тайне" — определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» -  цели ФЗ - создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач организаций эфирного или кабельного вещания (смежные права).

 Гражданский   кодекс РФ  - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ  - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 — определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

• упорядочение документооборота;
• сокращение количества документов;
• повышение качества документов;
• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
• совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;
• расположение реквизитов на листе бумаги;
• требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы  документации. Унифицированная   система   организационно-распорядительной   документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

• новый состав реквизитов;
• обновленные требования к оформлению документов;
• требования к тексту и бланкам документов.

Минюст  России отказал в государственной  регистрации данного стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения  от 27.02.1998 № 28.

Стандарт устанавливает современное  толкование терминов:

• по делопроизводству;
• по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт ввел:

• новые реквизиты;
• небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Требования  по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

  В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 - устанавливает сроки хранения документов.

На  основе типовых разрабатываются  отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Литература

• Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций)/ М.В. стенюков.- М.: Приориздат, 2006. - 176с.

2. История отечественного делопроизводства. Основные этапы развития и современное  состояние.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и др.). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым  к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось  внедрение механизации конторского груда.

В годы Советской власти было разработано  делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся  система делопроизводства развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

Литература

• Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков  – М.: Март, Ростов н/Д: Март, 2004. -336 с.

3. Типология документов. Свойства, функции и признаки  документа. Способы документирования, материальные носители информации.

Типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков.

Свойства документов

Документ  имеет две сущности — информационную и материальную, которые и определяют его свойства — информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа — это его  способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа  относятся долговечность, прочность  документа и способность противостоять  различным воздействиям — механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.