• компьютерная
обработка электронных документов (например,
заявок на товары) выполняется значительно
быстрее, чем обработка бумажных документов;
- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
- технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;
- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.
Согласование проекта электронного
документа имеет следующие преимущества:
- прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;
- исправления вносятся в проект документа;
- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.
К недостаткам электронных
документов можно отнести:
- необходимость наличия технических средств для прочтения;
- возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).
Литература
- Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.
- Охотников А.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/ А.А. Охотников, Е.А. Булавина. - Ростов н/Д.: Издательский центр « МарТ», 2004.- 288с.
- Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.
- Лекции по ИКТ
- Интернет
Выбор
организационной формы работы с
документами при создании службы
ДОУ организации.
Каждая
организация должна создать специальную
службу: управление делами, общий отдел,
отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат
или иметь отдельного работника,
ответственного за ведение делопроизводства.
В небольших организациях ответственность
может быть возложена на секретаря организации
или руководителя.
Наименование
службы ДОУ, ее структура, должностной,
численный состав устанавливаются
вышестоящими организациями в государственных
учреждениях, а в негосударственных
- их руководством или их коллегиальными
органами.
В
своей деятельности служба ДОУ руководствуется
законодательными актами, нормативно-методическими
документами по вопросам делопроизводства
и архивного дела, приказами и
распоряжениями руководства, инструкцией
по делопроизводству организации, положением
о службе, должностными инструкциями
ее работников.
Служба
ДОУ должна решать конкретные задачи,
выполнять определенные функции, иметь
строго установленный круг прав и обязанностей,
а также взаимодействовать с другими структурными
подразделениями организации для более
эффективного выполнения возложенных
на нее задач и функций.
Основная
цель службы ДОУ - осуществить в полной
мере все действия по документационному
обеспечению деятельности организации:
руководство, координацию, реализацию.
Создание
службы ДОУ должно обязательно сопровождаться
выбором организационной формы работы
с документами.
Нормативно-методические документы
не регламентируют жестко выбор
организационной формы и внутренней
структуры службы ДОУ. Организация
имеет возможность самостоятельно выбрать
наиболее подходящую для него структуру
службы ДОУ, обеспечивающую оптимальную
технологию работы с документами.
Централизованная форма -
это выполнение всех технологических
операций по работе с документами одним
специализированным структурным подразделением
(например, канцелярией) или секретарем.
В этом случае полный цикл технологических
операций по обработке документов, от
момента их получения или создания и до
сдачи в архив, выполняется в одном месте.
Эти операции включают прием и обработку
входящих документов, их регистрацию,
контроль исполнения, справочно-информационную
работу, составление и ведение номенклатуры
дел, их формирование, организацию текущего
хранения документов, отправку исходящих
документов, экспертизу ценности документов
и обработку документов перед сдачей
дел в архив организации.
Полную
централизованную обработку возможно
осуществить лишь в небольших
организациях, объем документооборота
в которых не превышает 10 тыс. документов
в год.
Децентрализованная форма организации
документационного обслуживания предполагает
создание собственной делопроизводственной
службы в каждом структурном подразделении
одной организации. Такая служба независимо
от центральной службы делопроизводства
выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует
и хранит документы данного структурного
подразделения. Эта форма характерна для
организаций, аппарат которых территориально
разобщен. Она применяется также в организациях,
деятельность которых требует особенно
тщательной защиты информации. При децентрализованной
форме структурные подразделения получают
корреспонденцию в запечатанных конвертах,
распечатывают их, регистрируют и выполняют
все действия по обработке входящей, исходящей
и внутренней документации, заканчивая
подготовкой и передачей документов в
архив организации.
Смешанная форма организации работы с документами
является самой распространенной. При
этом часть операций (например, прием и
обработка поступающих и отправляемых
документов, их регистрация, контроль
за сроками исполнения, изготовление,
тиражирование, архивное хранение) выполняется
центральной службой делопроизводства,
а в структурных подразделениях выполняются
операции по созданию (печати) документов,
их систематизации, хранению дел, их обработке
перед сдачей в архив.
В
каждой конкретной организации выбор
той или иной организационной
формы работы с документами осуществляется
ее руководством и самой службой
делопроизводства.
Выбранная
форма работы с документами закрепляется
в инструкции по делопроизводству.
Литература
- Модуль «Организация службы делопроизводства»
Задачи
и функции службы ДОУ организации.
Типовые структуры ДОУ.
Задачи
и функции службы ДОУ организации.
Задачи службы ДОУ включают:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- унификацию форм документов;
- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы
ДОУ входят разные виды работ,
которые можно разделить на технологические,
организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- ведение информационно-справочной работы по документам организации;
- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
- разработка и проектирование бланков документов;
- подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ:
- подготовка к докладу руководству поступающих документов;
- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
- организация хранения документов в структурных подразделениях;
- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
- организация делопроизводства по обращениям граждан;
- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов) контроль за сроками исполнения документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ:
- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Типовые структуры
ДОУ.
Под структурой службы ДОУ следует понимать
оптимальный состав ее внутренних подразделений,
их взаимодействие, отношения между этими
подразделениями (подчинение или соподчинение),
а также между службой и аппаратом управления.
В
существующей практике имеет место
значительный разнобой в названиях и внутренней
организации служб ДОУ. Например, в качестве
такой службы может выступать секретариат,
общий отдел, служба документации, отдел
делопроизводства, канцелярия и т. п.
В
зависимости от принадлежности к
определенной группе организаций в
Основных положениях ГСДОУ (Государственной
системы документационного обеспечения
управления) рекомендуется создавать
следующие делопроизводственные службы:
- в федеральных органах исполнительной власти - управление делами;
- на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;
- в органах местного самоуправления - общий отдел.
Такие
службы, как канцелярия и общий
отдел, могут состоять из участков,
секторов, групп, каждый из которых
обеспечивает выполнение тех или
иных операций (например, группа учета
и регистрации, группа контроля и
др.). Другим вариантом структуры
службы ДОУ является ведение отдельного
участка работы конкретным исполнителем.
В этом случае служба ДОУ не будет
иметь структурных подразделений.
Каждая
типовая структура службы ДОУ
имеет особенные, характерные лишь
для нее, структурные подразделения.
Управление
делами осуществляет контроль и координацию
делопроизводства в центральном
аппарате и организациях отрасли
и имеет следующий типовой
состав структурных подразделений:
- секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;
- инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
- секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;
- канцелярия, в состав которой входят:
- экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;
- бюро правительственной переписки - этот участок работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;
- бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;
- группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;
- машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача - создание документов;
- копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;
- телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;
- отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;
- центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.