Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Унифицированный текст документа может быть представлен  в унифицированной  форме документа, в виде трафарета, анкеты или таблицы.

Широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов – типовые.

Типовые тексты обычно разрабатываются для  многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию  на практике и поэтому наиболее точно  передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и  т.п.

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых  в течение календарного года или периодически из года в год. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов с идентичными действиями.

Трафарет – это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации.

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически  связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Наиболее  краткой и наглядной формой изложения  информации в документе является таблица.

В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых  по разным признакам.

Таблица – перечень сведений, числовых данных приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

В таблице постоянная информация представлена наименованием признаков, по которым  описывается некоторое множество  объектов, записанных в крайней левой  графе таблицы – боковине. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые перечислением  горизонтальных и вертикальных строк  и граф.

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименование признаков, переменная – их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

• вопросы и ответные места для ответов;
• вопросы и варианты ответов для выбора;
• ответные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно по его усмотрению.

Унификация и стандартизация служебных  документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

Литература

• Модуль «Унификация текстов управленческих документов»
• Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

7. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Система организационно-правовой документации.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительные документы (ОРД), можно условно подразделяются на три группы:

• организационно-правовые документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав  организации, положение об  организации, положение о структурных  подразделениях, положения о коллегиальных  и совещательных органах, аппарата управления и руководства, штатное  расписание, инструкции по отдельным  видам деятельности;  должностные  инструкции работников, правила, памятки  и др.

Организационно-правовые  документы   содержат  положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Цель разработки организационно-правовых документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Правила оформления

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном  листе бумаги (формат А4) или на общем  бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами  являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

• положение (о чем?) об отделе кадров;
• структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
• инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
• должностная инструкция (кого?) референта.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей  частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в  котором указываются основания  разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной  текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы  нумеруются римскими цифрами. Нумерация  пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью  организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены  в Гражданском кодексе РФ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих  заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.

В устав  могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе  бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей  или участников.

Гриф  утверждения на уставе заверяется печатью  организации, отметка о регистрации  — печатью органа государственной  регистрации.

Положение об организации — это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и  текста устава, регламентирована УСОРД  и включает следующие разделы

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

Договором определяются предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.

В заключительной части договора указывается  количество экземпляров договора, юридические  адреса и банковские реквизиты сторон.

На  договоре подписи заверяются печатями. Если обе договаривающиеся стороны (или одна из сторон) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена  и отчества, паспортные данные и  место жительства.

Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Литература

• Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти  и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова,  С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.:  ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.
• Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.
• Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰» , 2006. - 520 с.
• Интернет

8.   Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Система  распорядительной документации.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительные документы (ОРД), можно условно подразделяются на три группы:

• организационно-правовые документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Распорядительные документы - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу — руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах — приказах, указаниях, распоряжениях.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

По  содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

  Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания,  заголовок к тексту, подпись, визы.