Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок  к тексту, дата, регистрационный  номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении  документов в дело.

Схема расположения реквизитов закреплена в  формуляре-образце документа.

Формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Литература

• Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.
• Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

5. Особенности языка и стиля служебных документов.

Официально-деловой стиль - функциональная разновидность русского языка, используемая как средство обучения в сфере управления.

Основными особенностями  официально-делового стиля являются:

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность (краткость) изложения;
• констатирующе-предписывающий характер изложения.

Нейтральный тон изложения – это норма официально-делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними.

Точность изложения – необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения.

Ясность текста определяется прежде всего его композиционной логичностью изложения, продуманностью и четкостью фомулировок.

Композиция  документа – это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Лаконичность изложения текста документа достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, не несущих дополнительной информации, повторяющих уже сказанное ранее, содержащих ненужные подробности.

В литературной речи существует несколько способов изложения содержания: повествование, описание, рассуждение.

В деловом стиле важно то, что  при любом способе изложения  речь должна иметь констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений:

«В период с 15 по 21 октября 2001 г. Была проведена проверка организации работ с конфиденциальной информацией в подразделениях акционерного общества…»

Даже  то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования  глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той  же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий, например:

«Комбинатом производится обработка, вделка, крашение шкур крупного рогатого скота».

Официально-деловому стилю присуще использование  слов только в тех значениях, которые  признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов.

Предполагается  внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость).

Не  допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к  разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

Если  неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

Неумение  выразить мысль точно и лаконично  приводит к следующим ошибкам: "в  апреле месяце" (апрель — именно месяц), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие  факты"и т.д.

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной  стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", ''в связи с тяжелым положением, сложившимся... " — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения".

Но  если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления  того или  иного фразеологизма, возникают  ошибки. Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать  что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими  именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими  конкретного поступка: "допустить  грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т. д.

Морфологические особенности языка  деловой документации

Трудности в употреблении имен существительных Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Трудности в употреблении прилагательных Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если  определение относится к сочетанию  личного имени и приложения типа «директор завода т. Иванова», определение  обычно согласуется с ближайшим  именем существительным: «наш начальник  цеха Петрова»; «старший инженер т. Яковлева»; «новый лаборант Серова».

Употребление количественных имен числительных При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т. д.

Синтаксические особенности языка  деловой документации

Построение предложений  Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты.

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения.

 Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме:

мотивирующая  часть (обоснование) — ключевое действие — предмет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста.

В деловой речи часто употребляются  сложные бессоюзные и сложноподчиненные  предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные.

Употребление слов в однотипных падежных формах Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном, реже - в творительном падеже.

Употребление деепричастных оборотов Деепричастный оборот служит средством передачи действия, исходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный  оборот можно  передать различные  этические моменты, такие, как, например, внимание, оказанное затронутому  в письме вопросу в ходе его  изучения, заинтересованность в скорейшем  завершении работы и т.д. 

Использование предлогов Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с ... и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи.

Словосочетания При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ - издается, контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады - устанавливаются, выговор - объявляется, порицание - выносится и т. д.

Литература

• Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰» , 2006. - 520 с.
• Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти  и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова,  С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.:  ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.
• Модуль « Язык и стиль документа»

6. Унификация  текстов управленческих документов. Совершенствование состава и  форм управленческих документов.

Основным  направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций.
2. Уменьшать затраты на создание документов.
3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию.
4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех  документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной информацией является информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Формой  юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация  в области документоведения означает установление общегосударственных  форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми  организациями, учреждениями и предприятиями  независимо от формы собственности  и организационно-правовой формы. Эти  требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное  применение средств механизации  и автоматизации в управленческом труде.

Выделяются следующие  виды унификации  и стандартизации текста служебных документов:

1. стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в 
   ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, изделий, лексические и графические сокращения); 
2. разработка единых форм представления текстов документов (например,     унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);    
3. формализация языковых средств (т.е. ограничение использования элементов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.).;
4. рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац.