Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Раздел 5 содержит основные позиции, за которые  несет ответственность делопроизводственная служба. Она заключается в обеспечении  установленного порядка в работе с документами организации; выполнении указаний и поручений руководства; соблюдении необходимых условий  труда работников службы делопроизводства.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывается и подписывается  руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение  оформляется на общем бланке организации  и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Пересмотр положения проводят при изменении  структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении  ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов  организации труда, а также внедрении  новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между  структурными подразделениями.

Литература

• Модуль «Организация службы делопроизводства»
• ????

18. Понятие «документооборот». Правила организации  документооборота учреждения. Расчет объема документооборота.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Единые  требования к организации работы со всеми документами установлены  и закреплены основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ).

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе  — число экземпляров их копий.

Документооборот каждой организации анализируется  службой документационного обеспечения  управления. Результаты такого анализа  необходимы для расчета:

• необходимой численности делопроизводственного персонала;
• загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;
• эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Форма справки об объеме документооборота приведена в примере 2.5.1.

Пример  1 Форма справки об объеме документооборота

 Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная  форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально  автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.

Децентрализованная  форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно выполняет все виды работ с документами.

В крупных организациях с большим  объемом документооборота чаще всего  применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

В технологической цепочке обработки  документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка поступающих документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• информационно-справочная работа;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• контроль исполнения;
• отправка документов адресатам;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• хранение и использование документов в текущей деятельности;
• подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся  на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
• Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)/ Т.В. Кузнецова, Л.В Санкина., Т.А. Быкова и др. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

19. Этапы движения и порядок обработки  документов. Обработка входящих документов.

Этапы движения и порядок обработки  документов

В технологической цепочке обработки  документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка поступающих документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• информационно-справочная работа;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• контроль исполнения;
• отправка документов адресатам;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• хранение и использование документов в текущей деятельности;
• подготовка и передача дел в архив.

Обработка входящих документов.

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

• специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значительном объеме документооборота);
• сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;
• секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной  почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке  поступающей корреспонденции выполняются  следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Вскрывается почти вся корреспонденция.

Не  вскрываются:

• конверты с надписью «лично»;
• документы, адресованные общественным организациям;
• упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На  невскрываемых документах отметка  о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты  сохраняют в случаях, если:

• получена доплатная корреспонденция;
• адрес отправителя написан только на конверте;
• дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя (пример 1).

Пример 2

Оформление  отметки о поступлении документа  в организацию

Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

При предварительном  рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов. 

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17).

После резолюции руководства документы  возвращаются в службу ДОУ, где в  соответствии с резолюцией разрабатывается  их дальнейший маршрут.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие 
резолюции руководства.

Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации.

Не  регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Схема работы с входящими документами приведена  в примере 3.

Пример 3

Схема прохождения  входящих документов

 

 

• прием корреспонденции, проверка правильности корреспонденции, проверка правильности доставки и комплексность упаковки
• передача писем с пометкой «лично» адресатам
• предварительное рассмотрение (сортировка, размещение)
• регистрация
• передача документов в структурные подразделения  или исполнителям
• передача документов руководителю
• рассмотрение  документов руководителем (резолюция)
• внесение сведений из резолюции в регистрационную форму
• передача документов исполнителям
• контроль исполнения документов
• исполнение документов
• подшивка документов в дела

 

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.

20. Значение  и общие правила регистрации  документов. Индексация документов. Регистрационные  формы.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;
• контроль их исполнения;
• поиск документов.